塗装工事では、見積提出の前に行う現地調査が要です。外壁のひび割れやチョーキング、屋根の劣化度合いなどをくまなく撮影し、調査結果を写真付きでまとめた「調査報告書」を施主様に提示して初めて、納得感の高い見積りが出せます。しかし現場で撮った100枚超の写真をかき集め、Excelに貼り付け、文章を整えるまでにかかる時間は1件あたり2〜3時間。月4〜5現場を抱えれば、月15時間は調査報告書の作成に費やしている――。愛知県で地域密着の塗装業を営むリライフ株式会社も、まさに“報告書作成地獄”に悩まされていました。そんな状況を一変させたのが、施工管理アプリ「現場ポケット」。導入わずか数日で調査報告書作成時間は80％短縮、大幅な時短を実現しています。その舞台裏を詳しくご紹介します。
手作業の限界――Excelひな形の“コピペ地獄”で1件あたり2〜3時間
リライフ株式会社では、調査時に外壁・屋根・付帯部など細部の写真を100枚近く撮影します。帰社後はPCに取り込み、業界でよく使われる定番のExcelのひな形に貼り付ける——これが決まりのフローでした。しかし、写真の選別とリサイズだけで1時間、レイアウト崩れを直し、文章を打ち替えるのに1時間以上と、1件あたりの報告書作成に2時間～3時間費やしていることが常でした。
担当営業の紹介で“現場ポケット”を知る。
現場ポケットを知ったのは、アステックペイントの営業担当からです。アステックペイントの塗料を仕入れているのですが、あるとき営業担当から「調査報告書の作成時間短縮できますよ」と聞き、現場ポケットの話を聞いてみました。打ち合わせの時に
- ・撮影と同時に現場ごとのアルバムへ自動保存
- ・案件名ごとにフォルダ分け可能
- ・すでに保存されている写真をドラッグ＆ドロップで報告書にラクラク配置
という流れを見て、「本当に変わるなら・・・」と他社比較はせずに現場ポケットの導入を決めました。
魅力は『機能の充実』と『担当のサポート』。
写真撮影から写真管理、報告書の作成までワンストップでできるため、報告書作成が時短になって助かっています。実はITツールが少し苦手で導入に少し手間取ったのですが、担当の中川さんのサポートに助けられました。現場ポケットは専任の担当がつくため、分からないことがあればすぐに電話で聞けるし、中川さんは「分からないところあります？じゃあ今ZOOMつなぎますね」と問題も即解決。普通こんなことないじゃないですか笑
報告書1件当たり3時間→30分――月12時間の工数削減
効果はすごく感じています。もともと1件あたり2~3時間かかっていた報告書作成が30分で済むようになりました。それが毎月4～５件あったので、12時間ほど時間が減りました。さらに嬉しいことに、現場ポケットで報告書を作成して提出した施主さま4名いずれも受注に至りました！
同業のみなさんへ一言
「写真管理や報告書作成に追われてクタクタなら、一度使ってみてください。ホントに時短になります。みんな使った方がいいんじゃないか――これ、ガチの本音です！」
