この記事では建設業における事務の具体的な仕事内容や必要なスキル、きついと言われる理由まで、わかりやすくご紹介します。
建設業の事務職は「きつい」と言われがちですが、その理由とは何でしょうか。本記事では、建設業における事務の業務内容や必要なスキル、きついとされる背景について詳しく解説します。
建設業の事務はどんな仕事？
建設業の事務は、現場を支える縁の下の力持ちです。多岐にわたる業務を通じて、スムーズな工事の進行や会社全体の運営を支援しています。
建設業の事務の主な業務例
建築業における事務は主に下記のような業務を行います。
- １．見積書や契約書の作成・提出
- ２．資材や機材の発注・在庫管理作業員の勤怠管理と出面表作成
- ３．社会保険や労務関係の手続き
- ４．工程表や施工報告書の整理
- ５．官公庁や取引先との連絡・対応
このように、事務職であっても「現場感覚」が求められる点が、他業種と異なる特徴です。
業務の幅が広く、現場と本社の橋渡し役
建設業の事務は、一般的なオフィス事務とは異なり、現場との連携が非常に重要です。たとえば、作業員の出退勤管理や日報の整理、施工計画の進捗状況をまとめるなど、実務に密接に関わる業務が求められます。また、電話やメールでのやりとりも多く、取引先や役所との対応も担当範囲です。
書類作成・管理も重要な役割
工事に関わる各種書類、たとえば契約書・請求書・見積書・安全書類などの作成やファイリングも、事務の大事な仕事です。特に建設業では法令遵守や安全管理が厳しく求められるため、提出書類にミスがないよう正確性が重視されます。
建設業の事務がきついと言われる5つの理由
建設業の事務職は「座っているだけの楽な仕事」と思われがちですが、実際にはそうではありません。現場との密接なやりとりや多岐にわたる業務内容から、「きつい」と感じる場面が少なくないのです。
ここでは、実際に事務職として働く中で挙げられる「きつい」とされる主な理由を5つ紹介します。
建設業における事務がきついと言われる理由には以下の5つが存在します。
- １．業務範囲が広く、マルチタスクを求められる
- ２．繁忙期の残業が発生しやすい
- ３．ミスが許されない書類業務のプレッシャー
- ４．現場とのコミュニケーションが難しいことも
- ５．デジタル化が進まずアナログ業務が多い
建設業の事務が「きつい」と言われるのは、こうした多面的な負担が積み重なるためです。しかし、業務を理解し、効率化やツールの導入を進めることで、働きやすさは大きく改善されるでしょう。
業務範囲が広く、マルチタスクを求められる
建設業の事務は、見積書の作成から工程管理、労務対応まで幅広い業務に携わります。一つひとつの作業は専門的でありながら、同時進行で進めなければならない場面も多く、集中力と対応力が求められるでしょう。
繁忙期の残業が発生しやすい
年度末や大型案件の前後など、業界特有の繁忙期には業務量が一気に増加します。そのため、残業や休日出勤が続くこともあり、体力面や精神面での負担につながることもあります。
ミスが許されない書類業務のプレッシャー
公共工事などの関係書類には厳格なフォーマットがあり、少しのミスが大きなトラブルにつながるケースも。提出期限が重なることもあるため、プレッシャーの中での作業が続くことがあります。
現場とのコミュニケーションが難しいことも
現場の職人や施工管理者との情報共有が必要ですが、業務の忙しさや立場の違いから、うまく意思疎通が取れない場合があります。ときには急な依頼や無理な納期を求められることもあり、精神的なストレスの原因になりがちです。
デジタル化が進まずアナログ業務が多い
建設業界では、いまだに紙の書類でのやりとりやFAX対応など、アナログ作業が残っている現場も少なくありません。非効率な作業が積み重なることで、業務の負担感が大きくなるのです。
建設業の事務のやりがいや働くメリット
建設業の事務には、一般的に「大変そう」「きつい」というイメージが付きまといますが、実際には多くのやりがいや魅力もあります。業務の幅が広く責任も大きいからこそ、得られる達成感や成長機会も豊富です。
建設業の事務は、確かに多忙で気を遣う場面もありますが、その分やりがいやスキル習得の機会に恵まれた職種です。地道な業務を通じて現場を支え、多様な能力を伸ばせることは、他の事務職ではなかなか得られない大きなメリットだと言えるでしょう。
建設業における事務のメリットについて、詳細に解説していきます。
現場を支える実感が得られる
事務職でありながら、工事の進行や人員管理など、現場に直結する業務を担うため、自分の仕事がプロジェクト全体に貢献しているという実感を得やすいです。単なる書類仕事にとどまらず、「現場を陰で支えている」ことが日々のモチベーションにつながります。
専門知識が自然と身につく
建設業界特有の法令、書類の様式、安全管理など、働くうちに業界固有の知識が習得できます。これは他業種では得られない強みとなり、将来的にキャリアアップや転職の選択肢を広げる要素にもなり得るでしょう。
人間関係の構築力が磨かれる
現場職員、取引先、行政などさまざまな関係者とコミュニケーションを取る機会が多く、人と接するスキルが自然と養われていきます。対応力や説明力、調整力といったビジネススキルが実務を通じて高まる点も大きな利点です。
安定した雇用が見込める
建設業界は常に一定の需要があるため、事務職のポジションも比較的安定しています。正社員としての採用も多く、長く働きたい方にとって安心して勤務できる業種の一つと言えるでしょう。
建設業の事務に必要なスキル
建設業の事務職として働くうえで重要なのは、ただ書類を処理するだけでなく、業界特有の実務に対応できるスキルを備えていることです。正確さと柔軟性を両立できる人材が求められています。
建設業の事務では、一般的な事務スキルに加え、現場との連携や業界特有の業務に対応するための知識・調整力が重要です。これらのスキルを磨くことで、業務がスムーズになるだけでなく、職場での信頼も高まるでしょう。今後のキャリアアップにもつながるため、日々の実務の中で積極的にスキルを伸ばしていくことが大切です。
建設業の事務に求められるスキルは多岐にわたりますが、以下のような力が特に重要です。
- ・パソコン操作と事務処理能力
- ・コミュニケーション力
- ・段取り力とスケジュール管理
- ・業界知識と法令への理解
それぞれ解説していきましょう。
パソコン操作と事務処理能力
ExcelやWordなどの基本的なオフィスソフトは日常的に使用されます。特に、出面表や請求書の作成、報告書の整備には、表計算ソフトの扱いに慣れていると業務効率が大きく向上するでしょう。
コミュニケーション力
現場の職人や管理者、行政機関とのやりとりが発生するため、相手に応じた適切な伝え方が求められます。対面だけでなく電話やメールでも、明確で丁寧な対応ができる力があると信頼されやすくなります。
段取り力とスケジュール管理
複数の業務を同時に進行させる場面が多いため、優先順位を見極め、効率的に作業をこなす調整力が必要です。納期が決まっている書類提出や発注処理を正確に行うためにも、日々の時間管理は欠かせません。
業界知識と法令への理解
労務管理、安全衛生、建設業法など、業界に特有の知識も徐々に求められてきます。法改正に応じた書類対応や提出先の確認など、実務で必要とされる知識を身につけておくと、業務の幅が広がります。
建設業の事務が使えると便利なツール
建設業の事務作業は手作業が多く、業務量も膨大になりがちです。そうした中で、業務効率を高めるためには、用途に合ったツールの活用が非常に効果的です。ここでは、実務で活用されることの多い代表的なツールについて、特徴や利点・注意点を紹介します。
Microsoft Office
Microsoft Officeは、事務職で最も使用されている定番ツールです。特にExcelは、出面表や見積書、工程表の作成など、建設業務に欠かせない場面で活用されます。
Microsoft OfficeにはExcel・Word・Outlookなどのツールが含まれています。
Microsoft Officeの長所と短所には以下のようなものがあります。
長所
- ・多機能で自由度が高く、複雑な表や計算も対応可能
- ・社内外問わず利用されており、データの共有性が高い
- ・マクロや関数を使えば定型業務の自動化もできる
短所
- ・初心者には機能が多すぎて操作が難しく感じることがある
- ・データ管理やバージョン管理に注意しないと混乱しやすい
Google Workspace
Google Workspaceは、クラウドベースのオフィススイートで、インターネット環境さえあればどこからでも作業が可能です。複数人での同時編集やリアルタイムのコメント機能が魅力です。
Google Workspaceにはスプレッドシート・ドキュメント・Gmailなどのツールが含まれています。
GoogleWorkspaceの長所と短所には以下のようなものがあります。
長所
- ・複数人でのリアルタイム編集が可能
- ・自動保存によりデータ紛失のリスクが少ない
- ・権限管理でファイルの共有先を柔軟に設定できる
短所
- ・オフライン環境では使用に制限がある
- ・Excelなどとの互換性に一部差異がある
施工管理アプリ
施工管理アプリは、工事現場の進捗管理や写真・図面の共有、出面管理などをスマートフォンやタブレットで行える業務支援ツールです。
長所
- ・現場と事務所間の情報共有がスムーズにできる
- ・工事写真や図面、作業日報などをクラウドで一括管理可能
- ・出面表や帳票の自動作成機能があるアプリも存在する
短所
- ・アプリによっては導入コストが発生する
- ・高齢の職人など、デジタル機器に不慣れなユーザーとの連携に工夫が必要
業務効率化のためにアプリの利用がおすすめ
建設業の事務作業は手間がかかるうえに、同時進行で複数の業務を管理する必要があります。こうした負担を軽減し、業務を効率的に進めるためには、専用アプリの導入が効果的です。特に現場管理に対応したアプリは、従来の方法では難しかった作業の一元管理を実現します。
紙やExcelベースでの管理では、情報の更新漏れや伝達ミスが起きやすく、修正のたびに複数のファイルを見直す必要があります。一方、アプリを使えば、クラウド上で常に最新の情報を共有でき、事務所と現場の間でリアルタイムなやりとりが可能になります。
また、出面管理・日報作成・写真整理など、事務作業の中でも時間がかかる作業をテンプレートや自動入力機能で簡素化できるのも大きな利点です。業務の標準化が進むことで、属人化のリスクも減り、誰が担当しても同じクオリティで作業が行えるようになるでしょう。
効率化によって得られる変化
アプリの導入により、ミスの防止と確認作業の削減が図れるため、結果的に残業の削減や業務負担の軽減につながります。また、情報の蓄積がスムーズになるため、過去の記録をもとにした報告書作成や次回の工事計画にも活用しやすくなります。
アプリをうまく活用することで、これまで「きつい」とされていた建設業の事務作業も、より効率的で働きやすいものに変わっていくでしょう。今後の業務改善を見据える上でも、こうしたデジタルツールの導入は非常に有効な選択肢です。
事務の業務効率化なら現場ポケット
現場管理アプリの利用を検討している、気になっているという方におすすめの現場管理アプリとして、「現場ポケット」をご紹介します。
現場ポケットは、工程表の作成や請求書などの書類作成機能、PDFへの変換など、多彩な機能を一つのアプリで利用できる現場管理ツールです。
2025年1月時点で、導入実績は35,000人以上、契約更新率は約95％と、高い実績を誇るアプリです。
直感的な操作性で簡単に工程表を作成でき、1つの現場だけでなく、複数の現場を一覧形式で確認することができるため、複数現場を担当している方でも問題なく利用できます。また、スマートフォンやタブレット1つで、どこからでも工程表の作成や進捗管理が可能となり、作業効率を大幅に向上させ、書類作成にかかる時間を短縮できます。
さらに、アカウント数やデータ容量の追加といった追加課金がなく、年間契約費用のみで利用できる点も魅力です。利用料金は税込みで11,880円／月で利用できます。
現場管理アプリを活用することで業務の効率化に繋がり、これまで無駄に時間がかかってしまっていた部分で大幅な時短を図ることができるでしょう。
建設業で業務の効率化を考えている方や現場管理アプリを試してみたい方は、ぜひ「現場ポケット」の利用を検討してみてはいかがでしょうか？
まとめ
建設業における事務について解説しました。
今回の内容をまとめると以下の通りになります。
- ・建設業の事務は、現場と本社をつなぐ重要な役割を担い、幅広い業務に対応する必要がある
- ・書類作成や勤怠管理、現場との調整など、多岐にわたるタスクが求められる
- ・業務量や責任の大きさから「きつい」と感じられる要素も多い
- ・一方で、現場を支える実感や専門知識の習得など、やりがいや成長機会も豊富
- ・必要なスキルとしては、PC操作、コミュニケーション力、段取り力、業界知識が挙げられる
- ・業務効率化には、OfficeやGoogleツール、施工管理アプリなどの導入が有効
- ・特に現場管理アプリは、情報共有や書類作成の効率化に大きく貢献する
- ・デジタルツールを活用することで、事務作業の負担軽減と業務の質向上が期待できる
きつい事務の仕事の負担を減らすためにも、現場管理アプリの導入をおすすめします。
