オフィス家具の組み立てや内装工事、原状回復などを手掛けるアイプラン株式会社。同社では事務員がおらず、代表である内田様が現場作業と事務処理を一人で兼務し、特に煩雑な勤怠管理に大きな課題を抱えていました。報告手段が統一されておらず、抜け漏れによるトラブルも発生していたと言います。現場ポケットの導入後、勤怠報告のミスは100%削減され、月末の集計業務は劇的に効率化。それは、社員の意識改革にも繋がりました。代表の内田様にお話を伺いました。

事務員不在の限界。代表を悩ませた「勤怠管理」という名の格闘

――現場ポケットを導入する前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

内田さん：一番の課題は、私が全ての事務処理を一人で担っていたことです。弊社はまだ小さな会社で事務員がおらず、私自身も現場に出ながら、従業員や協力会社さんの出退勤管理、月末の請求書作成などをすべて行っていました。現場から帰ってきてから、あるいは早朝の静かな時間を使って作業するのですが、これが本当に大変で…。

特に、勤怠を締めて請求書を作成する月末は、他の業務も重なり、まさに格闘の日々でした。自分自身の仕事の負担を少しでも軽くしたい、というのが切実な悩みでしたね。

――勤怠管理において、具体的にはどのような問題があったのでしょうか？

内田さん：出退勤の報告方法が、LINEだったり電話だったり、人によってバラバラだったんです。しかも、報告があったりなかったりで、正確な勤怠を把握するのが非常に困難でした。私も毎日帳簿をつけられるわけではないので、1週間分、ひどい時には20日分をまとめて入力することもありました。そうなると、当然抜け漏れも出てきます。

実際に、協力会社さんとの間で「出勤した」「いや、していない」という認識の齟齬が生じ、大きく揉めてしまったこともありました。向こうも正確に管理しているわけではないので、お互いの記憶を頼りに話すしかなく…。お金が関わることなので、こういったトラブルは精神的にも大きな負担でした。

――確認作業にもかなりの時間がかかっていたのですね。

内田さん：はい。毎月のように、誰かしらの勤怠が1日分抜けていたり、逆に予定が変わったのに修正し忘れて多く支払ってしまったり、ということがありました。その度に本人に電話して「あの日、何時に終わった？」と確認するのですが、この作業が 정말非効率で…。複数のツールを見比べながらの作業は、時間も手間もかかり、何とかこの状況を改善できないかとずっと考えていました。

決め手は「知っている会社」という安心感と、圧倒的なコストパフォーマンス

――多くのツールがある中で、現場ポケットを知ったきっかけは何でしたか？

内田さん：Instagramを見ていたら、広告が流れてきたのがきっかけです。ちょうど勤怠管理のことで本当に困っていた時期だったので、「こんなサービスがあるんだ」と目に留まりました。広告に出てくるおじさんのキャラクターも印象的でしたね（笑）。

――それが導入の決め手になったのでしょうか？

内田さん：いえ、決め手は運営会社です。サービスについて調べてみたら、アステックペイントさんが運営していると知りました。実は以前から、アステックペイントさんの事務所の什器組み立てなどで仕事上の関わりがあり、社名をよく存じ上げていたんです。IT関連のサービスはよくわからない会社も多い中、「知っている会社」という安心感は非常に大きかった。これも何かのご縁だなと感じました。

――価格面や機能面では、他のツールと比較されましたか？

内田さん：はい、いくつか比較しました。他の業務システムだと、導入だけで数十万円かかるものが多く、当時の弊社にとっては大きな負担でした。その点、現場ポケットは初期費用がなく、月々あるいは年払いの料金が圧倒的に安かった。正直、この価格設定は大きな魅力でしたね。

また、私はほとんどの時間を現場で過ごしているので、スマートフォンだけで操作が完結する手軽さも重要でした。実際に今も、95%はスマホで操作しています。価格と使いやすさ、そして運営会社への信頼感。この3つが揃ったのが現場ポケットでした。

勤怠報告のミス100%削減！「書いてなければ給与なし」で意識が変わった

――導入後、勤怠管理はどのように変わりましたか？

内田さん：劇的に変わりました。導入時に「この日報に書いていない分は給料を支払わない。すべてこれで管理する」というルールを従業員と協力会社の全員に徹底したんです。最初の1〜2ヶ月は打刻漏れもありましたが、今ではミスは100%ありません。完全にゼロになりました。

月末には、現場ポケットから出力した勤怠データをPDFにして皆に送り、「今月はこの稼働で間違いないか」と確認を取っています。全員が同じデータを見ているので、以前のような「言った・言わない」のトラブルは一切なくなりました。駐車場代などの経費も日報のメモ機能に書いてもらっていますが、これも書き忘れがありません。この仕組みができてからは、本当にスムーズです。

――代表の事務作業の負担はどれくらい減りましたか？

内田さん：時間で言えば、9割以上は削減された感覚です。これまで手帳やカレンダーアプリ、LINEの履歴など、あちこちに散らばった情報を必死でかき集めていた照合作業が、一切不要になりましたから。今はもう、現場ポケットの管理画面を見るだけ。これは本当に楽になりましたし、精神的な負担がなくなったことが何より大きいです。

さらに、案件ごとの稼働時間が自動で集計されるので、「どの分野の仕事が、会社の収益の何割を占めているか」という経営状況が稼働率ベースで可視化できるようになったのも、予想外のメリットでした。

“あの写真どこだっけ？”がゼロに。現場を止めない情報共有が実現

――写真の管理では、どのような変化がありましたか？

内田さん：これも非常に助かっています。以前は、皆が自分のスマホでバラバラに写真を撮っていたので、後から探すのが大変でした。LINEで送ってもらっても、保存期間が過ぎると消えてしまいますし…。

現場ポケットなら、案件ごとに写真が自動で整理されるので、過去の施工内容をいつでも誰でもすぐに確認できます。特に弊社の仕事は、一度什器を分解して保管し、1年後や2年後にまた組み立てる、といった工期が大きく空く案件が多いんです。そういった時に、分解方法や配線の様子を写真で振り返れるのは本当に大きいですね。

――写真共有によって、現場の動きも変わりましたか？

内田さん：はい、変わりましたね。昨年分解した特殊な大型什器を、今年は別の担当者が組み立てるという現場がありました。その際に、昨年の写真があったおかげでスムーズに作業できたんです。その成功体験がきっかけで、「ちゃんと写真を撮っておかないと後で困る」という意識がチーム全体に根付きました。ここ半年で、皆が自発的に記録を残す文化ができたと感じています。

結果として、「あの時の写真、探して送って」という私への依頼が完全になくなりました。以前は、その確認のために現場の作業が20〜30分止まってしまうこともありましたが、今は各自がその場で検索して自己解決できる。私が介在しなくても現場が回るようになったのは、大きな進歩です。

スムーズな導入を支えた、的確な電話サポート

――導入時の設定などで、ご苦労はありましたか？

内田さん：いえ、非常にスムーズでした。難しいことはほとんどなく、従業員や協力会社さんの招待も、携帯番号を入力するだけですぐにできました。導入に対する負担は全く感じなかったですね。

――サポート体制はいかがでしたか？

内田さん：導入当初、操作方法でわからないことがあり、2回ほど電話で問い合わせをしました。その際、サポート担当の方がとても丁寧に教えてくださり、すぐに解決できました。チャットやメールよりも、困った時にすぐ電話で聞けるのが一番早くて確実なので、非常に助かりました。

さらなる高みへ。カレンダー機能と顧客共有への期待

――現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

内田さん：非常に満足しています。5段階評価なら、もちろん「5」です。本当に助けられていますし、弊社の業務になくてはならないツールです。同じように少人数で、代表が事務も兼務しているような同業の仲間には、ぜひ勧めたいですね。実際に何社かには話をしていて、導入を勧めているところです。

――今後、現場ポケットをどのように活用していきたいですか？

内田さん：今は別のカレンダーアプリでスケジュールを共有しているのですが、これが現場ポケット内で完結できるようなカレンダー機能があったら、さらに便利になるなと期待しています。1日に複数の現場を回ることも多いので、誰がどの現場に行くのかを全員で共有できたら理想的です。

また、将来的には、依頼主であるお客様とも写真などを共有するのに使えないかと考えています。進捗報告がよりスムーズになるはずです。これからも現場ポケットを活用しながら、さらなる業務効率化を目指していきたいですね。