建設業における作業日報は、工事現場の作業状況や進捗、職場環境を把握するのに有効で、効率化の促進やコスト削減のヒントにもなる重要な書類です。施工上のトラブルや現場内で事故が発生した場合は、証拠として活用されることもあります。 

このような作業日報は、各建設会社において適切に管理し保存されなければなりません。 

この記事は、作業日報の概要や保存期間、保存方法と注意点、適切に保存することによって得られるメリットについて解説します。また、アプリを活用した作業日報作成のポイント、おすすめの現場効率化アプリ「現場ポケット」についても紹介していますので、ぜひ最後までお読みいただき参考にしてください。

作業日報とは

建設業の作業日報は、作業者が当日の現場作業についてまとめ、現場の管理者に報告するための書類です。現場管理者は、この作業日報によって、現場の施工状況や就労状況を再確認します。 

ここでは、作業日報の基本事項として、日誌や日記との違い、作業日報を作成する目的やメリットについて解説します。

日報と日誌や日記との違い

作業日報は、現場管理者はもとより、現場の安全や労務を管理する本社の担当者も見ることがあり、第三者が目を通すことを前提として作成することが求められます。 

一般的に、日誌は客観的な事実のみを記録し、日記は主観的な感情をメインに書くものとされています。 

一方、作業日報は、工事現場の基本事項だけでなく、作業内容や進捗状況などを正確な数値とともに工事情報として記載しなければなりません。さらに、作業者の視点から、現場の課題や反省点も所感として記載する必要があります。

作業日報の目的

作業日報の目的を以下にまとめました。 

• ・現場情報の共有
• ・作業効率の向上
• ・トラブルの防止
• ・適切なスケジュール管理と人員配置 

リアルな現場情報の共有には、実際に作業を行っている作業者からの報告が欠かせません。そのため、適切な方法で作成された作業日報は非常に有効なツールとなります。 

施工上の問題点を見つける時も、作業日報の作業内容や所感をヒントにすることが多いです。それによって最善の対策を練り上げ、作業効率を向上させたり、トラブルを未然に防止したりすることが可能です。

適切なスケジュール管理と人員配置を検討する際も、作業日報にある作業者の人数や動きから、施工可能な仕事量を判断して調整することができます。 

以上のようなポイントを目的として、作業日報は作成されます。

作業日報のメリット

建設業の作業日報には、建設会社にとって大きなメリットがいくつかあります。 

日々の作業内容や進捗状況が記録されるので、計画に対して施工時期に遅延が生じた場合でも早期発見が可能になり、遅延の要因を改善するための参考にもできます。

現場で不測の事態が起きた場合も、作業日報をベースにすれば、現場関係者での協議が進めやすいです。現場での危険予知やヒヤリハット、現場置きしてある使用資材の在庫量、現場の作業効率を上げるノウハウなどの共有も可能です。

自社にとって初めてとなる工法の施工状況、試験的に使用して効果のあった機材や工具の使用状況などは、価値ある情報として全社的に蓄積すべきものとなります。

 作業日報の保存期間は？

建設業における書類の保存期間は、建設業法によって定められています。保存期間は、書類によって異なっており、3～30年と大きな幅がありますから、誤って破棄しないように注意が必要です。 

ここでは、作業日報を中心に、建設業が扱う書類の保存期間について解説します。

建設業の作業日報の保存期間

「建設業法 第40条の3」では、 建設業者は当該帳簿及びその営業に関する図書を保存しなければならないとし、帳簿の保存期間を5年間としています。 作業日報は、この帳簿に準ずるものとして捉えられているため、保存期間は5年です。 

なお、作業日報の作成は、法的な義務ではありません。しかし、建設会社は作業者の作業状況や安全性について的確に把握しなければならない義務があるため、作業日報は広く活用されているのが現状です。

そのため、作業日報は、現場作業者や現場状況を把握し管理する帳簿の一つとして扱われています。

その他の書類の保存期間

建設業法で保存が定められた書類を保存期間ごとにまとめました。 

3年保存	安全衛生委員会議事録特別教育の記録騒音測定記録クレーン過負荷制限特例記録・デリック過負荷制限特例記録クレーン点検記録・デリック点検記録・エレベーター点検記録移動式クレーン点検記録・簡易リフト点検記録建設用リフト点検記録有機溶剤作業環境測定記録有機溶剤作業環境測定結果の評価記録鉛作業環境測定記録鉛作業環境測定結果の評価記録特定化学物質用局所排気装置・除じん装置・排ガス処理装置・廃液処理装置点検記録・特定化学設備またはその付属設備点検記録特定化学物質作業環境測定記録特定化学物質作業環境測定結果の評価記録酸素欠乏危険作業場所環境測定記録粉じん用局所排気装置および除じん装置点検記録
5年保存	帳簿帳簿の添付書類（契約書、下請負人に支払った下請代金の額、支払年月日及び支払手段を証明する書類又はその写し、施工体制台帳）健康診断個人票有機溶剤健康診断個人票鉛健康診断個人票四アルキル鉛健康診断個人票特定化学物質等健康診断個人票（特別管理物質は30年間）放射性物質濃度測定記録
7年保存	粉じん作業環境測定記録粉じん作業環境測定結果の評価記録
10年保存	営業に関する図書（工事内容に関する発注者との打ち合わせ記録、完成図、施工体系図）
30年保存	特別管理物質製造・取扱作業記録特定化学物質等健康診断個人票（特別管理物質のみ）電離放射線健康診断個人票
保存期間なし	衛生日誌・衛生管理者の職務上（巡視等）の記録産業医の職務上（巡視等）の記録

保存期間を過ぎた場合の対処

建設業法で定められた期間を過ぎた書類は、廃棄しても法的な問題はありません。ただし、書類によっては保存期間経過後も保存したほうが良いものもあり、それは自社の判断によります。 

マイナンバーなど個人情報が特定できる記載がある書類については、保存期間が過ぎた時点で直ちに廃棄すべきです。 

保存期間が過ぎた場合の書類の処分方法としては、シュレッダーによる処分が一般的ですが、大量処分の場合は溶解処理業者に依頼するという方法もあります。

作業日報の保存方法

作業日報の保存方法には、大きく分けて、紙と電子データがあります。スキャンしたりPDFにしたりして保存することもありますが、これらは基本的に電子データでの保存と同様の扱いです。 

紙と電子データでの保存の違いについて説明します。

紙で保存する

作業日報を手書きまたはエクセルで作成し、紙に印刷して管理・保存するというのが、これまでのやり方でした。ただし、作業日報の保存期間は5年と長く、現場の数が多いと印刷コストや保管スペースは甚大になります。 

一定期間が経過してから、大量の資料の中から過去の特定の工事の作業日報を閲覧しようとすると手間と時間がかかります。紙は破損や紛失のリスクも高いです。 

そのため、多くの建設会社が、他の書類同様に電子データでの保存を導入しているのが現状です。

電子データで保存する

電子データで作業日報を保存する場合、いくつか方法があります。 

手書き入力した紙の作業日報をスキャンデータやPDFデータにして電子化して保存する、エクセルやワードで作成して電子データとして保存する、スマートホンやタブレットにテンプレートをダウンロードして直接入力するなどです。

いずれにしろ、作業日報を電子データで保存するとペーパーレス化できるので、大幅なコスト削減が可能になります。また、クラウド型アプリを導入して電子化すれば、共有や管理が格段に効率化できます。

作業日報を保存する際の注意点

作業日報を保存する際の注意点について、細分化しすぎない、定期的に棚卸しする、積極的に電子化に取り組むの3つのポイントで解説します。

細分化しすぎない

作業日報を含め、ビジネス上の書類を整理する際は、見た目をよくしようとするあまり分類項目や保存場所を細分化してしまうことがあります。しかし、細分化しすぎると整理作業に時間がかかり過ぎたり、後で書類を探すときに手間取ったりします。 

分類は大まかにして、そのなかで必要に応じて詳細な項目を設定することをおすすめします。また、電子化をすることで、これらの作業は大幅に効率化できます。

定期的に棚卸しする

作業日報の保存では、定期的に棚卸しすることが必要です。それによって、どこに何があるのかという確認作業ができると同時に、整理された状態の維持が可能になります。

また、棚卸しの際には、保存期間が経過した書類の見極めや書類の分類の見直しなども行ってください。

積極的に電子化に取り組む

作業日報の積極的な電子化をおすすめします。紙での保存は、5年間という保存期間を考えると、保管スペースの確保は業務の負担になりかねません。

過去の作業日報の検索や取り出し、また収納という作業に貴重な業務時間を費やすのは効率的とはいえません。 

電子化すれば、作業は迅速化されて保存場所の確保も不要になります。情報の共有も簡単で印刷費のコスト削減にもなります。

作業日報を適切に保存するメリット

作業日報を適切に保存することで得られるメリットについて説明します。

情報資産としての価値

作業日報は、建設会社にとって情報資産といえるものです。情報資産とは、企業や団体、個人などが保有する情報やデータのことです。 

建設現場では、生活を支える建築物や構造物を築造・維持するための工事を行います。これらの社会資本を整備するために必要な有益な情報が日々の施工現場で生まれています。

この情報をリアルに読み取ることができる書類の一つが作業日報です。そのため、作業日報を適切に保存することは、自社の情報資産を守ることになるのです。

過去の工事・業務の記録

作業日報は、過去の工事や業務がどのように行われたかを確認するのに非常に有効な記録です。実際に工事を行った作業者の視線で、現場で起こったさまざまなことが記載されているため、施工状況をリアルに振り返ることができます。

工事写真などとともに作業日報を確認することで、現場がどのように進行したかが明確にわかるはずです。そのためには、適正な作業日報の保存が欠かせません。

作業日報の作成や保存はアプリがおすすめ

作業日報の作成や保存には、アプリの活用がおすすめです。その理由について、効率的に作成できる、情報の共有が迅速で確実である、情報の管理・集計がしやすいという3つのポイントで解説します。

効率的に作成できる

作業日報アプリには、さまざまテンプレート機能が搭載されているので作成時間を短縮できるうえに、モバイル端末で場所や時間を選ばず手軽に入力可能です。

また、画面表示に従って入力するので、手書き入力のような漏れやミスは大幅に削減できます。アプリを活用することで、作業日報を効率的に作成できます。

情報の共有が迅速で確実

クラウド型の作業日報アプリを活用すると、サービスにアクセスできる環境であれば、いつでもどこでもリアルタイムで情報の共有が可能です。これによって電話やメールでのやり取りが大幅に削減できます。 

現地に行かなくても現場情報を迅速・確実に共有できるため、移動のための時間や費用を抑えることはもとより、業務全体のスピード感をアップさせます。

情報の管理・集計がしやすい

現場で入力された作業日報は、離れた場所にいる現場管理者や本社のバックオフィス担当者も直ぐに確認できるため、労務費用の管理・集計にも大きく役立ちます。

作業日報アプリには、出面管理や原価管理、帳票出力などが可能なものも多いです。単に作業日報の作成を効率化させるだけでなく、労務管理業務においても業務の効率化を推進できます。

作業日報の作成や管理は現場ポケット

現場管理に必要な機能に特化しているアプリ「現場ポケット」の報告書機能・日報管理機能は、建設業の作業日報の作成や管理に大きく貢献します。 

登録ユーザー数は35,000名以上、2022年にはグッドデザイン賞も受賞している優れものです。 

初期費用無料でランニングコストは基本11,880円（税込）/月、オプション費用は一切かからず、アカウント数・データ容量、現場登録数が無制限で利用可能です。 

現場ポケットの日報管理機能について紹介します。

現場ポケットの日報管理機能

現場ポケットの報告書機能は、報告書テンプレートで作業日報や工事報告書が簡単に作成できます。写真付きの報告書も、アルバムからはめ込んでいくだけで作成可能です。 

よく使う文章を定型文として登録することもできるので、さらに作業時間の短縮が可能です。 

日報機能では、作業開始/終了時間をトーク画面から簡単に入力できて、入力忘れやミスの修正や追加、代理入力もできます。現場別・職人別の作業人工のファイル出力が可能で、現場の勤怠管理を「見える化」できます。

まとめ

現場ポケットの報告書機能は、報告書テンプレートで作業日報や工事報告書が簡単に作成できます。写真付きの報告書も、アルバムからはめ込んでいくだけで作成可能です。 

よく使う文章を定型文として登録することもできるので、さらに作業時間の短縮が可能です。 

日報機能では、作業開始/終了時間をトーク画面から簡単に入力できて、入力忘れやミスの修正や追加、代理入力もできます。現場別・職人別の作業人工のファイル出力が可能で、現場の勤怠管理を「見える化」できます。