電気工事業の業務効率化は、多くの企業が直面する課題です。
日報共有や協力会社様の管理、さらには膨大な工具の管理といった多岐にわたる業務において、非効率やミスに悩む声は少なくありません。
今回は、こうした課題を抱えていた常進電気株式会社が、現場管理アプリ「現場ポケット」を導入し、いかにして課題を解決し、劇的な業務改善を実現したのかを、山口社長と導入推進担当の小山さんにお話を伺いました。
コストパフォーマンスの高さから導入を決意し、手厚いサポートを受けながら、独自の活用法で現場の常識を覆したその秘訣に迫ります。
日報共有と協力会社様管理に潜む「見えない壁と頻発ミス」
――現場ポケット導入前にどのような課題をお持ちでしたか。
山口社長: 主に「日報の共有」と「協力会社様の管理」に大きな課題を抱えていました。
以前はLINEグループで日報を共有していましたが、社員が協力会社様をグループに入れ忘れてしまったり、請求書と日報の人数が合わないといったミスが頻繁に生じたりして、管理に大変な労力を要していました。
小山さん: 加えて、協力会社様のカウント間違いも頻繁に発生していました。同じ会社から複数の作業員が来ている場合や、他社の方と混同してしまうこともあり、正確な集計作業に大変な労力を要していました。
また、LINEでの勤怠報告では、残業の有無や正確な作業時間を把握することが困難で、現場全体の状況を正確に把握しきれていませんでした。
導入の決め手は「費用対効果」と自社にフィットする「応用力」
――数あるツールがある中で現場ポケットを導入した決め手を教えてください。
山口社長：最初は、やはり「コストの安さ」が最も大きな要因でした。
検討時には他のサービスとも比較しましたが、これほどの多機能さがこの価格で利用できることに、大きな魅力を感じました。
小山さん：私としては、求めていた集計機能の充実度が大きなポイントでした。現場ポケットならば、少しの工夫で必要な集計がすべて実現できると確信しました。
他のサービスでは、機能の一部が不足していたり、集計作業が煩雑だったりしましたが、現場ポケットは私たちが求める情報をすべて網羅できると感じました。
山口社長：私も慎重に検討するタイプですので、導入後の手間や集計フローまで細かく確認しました。当社の運用に柔軟に応用できる点、そして何よりも自分たちが管理しやすくなるという点が、最終的な決め手となりました。
――「コストの安さ」と「多機能性」が自社に合っていたということですね。導入までのプロセスはいかがでしたか。
小山さん：ウェブでのレクチャーや社員向けの勉強会を設けていただいたおかげで、導入プロセスは非常にスムーズでした。
導入後も、疑問点が出てくるたびに迅速にご対応いただき、すぐに解決できたので大変助かりました。当社の社員たちの習得も早かったと思います。
担当の方に丁寧に説明していただいたおかげで、本来私が一人ずつ社員に教える必要があった手間が省け、導入は非常に円滑に進みました。
メンバーについては、最初は全体の半分程度しか理解していなかったと思いますが、今では理解度の高い社員が協力会社様への案内まで担当してくれており、私自身がレクチャーする手間は大幅に削減されています。
これほど手厚いサポートをいただけるとは正直思っておらず、月額1万円台でここまでご支援いただけるのは、費用対効果を考えると本当に驚きです。
導入後の効果：集計作業が10日短縮！業務効率と管理精度が劇的向上
――嬉しいお言葉ありがとうございます。実際に現場ポケットを導入されて、どのような効果がありましたか？
山口社長：導入後は、管理する立場として「劇的に分かりやすく、管理しやすくなった」と実感しています。特に、協力会社様自身が現場ポケットに直接情報を入力するようになったことで、請求との連携が確実になり、以前頻発していた人数ミスは皆無になりました。
GPS機能で現場の位置情報も把握できるため、勤怠管理も格段に明確になりました。
小山さん：集計作業の時間は、10日間ほど短縮されました。
当社では、協力会社様からの請求書を翌月の10日までに必着にしています。以前は請求書を締めるのに時間がかかる協力会社様もいらっしゃって、提出が月をまたいで10日ギリギリになる方も多く、集計業務がひっ迫していました。
現場ポケットを導入してから、協力会社様が出勤された日数の確認がリアルタイムで確認できるようになったため、月末締めの翌日には集計が完了するようになり、業務効率は劇的に向上しました。
独自の活用法！1000点以上の工具を「見える化」
――現場ポケットの貴社ならではの活用方法を教えてください。
山口社長: 当社では、現場ポケットを活用して工具管理も行っています。1,000点以上ある当社の工具は、色分けされたタグで番号管理をしていました。
以前は、ホワイトボードに誰が、いつ、どの現場へ何を持ち出したかを記入する形で管理していましたが、記入漏れや消し忘れが頻繁に発生し、適切に管理できていませんでした。
そこで、現場ポケット内に「工具管理」という案件を設け、新しい現場を作成する際にその案件と紐付けて使用するようにしました。
工具を持ち出す際は、タグや工具本体の写真を撮り、その現場のトークルームからアップロードする運用です。すると、アルバム機能で一覧表示されるため、非常に視認性が高く便利です。例えば、緑色の小黒板は「持ち出し中」、黄色は「返却済み」といった形で色分けして管理しています。
――現場ポケットを使用して工具管理をしてみた感想を教えてください。
山口社長: これは本当に管理が格段にしやすくなりました。例えば「まだ返却されていない工具がある」といったことも、どこにいてもすぐに確認できます。
特にパソコンで一覧表示すると、横並びで見られるので非常に見やすく、管理がはかどります。正直なところ、私にとっては日報管理よりもこの工具管理の方が助かっているかもしれません。
誰が何番の工具を所持しているかまで把握できるため、特定の道具が必要な際に誰に連絡すれば良いかが明確になりました。私自身が入力し忘れるケースを除けば、記入漏れはほぼゼロになっています。
――他にも車両管理についてのアイデアもあるようですが、どのような構想をお持ちですか
山口社長: 例えば、毎月1日に走行距離とタイヤの状態を写真に撮り、アップロードさせる運用を検討しています。
走行距離を見れば「そろそろオイル交換の時期だ」といった目安が分かりますし、タイヤの状態も定期的に確認できるため、車両のメンテナンス管理に大いに役立つと考えています。このように、工夫次第で管理のしやすさは大きく向上するはずです。
アレンジ方法は様々！「自社ならではの活用方法」を追求できる
――最後に、導入を考えられている企業様へアドバイスがあれば教えてください。
山口社長：現場ポケットの最大の魅力は、単に決められた使い方をするだけでなく、自社の業務に合わせた形で自由にアレンジして活用できる点にあると思います。
例えば、私たちは日報や協力会社様（外注様）管理だけでなく、ユニークな工具管理にも応用していますが、そうすることで「自分たちが最も管理しやすい」形を追求できています。
現場ポケットの基本的な機能に加え、各社の業務内容に合わせて工夫を凝らせば、活用の幅は無限に広がります。ぜひ積極的に導入をご検討いただくことをお勧めします。
小山さん：私からも、ぜひ導入を強くお勧めしたいです。大人数の企業様には既存のシステムがあるかもしれませんが、私たちのように社員が10人程度でも、多数の協力会社様と連携している規模の会社にとっては、現場ポケットは絶大な効果を発揮します。
以前は協力会社様との連携がうまくいかずに苦慮することもありましたが、現場ポケット一つで全て解決できました。特に、これまで社員用、協力会社様用、現場用と3種類に分けて作成していた帳票が、現場ポケットではすべて一つに集約できた点は非常に大きいです。
一度情報を入力すれば、それぞれの用途に応じた帳票を選択するだけで出力できるため、業務が劇的に効率化されます。同様の課題を抱えている企業様には、きっとお役に立てるはずです。
