「指示書が返ってこない」「写真がアップできず入力が最初からやり直し」──

現場を支える管理部門にとって、こうした些細なトラブルは積もれば大きな時間ロスとなります。
今回は、足場工事業を営むアートビルダー株式会社様の事例をご紹介します。
同社は、紙の指示書運用からクラウドツールへ移行するもエラーと遅延に悩まされ続けていましたが、次なる選択肢として“現場ポケット”を導入し、案件作成時間を半分以下に短縮しました。

スムーズな導入を支えたサポート体制や協力会社との情報共有方法など、実際の運用ノウハウを余すところなくお届けします。塗装・足場業をはじめとする施工管理業務の効率化を検討されている企業様は、ぜひ参考にしてください。

①紙管理の限界――クラウドツールを使うもエラーと遅延に振り回される案件作成

――導入前の課題をお聞かせください。

ジュリアさん：もともとは紙の指示書を職人さんに渡して現場作業をしていました。しかし「職人さんから指示書が返ってこない」「紛失してしまう」「事務所に置き忘れる」など不便が多く、効率化のため２年前にあるクラウドツールを導入しました。

――そのクラウドツールは使ってみていかがでしたか。

ジュリアさん：２年ほど使用しましたが、動作が遅い・画像アップに時間がかかる・入力データが保存されない等の不具合がスマホ・PC双方で増えました。サポートに問い合わせても原因が分からず「端末側の問題かも」と片付けられ、ストレスと時間ロスが積み重なっていました。

――具体的にはどの程度の時間ロスが発生していたのでしょうか。

ジュリアさん：案件１件登録に10～15分かかることも珍しくありませんでした。エラーでやり直しになることも多く、営業が外出先でスマホ入力すると毎回そのくらい時間を取られていました。

新規案件を１日４件作成すればそれだけで約１時間。さらに現場は常時10～15件動いており、写真10枚アップで約10分……こうした積み重ねが大きな負担でした。

②WEB検索で現場ポケットを発見

――現場ポケットを知ったきっかけを教えてください。

ジュリアさん：元々使っていたサービスの使いづらさが限界に達し、上司から「次のツールを探してほしい」と指示を受けました。

ウェブ検索で比較サイトを見つけ、約10社の資料を取り寄せ、最終的に４社に絞り込みました。

――現場ポケットを選んだ決め手を教えてください。

現場ポケットを選んだ決め手は大きく３点です。

1）導入しやすい料金設定
2）機能が過不足なく「ちょうど良い」こと
3）操作レスポンスの速さ（ドラッグ＆ドロップで複数ファイルを一括登録できる等）

担当サポートの支援もあり導入はスムーズに

――導入はスムーズでしたか。

ジュリアさん：導入してからはスムーズでした。画面の見た目やレイアウトがこれまで使っていたツールに近く、社内でも違和感なく受け入れられましたので、「ではもうこちらで行きましょう」と即決できたほどです。

――担当のサポートはいかがでしたか。

ジュリアさん：導入直後から「協力会社のアカウントはどう作るか」「共有は案件単位かトーク単位か」など、細かい相談をさせていただきました。

担当の方は毎回すぐ提案をくださり、対応も丁寧でした。おかげで協力会社との共有もストレスなく運用できています。感謝しかありません。

前のシステムでは「検討します」「確認します」で終わり、結局改善されないケースが多かったのですが、担当の方は「現状は難しいが、こうすれば近い形で実現できます」と代替案を用意してくださいました。

必須項目の件もそうですが、こちらの要望を汲み取って一緒に解決策を考えていただけたのは大きいですね。営業スタッフを集めたZoom説明会の際、自由奔放なメンバーが多くて話が散らかりがちだったのですが、担当の方が一生懸命要点を伝えてくださっていた姿がとても印象に残っています。

――提供したサポートの中で、特に「役立った」と感じたものは何でしょうか。

ジュリアさん：やはり協力会社との情報共有方法を一緒に設計してもらえた点が一番役にたちました。トークグループを分けるか、案件単位で共有するか等、具体的な運用イメージを示していただき、今では管理が格段にしやすくなりました。

③【効果】案件作成時間を50%以上削減！営業からのレスポンスも迅速に

――実際にご利用いただいて、特に効果を実感されたポイントを教えてください。

ジュリアさん：導入してから案件１件を登録する所要時間が劇的に短縮されました。以前は1件あたり10〜15分かかっていたのが、現在は案件作成が約１分、写真添付を含めても２〜３分で済むようになりました。

さらに、協力会社ごとにグループを分けてアカウントを発行できるため、協力会社との情報共有がスムーズになりました。以前のツールでは使用時には実現できなかった機能で、長らく要望していた点でもあります。

――時間削減の体感値としては、どの程度でしょうか。

ジュリアさん：所要時間が50%以上短縮できています。加えて、動作遅延やエラーによるストレスがほぼ解消され、業務効率と精神的負担の双方が大きく改善しました。

――ほかに嬉しかったエピソードはあれば教えてください。

ジュリアさん：一番はうれしかったのは作業効率ですね。以前は案件作成がネックで指示書作成が後回しになることが多かったのですが、今は営業担当が現場調査したタイミングで作成してくれるようになりました。営業担当が「作業が滞らないツール」として認識してくれているのが何より嬉しいです。

④“できない”を解決するサポートで作業効率劇的アップ──現場ポケット大満足の理由

――現場ポケットの満足度を教えてください

ジュリアさん：今のところ現場ポケットは「大満足」です。もちろん今後「この機能が欲しい」「ここは不要かもしれない」といった要望が出てくる可能性はありますが、これまでも相談するとすぐ動いていただけたり、代替案を提示していただけたりしました。

その経験があるので、「何か起きても迅速に対応してもらえる」という安心感があります。そういう意味でも満足度は非常に高いですね。同業他社に「何か良いシステムはないか」と聞かれたら、自信を持って「現場ポケットが良いですよ」とお伝えできます。

同業の企業さまへのメッセージ

まだ紙の指示書で運用されている足場会社様も多いと思いますが、現場ポケットを使えば営業担当が手書きする時間、事務が書類を整理する時間いずれも大幅に短縮できます。

事務作業の効率化は管理部にとって非常に重要ですし、現場ポケットはサポート体制が手厚いので「こうしたい」と伝えれば必ず受け止めてくれます。
やりたいことが明確な会社はもちろん、課題が漠然としている場合でも率直に相談すれば、最適な運用方法を一緒に考えてもらえるはずです。悩んでいるなら一度試してみてはいかがでしょうか。