1〜2日かかっていた報告書作成が30分に！パソコンが苦手でも使いこなせる活用術

地域密着で高品質な施工を提供する株式会社誠塗装様。
代表の永洞さんは、現場作業の傍らで膨大な事務作業を抱え、連日深夜まで及ぶ写真整理と報告書作成に頭を悩ませていました。

「パソコンは苦手、機械音痴」と自負する永洞さんが、なぜ現場管理アプリの導入を決めたのか。
そして、導入からわずかな期間で売上を前年比2倍以上にまで伸ばした背景には、どのような変化があったのか。
現場ポケットがもたらした「劇的な時短」と「顧客からの圧倒的な信頼」についてお話を伺いました。

深夜11時まで及ぶ事務作業と「二人三脚」の限界

――現場ポケットを導入する前の課題を教えてください。

永洞さん：一番の課題は、「写真管理と報告書作成にかかる膨大な時間」でした。
以前はLINEのグループのアルバムで写真を共有していたのですが、現場が4つ、5つと増えてくると、どの写真がどの現場のものか分からなくなり、情報が錯綜して山積みになっていたんです。
昼間はお客様との打ち合わせや現場作業、材料の発注に追われるため、写真整理や報告書作成はすべて夜。

夜10時や11時まで事務所で作業するのが当たり前という、過酷な状況が続いていました。

――事務員の方との連携でも、苦労されていたとお聞きしました。

永洞さん：はい。私はパソコンに詳しくないので、以前はエクセルに写真を貼る作業を事務員さんにお願いしていました。

ただ、事務員さんは現場の人間ではないので、写真を見ても「これがケレンなのか、中塗りなのか」が判別できません。結局、私が横について「これは中塗り、これは上塗り」と一枚ずつ説明しながら作っていく必要がありました。

一つの作業に2人も3人も必要になるという、非常に非効率な体制だったんです。このままでは事務員をもう一人雇わないと回らない、という話まで出ていました。

圧倒的なコストパフォーマンスと「機械が苦手でも使える」シンプルさ

――多くのシステムがある中で、現場ポケットを選んだ理由は何でしたか。

永洞さん：アステックペイントの担当者さんに「写真管理で苦労している」と相談した際に、紹介されたのがきっかけです。

他社のシステムを使っている仲間からは「導入に何十万もかかる」という高い話を聞いていたので、最初は検討もしていませんでした。でも現場ポケットは、コスト面でも使い勝手の面でも、当社ような規模の会社にぴったりだったんです。
事務員を新しく雇うコストを考えれば、これしかないと思いましたね。

――導入はスムーズでしたか。

永洞さん：スムーズでした。Zoomを使って遠隔で操作を教えてもらったり、報告書のデモを見せてもらったりして、それを真似するところから始めました。機械音痴の私でも、ポイントをいくつか教わればすぐに慣れることができました。

報告書作成時間が30分に激減！「信頼」が売上倍増を牽引

――導入後、業務効率はどのように変わりましたか？

永洞さん：驚くほど変わりました。以前は作成に1〜2日かかっていた報告書が、今は30分あれば作れてしまいます。

現場調査に行ったその日の夕方には報告書が出来上がるので、翌日にはお客様に「現在の状況」として提出できます。以前は提出までに3〜4日はかかっていたので、このスピード感にはお客様も驚かれますね。

――事務員さんとの役割分担にも変化がありましたか？

永洞さん：はい。今は私が現場ポケット上で写真をポンポンと貼り付け、文字入力まで一人で完結させています。
事務員さんには、最後に誤字脱字がないかの最終チェックをしてもらうだけ。「2〜3人がかり」だった作業が「ほぼ一人」で済むようになり、事務負担が劇的に減りました。

――現場の職人さんの意識や動きに変化はありましたか？

永洞さん：職人も含めた全員が、各現場の進行状況をリアルタイムで把握できるようになりました。「今の現場がここまで進んでいるなら、明日は別の現場に応援に行ってもらおう」といった人員配置の判断が非常にスムーズになりましたね。

また、写真を撮ることで「悪いところをいかに綺麗に直すか」という職人の意識も変わりました。工程が順番に並ぶことで、自分たちでも経過を把握しやすくなり、施工の質そのものが向上していると感じます。

――売上にも大きな変化があったそうですね。

永洞さん：おかげさまで、売上は前年比で倍以上になりました。
この地域では、民間の住宅塗装でここまで詳細な写真報告書を出している業者がほとんどいません。「ここまで詳しく説明してくれるペンキ屋さんはいない」とお客様に非常に喜ばれますし、言葉だけでは伝わらない劣化状況が見える化されることで、見積もりへの納得感と信頼が格段に上がりました。
今は紹介の案件も増え、嬉しい悲鳴をあげている状態です。

今後の展望、次は「工程表」で人工管理を極めたい

――現場ポケットの満足度と今後の活用目標についてお聞かせください。

永洞さん：「大満足」です。現場ポケットのおかげで、人を増やさずとも倍以上の案件を回せる体制が整いました。今後は工程表機能を使いこなしたいです。

誰が何日入ったかという人工管理や、現場全体のスケジュールをよりスムーズに組めるようにしたいですね。現場ポケットをさらに活用して、より効率的な運営を目指していきます。

――最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

永洞さん：私を含め、当社のような業種はパソコンに弱い人が多いというイメージを持っていますが現場ポケットなら大丈夫です。
「パソコン音痴でも使える素晴らしいシステム」だと自信を持って言えます。事務作業を楽にしたい、お客様からの信頼を得たいと考えているなら、間違いなく助けになってくれるはずです。