「作業員の手帳の走り書きを月末に日報集計し、図面変更は電話で伝達──」

電気工事会社の株式会社アイデン様は、現場管理において、紙日報と口頭連絡に追われるあまり、月１時間に及ぶ日報集計が課題となっており、さらには協力会社との“言った・言わない”論争が慢性化していました。

そんな、株式会社アイデン様は、現場ポケットの導入により日報集計は30分に半減、図面変更もチャットで即時化し”言った・言わない”論争を解消することに成功しました。
今回は、そんな現場で起こった変化を詳しくご紹介します。

①紙と口頭の“アナログ管理”が招いていた時間ロスと情報伝達ミス

── 現場ポケット導入前に感じていた課題を教えてください。

沖様：当社では、長い間紙の日報を使っており、この「日報」に大きな課題を感じていました。

現場に行った作業員が手帳にざっとメモを残しておき、月末に1ヶ月分をまとめて改めて紙に書き写して提出していたのです。
それを事務員が1枚ずつ確認し、手作業でエクセルに転記していました。その集計作業に、毎月1時間近く費やしていましたし、手作業での計算でしたので、ミスも発生しやすかったです。
「今の規模でこれだけ時間がかかるとなると、今後人が増えたらどうなってしまうのだろう」と、強い危機感を抱いていました。

── 日報以外にも困っていたことはありましたか。

沖様：口頭や電話での連絡にも課題を感じていました。当社は下請けという立場上、管理業務も多いため、多くの協力会社さんと連携しています。
打ち合わせの中で図面の変更が多々発生するのですが、口頭でのすり合わせだけでは、どうしても食い違いが生じやすく、「言った、言わない」といった確認作業に、無駄な手間が生まれていました。

②現場ポケット導入の決め手は定額×シンプル設計

── 多くのシステムの中から現場ポケットを導入した決め手について教えてください。

沖様：現場ポケットを選んだ決め手は、「価格と機能のバランスがちょうど良い」という点です。
多くの現場管理アプリを比較検討しましたが、人数課金型のサービスが多い印象でした。そのため、協力会社さんを招待するたびに料金が大幅に上がってしまう点が、大きな懸念材料でした。

当社としては、まず日報業務の改善が主な目的だったため、機能が多すぎて設定が複雑そうなアプリには、「そこまでの機能は必要ないだろう」と感じていました。

そんな中、現場ポケットは、定額制である上に、必要以上の機能がなくシンプルだった点が魅力であり、それが導入の決め手となりました。

── 導入時、従業員の皆さんの反応はいかがでしたか。

沖様：当社の30～40代の従業員は、スマートフォンの操作に慣れているため、特に問題はありません。ただ、スマートフォンに慣れていない60代のベテラン社員は、当初、少し苦労していたようです。
しかし、時間が経つにつれて不満の声も聞かれなくなり、今では60代の社員も、問題なく使いこなせているのではないかと思います。

③日報集計時間が50%短縮！「言った言わない」問題も解決

── 導入後、日報業務はどのように変わりましたか。

沖様：今では作業員が現場を出る前に、スマートフォンから日報を入力できるようになりました。

日報提出のためにわざわざ事務所に戻る必要がなくなったので、紙の日報だった頃に比べて、大幅に楽になったのではないでしょうか。

集計作業に関しても、以前は1時間近くかかっていた事務員の作業が、今では30分で済むようになりましたし、確認作業や転記のミスも、ほぼなくなりました。月末の事務作業に対する不安が、一つ解消されたような気持ちです。

── 図面変更などの協力会社との連絡はどう変わりましたか。

沖様：案件ごとにトークルームを作って、協力会社さんを招待し、情報を共有できるようになりました。打ち合わせの中で変更が発生した場合も、すぐに変更点の通知とともに、新しい図面を添付できるようになりました。

履歴が残るため、「聞いていない」といった連絡の食い違いも、一切発生しなくなりました。当社の代表も「これは本当に良いね」と、大変喜んでいます。

── 現場ポケットへの満足度を教えてください。

沖様：今のところ「満足」しています。何よりも、日報がデジタル化されたことで、作業員が日報提出のために事務所へ移動する手間が省けたこと、そして事務員の集計作業の手間が大幅に削減された点です。また、協力会社さんとの連絡がトーク画面上で、より確実に行えるようになったことも、大変嬉しいポイントです。

同業のみなさんへ

協力会社さんや従業員とのやり取りで「言った、言わない」といった問題が発生すると、本当に多くの時間が費やされてしまいますよね。
その点、現場ポケットであれば、写真付きで情報を共有でき、履歴もきちんと残ります。日報に関しても、紙運用だった頃と比較して格段に楽になると思います。
もし同じような課題を抱えている会社さんがいらっしゃいましたら、ぜひ一度、現場ポケットを試してみてはいかがでしょうか。