内装工事業を営む株式会社KIHAKU。同社では、職人からの日々の手間報告をLINEで受け、担当者がExcelに手入力で集計する体制に限界を感じていました。

報告漏れや転記ミスによる請求漏れのリスク、現場情報の共有非効率といった課題を抱える中、現場ポケットを導入。その結果、集計作業時間は半分に削減され、不要な確認電話も一掃されました。代表と、事務管理を担当する中路さんにお話を伺いました。

LINEとExcelでの手間集計。見落としと報告漏れが招く「静かな赤字」

―― 現場ポケットを導入される前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

中路さん： 一番の課題は、月末の出面の集計作業が非常に煩雑だったことです。以前は、職人たちに毎日の作業報告をLINEのグループチャットに送ってもらい、それを私がExcelの集計表に手作業で転記していました。

月末にまとめて作業すると到底間に合わないので、月に2、3回、空いた時間を見つけては入力する、という形をとっていたのですが、それでも大変な手間でした。現場の数も月によっては10から20現場ほどありましたので、相当な時間を取られていましたね。

―― LINEとExcelを使ったアナログな管理体制で、具体的にどのような問題が起きていましたか。

中路さん： 大きく二つの問題がありました。一つは「請求漏れ」のリスクです。職人が日報を入れ忘れていても、私の方では誰がどの現場に入ったかを完全に把握しているわけではないので、気づくことができないんです。

また、駐車場代のような経費の報告が一つ抜けているだけでも、それはそのまま請求漏れとなり、会社の損失につながります。一つひとつの金額は小さくても、積み重なると大きな赤字になってしまう。このリスクが常にありました。

もう一つは、私自身の「見落とし」です。LINEのトークを遡って、個人名で投稿を検索しながら一件ずつ拾っていくのですが、どうしても見落としは発生します。確認作業を重ねるため、作業自体は1時間ほどでも、最終的に完了するまでには倍以上の時間がかかっていたと思います。

―― 職人さんの報告漏れは、どのように発覚していたのでしょうか。

中路さん： 主に社長が気づいて指摘してくれる形でした。社長は職人一人ひとりの動きを大体把握しているので、「あの日、あの職人はこの現場に入っていたはずだ」と教えてくれて、私がそこで初めて気づく、という流れです。

ただ、社長も全ての現場を完璧に見ているわけではないので、気づかれずに漏れてしまっていた報告もきっとあったと思います。ヒューマンエラーが避けられない状況でしたね。

“私たちにちょうどいい”が決め手。下請け目線で選んだシンプルさ

―― 現場ポケットを知ったきっかけと、選んでいただいた理由を教えてください。

中路さん： Googleで「出面管理 アプリ」といったキーワードで検索したのがきっかけです。実は、検索して見つけた他社のサービスも2社ほど比較検討しました。建築業界向けの管理ツールはたくさんありますが、その多くは元請けさんが使うことを想定した多機能なものが中心でした。

写真管理や複雑な工程管理など、私たちの業務にとってはオーバースペックに感じる機能も多くて。その点、現場ポケットは「出面管理」という、私たちが一番解決したい課題に特化したシンプルな機能構成だったんです。「これなら自分たちでも使いこなせそうだ」と直感的に感じました。

―― 最終的な決め手は、機能のシンプルさだったのですね。

中路さん： はい、機能が一番の決め手です。もちろん価格の手頃さも魅力でしたが、自分たちが本当に必要な機能だけが揃っている「“私たちに”ちょうどいい」という感覚が大きかったですね。また、ちょうど新しい職人が増えるタイミングだったこともあり、これを機に管理体制を刷新しようという後押しにもなりました。

「投げっぱなしにしない」手厚いサポートで、導入負担はゼロだった

―― 導入時の設定や社内への展開はスムーズに進みましたか。

中路さん： 非常にスムーズでした。5段階評価なら、迷わず「5」です。一番助かったのは、サポート担当の方がZoomで直接、操作説明会を開いてくださったことです。

こういうITツールを導入する際、契約したらマニュアルを渡されて終わり、という「投げっぱなし」なイメージがあったのですが、現場ポケットは全く違いました。私たちのために時間を取って、丁寧に教えていただけたので、安心してスタートできました。

―― 従業員の皆さんへの浸透はいかがでしたか。

中路さん： 勉強会のあと、みんなすぐに使えるようになっていましたね。うちの職人は若い世代が多いこともあり、抵抗感なく受け入れてくれたようです。導入当初、いくつか「これどうやるんだっけ？」という質問はありましたが、どれも私か社長が答えられる範囲のもので、すぐに自己解決できていました。

導入に関して、私の負担はまったく無かったと言えます。むしろ、その後の業務が楽になるという期待の方が大きかったですね。

―― 外国籍の社員の方もいらっしゃると伺いました。

中路さん： はい、ベトナム人の社員がいるのですが、彼もまったく問題なく使えています。日本語が完璧というわけではありませんが、画面がシンプルで直感的に操作できるので、スムーズに日々の報告を上げてくれています。誰にとっても使いやすいツールである、ということを実感しましたね。

手間集計の作業時間が半減！不要な電話も消え、月末業務が劇的に楽に

―― 導入後、具体的にどのような効果がありましたか。

中路さん： まず、私の月末の集計作業が劇的に楽になりました。以前はLINEの履歴を追いながら手作業でExcelに転記していましたが、今はボタン一つで手間データをExcel形式で一括出力できます。

これにより、集計にかかる作業時間は感覚値ですが半分くらいには減ったと思います。私の転記ミスや見落としもゼロになりました。

削減できた時間で、請求書の作成や給料計算といった他の重要な月末業務に集中できるようになったので、精神的な負担も大きく減りました。本当に助かっています。

―― 情報共有の面では、どのような変化がありましたか。

中路さん： 現場に関する不要な連絡がなくなりましたね。以前は、現場の住所や担当者様の名前、駐車場の場所などを、その都度、職人に個別に伝える必要がありました。

社長： そうなんです。「今日の現場、誰宛てに行けばいいですか？」といった電話がよくありました。現場ポケットを導入してからは、そういった情報をすべて案件情報に登録しておけるので、職人はそれを見れば全部わかる。「不要な連絡がなくなった」というのが、私にとっても非常に大きな変化です。

中路さん： 職人って、思い出したかのように電話してくることがあるんですよ。「あれ聞くの忘れた」「これ聞くの忘れた」と（笑）。

今は現場ポケットに「コインパーキングを使ってください」「道具はこれを持ってくるように」といった細かい指示まで書いておけるので、そういった細切れの電話対応もなくなりました。職人たちも自分で情報を取りに行く習慣がついたように感じます。

現状に満足せず、さらなる活用へ。業務の標準化に高まる期待

―― 導入から1年が経ちましたが、現在の満足度はいかがでしょうか。

中路さん： 非常に満足しています。もし同業他社さんや知人におすすめするなら、10段階で「10」を付けますね。特に、私と同じように手間集計に悩んでいる事務担当の方には、絶対に導入する価値があると伝えたいです。

―― 現場ポケットのサポート体制についてはいかがですか。

中路さん： 導入時の勉強会はもちろん、その後も定期的にご連絡をいただけて安心しています。最近も、日報の承認機能について、画面共有で丁寧に教えていただきました。「まとめて確認」という機能を使えば、一件ずつ承認しなくても一括で処理できると知って、さらに効率化できそうだと感じています。こういう「かゆいところに手が届く」サポートは本当にありがたいです。

―― 最後に、今後の活用について展望をお聞かせください。

中路さん： 今は出面管理と情報共有が主な使い方ですが、これだけでも十分に効果を実感しています。今後は、今回教えていただいた日報の承認機能などを活用して、さらに業務を標準化していきたいです。これからもサポートの方に相談しながら、より深く活用していきたいですね。