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報告書は10分以下で作成!!おかげで早く帰れるようになりました!

2022-06-13

報告書は10分以下で作成!!おかげで早く帰れるようになりました!

今回は、宮崎県都城市を拠点に外壁塗装・外壁リフォームを行なっている総合リフォームSTSの代表 木幡 卓也様にお話をお伺いしました。
総合リフォームSTS様は、お客様に安心していただける対応と丁寧な施工を心がけられています。
地域密着の総合リフォーム業者として邁進されるSTS様の現場ポケット活用方法についてお伺いしました。 是非、参考にされてください。

現場管理でのお悩みはありましたか?

弊社では私以外に5名の営業スタッフがいます。
以前は、その5名の営業スタッフとすべてのやり取りをLINEで行っていました
そのため、契約前の案件の把握や契約途中の施主様の状況把握、着工した現場の段取りなど、多くの情報をかかえ、処理が大変で困っていました。

また、クレームに対するリスクヘッジのために施工時の写真を撮影し、その写真を使って完了報告書を作成していますが、その写真撮影はデジカメで行っており、データ移行も大変でしたし、撮り忘れに気づくのが遅れ、二度手間になることも多かったですね。
そういったことが起きるたびに従業員の教育方法や会社としてのルール作りをしていこうとは思うのですが、時間がなく結局なあなあになってしまう悪循環でした。

報告書自体の作成もExcelで行なっていて、かなり時間がかかっていましたよ。
だいたい1時間ほどですかね…

そうだったんですね。
その中で現場ポケットを導入するきっかけは何だったんでしょうか?

導入のきっかけは紹介されたからです。

現状の現場管理に関する悩みを話したところ、現場ポケットで解決できるというお話を聞きました。
そこから実際に現場ポケットのアプリを体験できるウェビナーに参加し、現状の悩みも解決でき操作性も簡単だったので導入を決めました。

現場ポケットのウェビナーにご参加頂いたんですね。
実際にどのように活用されていますか?

現場ポケットでは現場状態ごとの管理を行っています。

まずは、契約前の案件の管理。
次に契約した案件の写真や工程管理、最後に完工した案件の報告書の作成です。
契約前から完工後まで一括で管理できるので、かなり助かっています。
状態に合わせた管理ができるのも嬉しいです。

あとは、日報の集計にも活用しています。
ワンタップで日報の登録、集計までできるので重宝していますし、活用している機能の1つですね。

たくさん使って頂いているんですね。
現場ポケットを導入して良かったなと思うことはありますか?

1番良かったのは、圧倒的に現場状況の把握がしやすくなったことですね。
LINEで管理していた時は情報が混在して、その分ミスなどもありましたが、今では現場進捗が一元管理できるので、ミスも減って管理も楽になりました!

もう一点は早く帰れるようになったことです。
Excelで報告書を作っていた時は約1時間もかかっていましたが、今では10分以下で作成できます。
さらに作成が簡単なので私が作らなくても手が空いている営業スタッフに任せることができるようになって、私は空いた時間に今まで手が届いていなかったタスクも進められるようになりました。

さいごに

木幡様ありがとうございました!
現場ポケットを活用して業務の分担を行うことによって、個人への負担が軽減され更に業務の幅が広がっているんですね。
是非参考にされてください。


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