塗装の現場で多くの企業が直面する課題、それは「膨大な報告書作成の手間」や「情報管理」ではないでしょうか。

Excelでの煩雑な作業に時間を費やし、重要な情報が流れてしまうといったストレスは、業務効率だけでなく成約率にも影響を与えかねません。
今回は、そのような課題を抱えていた株式会社TOIROが、現場管理アプリ「現場ポケット」を導入し、報告書作成時間を平均3時間短縮し、情報伝達のストレスからも解放された事例をご紹介します。

Excelでの報告書作成と現場情報の混在が大きな課題

――現場ポケットを導入される前の課題を教えてください。

中野さん：大きく二つありました。

一つ目は、Excel での各種報告書づくりが膨大な手間になっていたことです。

当社では「建物調査報告書」「施工指示書」「完了報告書」を案件ごとに必ず提出していますが、Excel で写真を貼り付け、セルの結合を解除してサイズをそろえ、コメント欄の幅を微調整して……という作業だけで半日が消えます。

写真が多い現場だと PC がフリーズし、保存前のデータが飛んで最初からやり直し、という悲劇もざらにありました。

とくに繁忙期は “1日2現場” 回ることもあるので、「今日は報告書を持たずに商談に行ってしまおうか」と妥協することも。
資料の質がまちまちになり、結果的に成約率も下がる悪循環に陥っていました。

プライベートと業務LINEの混在も大きな課題

二つ目は、プライベートと業務の LINE が混在していたことです。

以前は現場ごとに LINE グループをつくり、職人さんや協力会社さんと写真・指示を共有していました。ところが家族や友人とのトークも同じタイムラインに流れてくるため、朝に届いた塗装前の躯体写真が昼にはスタンプで流され、夕方にはどこに行ったのか分からなくなる。

グループが増えるほど通知は鳴りっぱなし、検索しても目的の写真が見つからず、現場で「ちょっと待ってくださいね」とスマホをスクロールし続ける非効率がストレスでした。

導入の決め手はコスト×機能のバランス感

――数あるシステムの中で、最終的に現場ポケットに決めた理由を教えてください。

中野さん：決め手は 「規模感に合ったコスト」 と「機能」 の両立です。

実は一度、大手のシステムを本格導入しかけたことがあります。しかし初期費用で数十万円、月額も社員数ベースで加算される仕組みだったため、従業員８名規模の当社には荷が重いと判断しました。現場ポケットは月額１万円程度。もし合わなければリスク少なく撤退できる金額設定が大きかったですね。

機能面では「報告書作成」「チャット」「写真・図面管理」「掲示板」が一つのパッケージになっているオールインワン感に魅力を感じました。

お客様情報を一度入力すれば、そのまま見積書や指示書、完了報告書まで流用でき、複数のツールを使用することによる二度手間がなくなるイメージが持てました。

伴走型サポートにより報告書作成３時間短縮と成約率アップ！

――導入後、一番インパクトがあった効果を教えてください。

中野さん：報告書作成に要する時間が平均で３時間短縮できたことです。

テンプレートを複製し、お気に入り登録した写真をドラッグするだけでレイアウトが整うので、 見栄えとスピードを同時に実現できました。
Excelで作成していた時は「写真を縦横どちらで貼るか」「コメント欄がはみ出ないか」と神経をすり減らしていましたが、今はフォーマットが決まっているので迷うことがありません。

結果、提案時に必ず報告書を添付できるようになり、成約率も向上しました。また、施主様からも報告書のクオリティの高さに驚かれるようになりました。

――導入して嬉しかったエピソードなどはありますか。

中野さん：１番は、現場ポケットを通じて御社のスタッフの皆さんと出会えたことですね。正直、導入を決めた段階ではツールさえ使えればいい程度にしか考えていませんでした。

でも始めてみると、質問すれば即レスで返ってくるし、毎回担当者が寄り添ってくれる。単なるツールではなく伴走型サービスなんだと驚きました。

現場にフィットした活用で今や自社の武器！

――現場ポケットの現状の満足度やコメントがあれば教えてください。

中野さん：迷いなく非常に満足です。報告書作成時間の劇的な短縮、LINEの情報混在問題の解消に加え、サポートのレスポンスが速い。要望を出せば必ずフィードバックをくれるので、もっと良くなるという期待感も持ち続けられます。

現場にフィットした形で成果が出せるので、まさに“自社の武器”として活躍してくれています。今後の進化にも期待しています。