複数のアプリから「現場ポケット」一つへ。報告書作成の劇的な効率化に成功した事例

個人のお客様をメインにリフォーム事業を展開するLIFIX株式会社様。

以前は、顧客管理や現場の進捗管理のために複数のアプリを併用していましたが、情報の入力漏れや動作の重さなど、管理の煩雑さが大きな課題となっていました。
代表の木幡さんが、現場ポケットへの集約を決断したことで、会社全体の情報共有スピードが飛躍的に向上しました。

特に「めちゃくちゃ楽になった」と語る報告書作成機能の効果により、これまで社長自らが関与していた現場管理を、従業員に完全に任せられる体制を構築されました。
導入の背景と、その圧倒的なメリットについてお話を伺いました。

2～3個のアプリ併用による「入力漏れ」と「情報の散散」

――現場ポケット導入前は、どのような課題がありましたか。

木幡さん：一番は、情報の管理がバラバラになっていたことですね。以前は2〜3個のアプリを使い分けて、お客様の情報、使用材料、職人がいつ現場に入ったかといった情報をバラバラに管理していました。でも、アプリが複数あると「あっちには入れたけど、こっちには入力し忘れた」というミスがどうしても起きてしまいます。さらに、私のスマートフォンの状況もありましたが、アプリが重くてなかなか開かないといったトラブルもあり、結局そのたびに電話で状況を確認しなければなりませんでした。

――複数のアプリやLINE、電話が混在している状況で、どのような負担がありましたか。

木幡さん：営業マンや下請けさんも含め、全員に同じ情報を徹底させるのが本当に大変でした。アプリの入力が漏れれば、管理者がいちいち電話で確認し、情報を補完しなければなりません。この「確認のための電話連絡」が、現場数が増えるほど大きな負担になっていたんです。

材料発注から施工管理までを「一つにまとめる」

――現場ポケットを導入しようと思われたきっかけや、選定の理由を教えてください。

木幡さん：アステックペイントの担当の方からの紹介がきっかけです。最初、費用を聞いたときは「少し高いかな？」とも思いましたが、実際に使い始めてからは「これだけ楽になるなら妥当だな」と感じるようになりました。
選んだ最大の理由は、「施工管理を一つに集約できる」という点です。アプリの数は少ないほうが圧倒的に楽なんです。
他社のアプリと比較検討するよりも、信頼している担当の方と一緒に二人三脚で導入を進められる安心感もありました。

「報告書機能」が変えた、経営者と現場の関わり方

――導入後、社内の情報共有や業務の流れにどのような変化がありましたか。

木幡さん：情報が現場ポケット一つに集まったことで、入力ミスや共有漏れは明らかに減りました。そして何より、私自身が現場の細かな管理にタッチしなくて済むようになったことが、一番の変化ですね。

今は営業マンと職人さんが現場ポケット内で直接やり取りをし、進捗管理もそこで完結しています。私はたまに確認するだけで、現場がスムーズに回るようになりました。

――特に高く評価していただいている「報告書機能」について、具体的に教えてください。

木幡さん：報告書作成は、マジで、めちゃくちゃ楽になりました（笑）。

以前はLINEなどで送られてきた写真を事務員や営業が拾い上げ、Excelのひな形に一枚ずつ貼り付けていました。20～30ページに及ぶ施工前の資料や見積書を作るのは、想像以上に骨の折れる作業です。それが今は、職人さんが現場でアップした写真をそのまま選ぶだけでいい。このスピード感と手軽さは、以前のやり方とは比べものになりません。
「大変だった作業がこれだけ楽になった」という一点だけでも、月々2万円弱の利用料を払う価値は十分にあると感じています。

―― 他に変化を感じたことはありますか。

木幡さん：最大の変化は顧客対応の「スピード感」です。お客様からの問い合わせがあった際も、現場ポケットに案件を登録して共有すれば、全員が即座に状況を把握し、回答ができます。この「スピード感」こそが、お客様の信頼につながっていると思います。

さらに使いこなし、効率化を上げていく

――現場ポケットの全体的な満足度はいかがでしょうか。

木幡さん：「非常に満足」です。すでに知り合いの経営者仲間、数人には現場ポケットを勧めています。単純に、このアプリ内で全部完結できるのは本当に楽ですから。

――今後、どのように現場ポケットを活用していきたいですか。

木幡さん：正直、まだ全ての機能を使いこなせているわけではないと思います。そこはまたサポート担当の方に、新しい使い方を教わりながら、さらに効率を上げていきたいですね。

――これから導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。

木幡さん：複数のツールで管理が面倒になっていたり、報告書作成に追われている会社さんなら、入れて損はないですよ。使うまでは良さがわかりにくいかもしれませんが、現場が自走するようになり、経営者が他の業務に集中できるようになる。

この「楽になる感覚」を、ぜひ多くの人に体験してほしいですね。