「情報の伝達ミス」と「職人の待ち時間」をゼロに。現場と事務の連携で売上を伸ばした方法

地域密着型で高品質な施工を提供する村井塗装様。
以前は、現場と事務所のコミュニケーションが電話や紙、口頭に頼っており、情報の「伝達ミス」や「判断の遅れ」が業務上のロスとなっていました。

また、膨大な写真の整理や、手書きベースの報告書作成も大きな負担となっていました。同社が「現場ポケット」を導入した結果、現場の停滞時間がなくなり、事務作業の時間も大幅に削減。
さらに、見積もり段階での写真プレゼンテーションにより成約率が向上するという、劇的な変化を遂げられました。導入を支えた事務員の木村さんに、その具体的な効果について詳しく伺いました。

バラバラな連絡手段が招く「1ラリーで終わらない」非効率さ

――現場ポケット導入前は、どのような課題やお悩みを抱えていらっしゃいましたか？

木村さん：一番の悩みは、連絡手段がバラバラだったことによる「言った言わない」問題でした。以前は、現場で何か判断が必要なことがあっても、管理者や担当者に電話がつながらないと、折り返しまで現場の時間が止まってしまう。そうした判断の遅れで生まれる「現場のロス」が大きな課題でした。
また、写真や資料の管理もパソコン内のフォルダ保存だけだったので、事務作業としては紙に情報を入力して印刷するまでに相当な時間を要していました。今振り返ると、本当に非効率だったと思います。

――情報共有の面で、具体的にどのような不便がありましたか？

木村さん：以前は、情報の確認が「1ラリーで終わらない」状態でした。例えば塗料の在庫一つ確認するにしても、「あの人に聞いて、この人に聞いて……」と何人もの間を経由しなければなりませんでした。現場の職人、事務、それぞれが個別に電話をして情報を回していたため、伝達ミスや聞き取りのズレが発生し、間違いが起こることもありました。「情報のハブ」がなかったことが、組織としての弱点になっていたんです。

アステックペイントの紹介と「すぐにつながる」安心感

――現場ポケットを導入したきっかけは何でしたか？

木村さん：アステックペイントの営業担当からの紹介でした。他社システムとの比較は特にしませんでしたが、紹介された内容が、まさに私たちが解決したい「機能性」を備えていましたし、何より万が一の時の「サポート体制」がしっかりしていそうだったので、すぐに導入を決めました。

――導入はスムーズでしたか。

木村さん：非常にスムーズでしたね。特にサポート体制が良くて、使い方がわからない時に電話をすればすぐ答えていただける。「担当者にすぐつながる」という安心感があったからこそ、迷うことなく全社への導入が進んだと思います。

「職人の停滞時間」がなくなり、事務作業は30%減少

――導入後、現場と事務の連携にどのような変化がありましたか？

木村さん：情報の共有スピードが劇的に上がりました。これまでは職人が判断に迷ったとき、電話で状況を説明していましたが、口頭ではどうしても限界がありました。今は現場ポケットのトーク機能で現場から写真を送り、それを社長が瞬時に見て「ここはこう施工して」と指示を出せます。

電話がつながるのを待つ必要がなくなり、職人が現場で手が止まる「停滞時間」がなくなりました。事務作業においても、現場から「この塗料を一缶発注して」といった連絡がトークですぐに入ります。忘れや漏れがなくなり、連携が本当にスムーズになりました。

――事務員としての「報告書作成」などの負担はどう変わりましたか？

木村さん：体感としては、事務作業の時間は30%程度削減できています。現場で職人が施工前・施工中・施工後の写真をどんどんアップしてくれるので、私たちはそれを報告書に当てはめていくだけで済むようになりました。

以前のような紙ベースの入力作業から解放され、写真整理の手間も大幅に減りました。現場と事務所がリアルタイムでつながっている効果は、事務の立場からも非常に大きく感じています。

写真プレゼンテーションで成約率アップ

――お客様への提案や、成約率などの面で変化はありましたか？

木村さん：はい、成約率は確実にアップしています。見積書をお出しする際、モニターを使って現場ポケット内の写真をお見せしながら説明するんです。

タグ付け機能を使って「壁の劣化状況はこちらです」と部位別に的確に提示できるので、楽に説明ができるようになりました。お客様からも「非常にわかりやすい」と好評です。

口頭だけで説明するのとは、信頼感がまったく違いますね。

――過去の物件を振り返る際も便利になったとお聞きしました。

木村さん：検索機能がとても役立っています。例えば「A様の物件の情報を見たい」というときに、検索窓に名前を入れるだけですべての情報が出てきます。
お客様からお問い合わせをいただいた際も、すぐに写真を提示して「工事の結果、こうなりましたよ」と説明できるので、満足度も上がっていると感じます。

トラブルの減少、管理がとにかく楽になる

――現状の満足度を教えてください。

木村さん：非常に満足です。管理がとにかく楽になりました。物件の検索がしやすく、質問や報告がリアルタイムで共有できる。すべてのやり取りが記録に残るので、以前のような小さなトラブルが激減しました。