【報告書作成の内製化を実現】月5万円の外注コスト削減と、現場に向き合う時間を作り出せた理由

「報告書づくりに追われて、肝心の現場にかける時間が足りない。」そんなもどかしさから、報告書作成を外注に頼らざるを得なかったという内装工事業を営むR株式会社様。
早く仕上がる代わりに費用が高い外注先もあれば、安いものの納期がかかる外注先もあり、月あたり約5万円の外注費と、やり取りや修正にかかる時間が大きな負担になっていました。
「自分では報告書を作れない」と感じていた担当者様が、どのようにして現場ポケットと出会い、「月額1万5千円ならいける」と導入を決断し、結果として外注費ゼロ・現場に集中できる時間の確保を実現したのか。
その具体的なプロセスと実感のこもった代表の声をご紹介します。

報告書づくりに追われる毎日。外注頼みで時間もコストも限界に

――現場ポケット導入前の課題を教えてください。

代表：一番大きかったのは、自分では報告書を作成できず、外注に頼っていたことです。

これまで3名の方にお願いしてきましたが、人によっては対応が早い代わりに金額がとても高かったり、逆に費用は抑えられるもののスピードが遅かったりと、さまざまでした。最後にお願いしていた方は、夜中に作成してくださり、朝には仕上がったものが届くのですが、間違っている部分の修正をお願いすると、そこからさらにもう一日かかってしまうこともありました。
特に、報告書が一度に5件ほど重なった場合には、トータルで完成までにどうしても2日くらいかかっていましたね。

──そのような課題があり、ツールを探されたわけですね。現場ポケットはどこでお知りになりましたか。

代表：たしか、SNSでたまたま目にしたのがきっかけだったと思います。
Instagramだったと思います。特に頻繁に関連する情報を検索していたわけではありません。ただ、その前に一度、どこか別の会社のシステムについて話を聞いたことがありまして。

おそらくその影響もあってか、その後「現場ポケット」の広告が私のフィードに表示されるようになった、という流れだったと思います。

「月額1万5千円ならいける」納得のコスパ

──数多くのツールがある中で現場ポケットを選ばれた理由を教えてください。

代表：やはり一番の決め手は「費用」でした。他のツールでは「月額3万円くらい」と言われたことがあり、その金額だと正直、導入に踏み切ることはできませんでした。

毎月の固定費として考えると、3万円はなかなか覚悟のいる金額ですし、「本当に元が取れるのか」「途中でやめたくなったらどうしよう」といった不安もありました。

その点、現場ポケットは月額1万5千円ほどで利用できるため、費用面で非常に魅力的でした。ちょうど「もう一つのツールの半分くらいで済む」「これなら試してみてもいいかもしれない」と思えるラインでした。

しかも、報告書の作成だけでなく、現場管理全般にも使えると聞いて、「この金額でここまでできるなら、十分に見合う」と感じました。正直なところ、最初は「本当に自分で使いこなせるだろうか」という不安もありましたが、それでも月額1万5千円という設定であれば、「もし合わなければやめればいい」と前向きにチャレンジする気持ちになれました。

費用面のハードルが低かったからこそ、一歩を踏み出せたと思います。

──導入を決めてから報告書が使えるようになるまではスムーズでしたか。

代表：比較的スムーズでした。最初から担当の方が丁寧に教えてくださったことが大きかったです。導入後も、操作で分からないことがあれば電話で気軽に質問できたので、特に困ることはありませんでした。

分からないことが出てきた時に、すぐ電話で相談できる環境があったのは、本当に心強かったですね。

外注費は月5万円からゼロへ。現場に集中できる時間も大幅アップ

──導入後、どのような効果がありましたか。

代表：一番大きな変化は、自分で報告書を作成するようになったことで、外注費がかからなくなった点です。
その分、自分で報告書作成を行うようになったため作成の時間が発生するようになりましたが、全体として見れば、総合的に非常に良かったと感じています。

外注費は、おそらく月あたり5万円くらいかかっていたと思います。
それが現場ポケットを導入してからは、完全にゼロになりました。年間で考えると、かなりの金額を削減できたことになりますね。

また、外注先とのやり取りや修正対応にかけていた時間がなくなり、「現場のことを一番分かっている自分が、そのまま報告書に落とし込める」という安心感も得られました。
一人で現場を回している身としては、その変化はとても大きいと感じています。

──導入後に、嬉しかったエピソードなどがあれば教えてください。

代表：以前は外注さんにお願いしていたので、報告書に「ここをもう少し直してほしいな」と思う部分があっても、手間や時間を考えると「まあ、このままでいいか」と諦めてしまうことが多かったんです。
でも今は、自分で現場ポケットを使ってすぐに修正できるので、常に納得のいく状態で報告書を提出できるようになりました。外注さんに細かい修正をお願いするのは、どうしても気が引けますし、時間もかかってしまいますからね。

まずはお試しを。「合わなければやめればいい」気軽さが魅力

──現場ポケットの導入を検討されている企業様へ、メッセージがあれば教えてください。

代表：もし私と同じような悩みを抱えている方がいらっしゃるなら、ぜひおすすめしたいです。まずは一度、試してみるのが一番だと思います。「とにかく一回使ってみてほしい」と感じています。

たとえばヶ月だけ使ってみて、「自分には合わないな」と思えば、その時はやめればいいだけですから。現場ポケットは低価格で導入しやすく、気軽に試せるのが大きな魅力だと思います。