日常清掃や外壁洗浄、クリーニングなど、幅広いビルメンテナンス業務を手がける、かすみメンテナンス株式会社。同社では、50名を超えるスタッフの勤怠管理をLINEと手作業で行っており、集計の煩雑さや現場への遅刻といった課題を抱えていました。

現場ポケットを導入したことで、これらの課題をいかにして解決し、請求業務に関わる工数を70%も削減できたのでしょうか。そこには、事務担当者目線での徹底した効率化と、現場を巻き込むための工夫がありました。導入を主導した事務担当の沢田様にお話を伺いました。

遅刻、クレーム、煩雑な集計作業。LINE頼りの勤怠管理が限界に

―― 現場ポケットを導入される前の課題を教えてください。

沢田さん：一番の課題は、スタッフの勤怠管理ができていなかったことです。以前は、出勤時の報告義務がなく、退勤時に社長へ電話連絡するというルールのみでした。現場作業の終了報告はLINEで行っていましたが、「現場に行っているだろう」という性善説に基づいた管理に留まっていました。

しかし、その仕組みを逆手にとり、遅刻してもバレないだろうと考えるスタッフもおり、「道が混んでいて遅れます」と連絡がありながら、実際にはまだ自宅にいた、というケースも発覚しました。

現場の取引先から「かすみさんのスタッフが来ていませんが、どうなっていますか？」とご指摘の連絡をいただいて初めて事態を把握することもあったのです。会社の信用問題に関わるため、これは非常に大きな課題でした。

―― 事務作業の上では、どのようなご負担がありましたか。

沢田さん：給与計算と請求業務の集計作業に、膨大な時間がかかっていました。当時は勤怠管理をLINEの報告に頼っていたため、月末になると、スタッフ一人ひとりのトーク履歴を遡って出勤日を拾い出し、Excelに手入力していくという地道な作業が発生していました。

トーク履歴の見落としによる集計ミスや、本人への確認作業も頻繁に起こり、当時10名未満のスタッフの集計でさえ、丸一日かかってしまうこともありました。さらに、取引先への請求書を作成するためには、どこの現場に何人が稼働したかを別途集計する必要がありました。

こちらはGoogleカレンダーの予定を一つひとつ追いかけ、これもまた手作業で集計していたため、直前の予定変更などが反映されず、実際の稼働とズレが生じるなど、二重三重の確認作業に追われていました。

決め手は事務と現場、両方の目線に立った「使いやすさ」

―― 現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

沢田さん：同業の事務員さんから「現場ポケットは使いやすいよ」と紹介されたのがきっかけです。実はその前に、別の業務改善ツールも検討していました。

もちろん、出退勤のタイミングで位置情報を共有して「誰がどこにいるか」を把握できる機能も必要だったのですが、業務のボリューム的には、その後に提出する「日報の管理」のほうがより重要になってきて。ツールを探すうちに、うちには日報機能が不可欠だと感じるようになりました。

現場ポケットはZoomでのデモ画面を見た際に、アイコンがシンプルで、操作が非常に直感的だと感じました。普段使い慣れているLINEのような感覚で使えるので、「これならITツールに不慣れな現場スタッフも、抵抗なく使えるだろう」と思えたのが導入の決め手になりましたね。

―― 導入はスムーズに進みましたか？

沢田さん：はい、非常にスムーズでした。従業員が迷わず使えるように、私の方で導入マニュアルを作成しました。アプリのダウンロード用QRコードから、位置情報設定のオンといった初期設定の流れまでをA4一枚のPowerPoint資料にまとめて共有したんです。

新しくスタッフが入社した際にも、そのPDFを渡すだけで済むので、説明の手間も省けています。現在、一番年長の50代のスタッフも問題なく使えていますので、展開はとてもスムーズだったと言えます。

請求集計の手間が70%削減！給与計算の「手作業」も消滅

―― 導入後、具体的にどのような効果がありましたか？

沢田さん：まず、課題だった勤怠状況をリアルタイムで把握できるようになりました。位置情報付きで出退勤が記録されるため、スタッフが無断で遅刻するようなことはなくなり、取引先からご指摘をいただくこともゼロになりました。導入当初は管理のために位置情報をよく確認していましたが、今ではその必要がないほど、みんなきちんと打刻してくれています。

―― 事務作業における効果はいかがでしょうか。

沢田さん：劇的に改善されました。特に、給与計算と請求業務の集計作業は、革命的と言えるほど楽になりましたね。以前はLINEの履歴を追って手作業で行っていた勤怠データの集計が、今ではボタン一つでCSVデータとして抽出できます。

また、案件ごとに誰が何時間働いたかを自動で集計できる機能のおかげで、請求書作成のための工数も大幅に削減されました。感覚値ですが、これらの集計業務にかかっていた時間は、導入前に比べて70%は削減できていると感じます。

―― パートスタッフの方々の勤怠も管理されているそうですね。

沢田さん：はい、「代理打刻」機能を活用しています。当社にはスマートフォンの操作に不慣れな年配のパートスタッフも在籍しており、全員にアプリを使ってもらうのは難しい状況です。

そこで、その方々の勤怠については、別の事務パートがLINEでの報告をもとに代理で打刻入力しています。これにより、雇用形態に関わらず、全従業員の正確な勤怠データを現場ポケット上で一元管理することが可能になりました。

導入サポートと、同業者に広がる活用の輪

―― 導入時のサポートで印象に残っていることはありますか？

沢田さん：導入初期に、技術的な問題で問い合わせをさせていただいた時の対応が印象に残っています。代理打刻用に新しい従業員を登録しようとした際に、エラーが出て登録できないことがありました。すぐにサポート担当の方に連絡したところ、解決方法を丁寧に教えていただきました。迅速な対応のおかげで、その後は問題なく運用できています。

―― 現場ポケットを同業他社にも勧めたいと思われますか。

沢田さん：はい、ぜひ勧めたいです。実際に、協力会社様にもご紹介させていただきました。同じ業界では、勤怠管理や給与計算の方法など、似たような悩みを抱えている会社が本当に多いんです。

私自身が導入効果を強く実感しているので、自信を持って勧められます。紹介した会社の事務担当者の方には、私が作成した導入マニュアルを共有して、案件登録の方法などを直接レクチャーしたこともあります。まるで現場ポケットの回し者みたいですね（笑）。

次のステップは「脱・打刻アプリ」。全社的な情報共有基盤へ

―― 現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

沢田さん：5段階評価で「満足」です。何よりも、これまで多くの時間を費やしてきた事務方の作業が劇的に効率化された点が非常に大きいです。この効果だけでも、導入した価値は十分すぎるほどあると感じています。

―― 今後、どのように活用を広げていきたいですか。

沢田さん：今後の課題は、勤怠管理以外の機能をいかに活用していくか、という点です。現状、現場スタッフの間では「現場ポケット＝打刻アプリ」という認識が強く、現場写真の共有や業務連絡などは、まだ使い慣れたLINEで行っているのが実情です。

今後は、写真共有やトーク機能の利用を促進し、現在併用しているLINEから現場ポケットへ、情報共有のプラットフォームを一本化していきたいと考えています。新しい使い方に慣れてもらうためのマニュアル作成など、サポートの方にも相談しながら、全社的な業務効率化に向けて一歩ずつ進めていきたいです。