電気工事業を営む株式会社トップライズ様。
同社では、現場管理が全て紙ベースで行われており、現場の「誰がどこにいるか」の把握が困難な上、事務・経理を担当する岡田さんは、現場からの報告を一つひとつエクセルに転記する作業に大きな負担を抱えていました。

特に、協力会社も含めた人数把握の漏れは、元請けへの請求遅延にもつながる深刻な課題でした。そんな同社が、日報管理のシンプルさを決め手に導入した現場管理アプリ「現場ポケット」。
導入後、数日かかっていた請求業務を当日中に完了させるなど、劇的な業務改善を実現した経緯を伺いました。

紙と口頭による管理が引き起こす深刻な業務負荷と人数漏れ

――現場ポケット導入前は、どのような課題を抱えていましたか。

岡田さん： 導入前は全て紙ベースで管理していました。そのため、日々「誰がどこの現場に行っているか」が把握しにくく、報告書を提出してもらっても、毎日の報告内容を私がエクセルに転記するのが大きな負担でした。

また、報告の情報は、電話やLINEでも来ていましたが、一度現場の担当者に集約され、そこからまた私の元へ届くという手間とタイムラグが発生していました。

――特に困っていたのは、どのような点ですか。

岡田さん： 一番困っていたのは、人数把握の漏れです。自社内での案件ならまだしも、協力会社の方も含めて人数を管理していると、元請けさんの方で把握している人数と、当社で把握している人数が合わないといったことが起きていました。

最終的な報告書を月次で集計する際、漏れがあると本人ももう覚えていません。それに、気づかないまま2、3ヶ月後に発覚することもあり、その後の請求調整が非常に煩雑でした。

過去の情報と照らし合わせたり、協力会社さんからの請求書と突き合わせたりする作業は、最終的に漏れがあった場合にかなり時間が取られていました。

――具体的に、その照合作業にどれくらいの時間がかかっていたのでしょうか。

岡田さん： 現場が長期にわたる場合もありますが、最終的な集計は本当に時間がかかっていました。以前は、日々の報告のエクセル転記と月次の集計・照合で、合計すると1日、時には2日の仕事になっていました。

さらに、協力会社さんからの請求書が遅れると、元請けさんへの請求日も1週間から10日ほど遅れてしまうという問題も起きていたのです。

複雑な機能は不要「日報管理のシンプルさ」を最優先

――数あるツールの中から現場ポケットを選ばれた理由は何でしょうか。

岡田さん： Webで「日報」というキーワードで検索して、現場ポケットにたどり着きました。他のツールも資料請求しましたが、大半は金額が高額だったり、機能が複雑そうで、大手企業や工務店向けだと感じました。
当社はそこまで規模が大きいわけではないので、「日々の日報管理が一番しやすい」という点を重視して探していました。現場ポケットは、必要な機能がシンプルに実現でき、金額的なハードルも低かったことが決め手となりました。

――現場ポケットの導入はスムーズでしたか。

岡田さん： はい、非常にスムーズでした。

設定もすごく簡単でしたし、従業員と協力会社さんへの通知も困ることなく行えました。初期設定のほとんどを私自身で問題なく完了できたと記憶しています。

請求業務が当日完結へ。現場間の相互応援も可能に

――導入後、最も改善されたと感じる効果を教えてください。

岡田さん： 作業効率と情報共有の二点が大きく改善しました。まず、現場の報告時間が大幅に削減された点です。
現場の担当者は、誰がどこに行っていたかすぐアプリで見られるようになったので、次の現場への人員配置が迅速に決められるようになりました。

10数名で現場を回しているので、全員の動向を把握するのは大変なのですが、アプリを見れば状況がわかるため、私よりも現場の者の方が助かっていると思います。

また、情報共有の面でも、現場の班長が日報の情報を都度確認し、「今日、人手が足りない」「この現場が早く終わったから手伝いに行こうか」といった応援の連絡を現場同士で迅速に取り合えるようになりました。

協力会社さんとも長い付き合いなので、助け合いながら現場を回す体制がより強化されたと感じています。

――岡田様が抱えていた集計作業は、どれくらい削減されましたか。

岡田さん： これは劇的に変わりました。
以前は1日から2日かかっていた集計・転記作業が、今では体感で3分の1以下に減っています。集計表を打ち出して、時間を軽く確認するだけで済むようになったからです。

特に、請求書を出すまでの時間が大幅に短縮されたのが一番嬉しい点です。
以前は請求書の発行までに3日ほどかかっていましたが、今では当日中に問題なく完了できるようになりました。請求書関連の業務は、本当に時間が半分以下になりましたね。

――その結果、業務にどのような変化がありましたか。

岡田さん： 請求書業務でバタバタすることがなくなり、事務作業に余裕ができました。

その分、経理など他の業務にしっかり時間を充てられるようになったのは大きなメリットです。また、数ヶ月に及ぶ長期現場で、元請けさんから途中で「今何人入っているか把握してくれ」と急に聞かれた時も、以前は紙ベースの情報を集計し直す必要がありましたが、今は集計表ですぐに回答できるレベルになりました。

ミスの減少と時間の短縮が、全体的な業務の質を上げてくれました。

日報管理に悩む会社にこそおすすめ

――現場ポケットの満足度と、導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

岡田さん： 現状は満足しています。私たちが求めていた「日報管理」という機能がシンプルに実現できたことが大きいです。
会社によって求めるものは違うと思いますが、「どうやったらうまく管理できるんだ」と日報で困っている方には本当におすすめです。

難しい操作がないため、現場の者もストレスなく使えると思います。初めてアプリを導入するなら、まず試してみるのが良いのではないでしょうか。