リフォーム業界における現場報告書の作成は、多くの企業で長年の課題ではないでしょうか？特に大量の写真を扱う会社では、膨大な時間と労力が費やされ、現場の生産性を圧迫する要因になっています。

そんな中、株式会社リホームサービスさの様は現場ポケットの導入により平均3～4時間かかっていた報告書作成時間を短縮し、慢性的な残業問題の解消につなげられました。

今回は、その劇的な業務改善を可能にした現場ポケット導入の舞台裏と、その効果について、ご紹介します。

報告書作成時の現場の疲弊。課題は「写真管理」

――現場ポケットを導入する前の課題を教えてください。

川村さん：最も深刻な課題は、写真報告書の作成負荷でした。
1件あたり100～200枚にも及ぶ写真をExcelに貼り付け、レイアウトを整える作業には、平均で3～4時間、案件によっては半日近くを要していました。

さらに、職人さんからの写真データの受け渡し手段がメール、LINE、USBメモリと多岐にわたり、最新のデータがどこにあるのかを探すだけで、無駄な確認作業や連絡に時間を取られていたのです。

写真の撮り忘れに気づくのは報告書作成の最終段階がほとんどで、再撮影のために現場へ出向くケースも少なくありませんでした。その結果、残業が慢性化する一因となっていました。

――課題解決のために対策を打たれましたか。

川村さん：社内で運用していた発注管理システムに画像を特定のフォルダに入れると自動で報告書に反映される仕組みがありました。
動作自体は良好だったのですが、クラウド版のストレージ上限にすぐに達してしまい、長期的な運用は困難であると判断せざるを得ませんでした。
画像データは容量が大きいため、「便利だが容量が足りない」というジレンマが解消されず、根本的な解決には至りませんでした。

――現場ポケットを知ったきっかけは？

川村さん：代表がWeb検索したところ現場ポケットが表示されたのが、最初の出会いでした。Facebookにも関連広告が表示されていたようで、「手頃な価格で使えそうだ」という話になり、すぐに問い合わせをしました。

導入決定の決め手は圧倒的なコストパフォーマンス

――数あるサービスの中で「これだ」と決めた最大の理由をお聞かせください。

川村さん：最大の決め手は、そのコストパフォーマンスの高さでした。同等の機能を持つ他社ツールと比べても料金が一段と安く、「もし合わなければ引き返せる」という安心感が得られました。

他社のツールと詳細な比較検討を行うまでもなく、料金表を見た時点で「最有力候補」としての位置づけし、ほぼ迷うことなく導入を決定しました。

――サポート体制についてはどのような印象をお持ちですか。

川村さん：私自身は直接問い合わせる機会は少なかったのですが、事務スタッフがメールで質問した際には、丁寧な回答があったと聞いています。

さらに、必要に応じてZoomで画面共有をしながら操作手順を教えていただけたようです。「困ったときにすぐに助けてもらえる」という安心感は大きく、結果として事務スタッフの負担は確実に軽減されました。

報告書作成時間が1時間短縮！残業削減と生産性向上を実現

――実際に稼働し始めて、報告書作成時間はどのように変化しましたか。

川村さん：これまで3～4時間かかっていた報告書作成が、2～3時間で完了するようになりました。

短縮幅は1時間前後ですが、特に写真の枚数が多く、複雑な案件ほどその恩恵は大きいと感じています。
写真の撮り忘れが減少したことで、現場への再訪問回数が目に見えて減りました。また、数字では語りにくい部分ではありますが、「写真は現場ポケットを見れば揃う」という状態が実現したことで、社内外の連絡にかかる時間が大幅に短縮されました。

メールやLINEで写真を探す手間がなくなったことは、非常に大きな変化です。

――現場ポケットに今後どのような期待を寄せていらっしゃいますか。

川村さん：現場で撮影から報告書の完成までがワンストップで完結できる仕組みが整えば、残業時間をさらに大幅に圧縮できると考えています。
特に、スマートフォンでの報告書編集・確認機能や、iPhoneの広角レンズへの対応が実装されれば、当社の満足度は格段に向上するでしょう。

今後のアップデートに期待しています。

サポートを積極的に使うことが成功のカギ

――これから導入を検討される企業の方へメッセージをお願いします。

川村さん：もし検討段階にある企業様がいらっしゃいましたら、写真整理が格段に楽になると思いますし、低価格なのでまずは試してみてもいいかもしれません。
その際、まず自分たちで試してみるよりも、最初からサポート担当に積極的に操作レクチャーを依頼する方が、学習コストを確実に抑えられるでしょう。
機能を最大限に活用するほど費用対効果は高まりますので、サポート担当に伴奏いただくことがが導入成功のカギになると思います。