少数精鋭体制で塗装業を展開する株式会社砂田塗装。代表の砂田さまは営業から現場管理までを一手に担う中で、従来のLINEを活用した情報共有の非効率さに課題を感じていました。

特に、現場写真の保存期間や、工程表・報告書の作成にかかる時間的コストは大きな負担となっていました。

同社が選んだのは、シンプルな設計と報告書・工程表機能に特化した現場管理アプリ「現場ポケット」です。導入後、現場情報の一元管理と業務の時短化をどのように実現したのか。砂田さんにお話を伺いました。

情報の分散と非効率な手作業による業務負担

――現場ポケット導入前は、どのような課題がありましたか。

砂田さん：導入前、最も改善したかったのは、写真管理と情報共有にかかる手間でした。 以前は、職人に撮ってもらった写真をいちいちLINEで送ってもらい、それを私がダウンロードして自分のスマートフォンに取り込むという、非常に手間のかかる作業をしていました。LINEでは、保存期間が過ぎると写真が消えてしまうリスクもあり、重要な情報が失われるかもしれないという不安を常に抱えていました。また、現場の仕様や色番などの指示もLINEのトークで送っていたため、情報があちこちに分散し、必要な時にすぐに探し出せない状態でした。さらに、これらの情報を職人や外注の方々に配布する作業も、その都度、私が対応する必要があり、業務の効率を著しく低下させていました。

――報告書や工程表の作成にはどのくらい時間をかけていましたか。

砂田さん：かなりの負担になっていました。
まず、工程表は、ご依頼があった際に作成していましたが、導入前は10分ほどかかっていました。また、調査報告書や完了報告書といった各種報告書の作成も、以前は30分程度の時間を要していたのです。現場に出ながら、これらの事務作業をこなす必要があったため、一つ一つの作業にかかる時間は、私たちにとって大きなコストでした。

当時はまだ日報は使っていませんでしたが、現場の写真や情報を探して報告書にまとめる作業が、私の業務時間の多くを占めていたと言えます。

シンプルな機能による時短効果と職人への定着

――数あるDXツールの中から、現場ポケットを選定された決め手は何ですか。

砂田さん： 決め手は、当社の事業形態に合った「機能のシンプルさ」「コストパフォーマンス」、そして「導入のしやすさ」の三点です。

他にも複数のシステムは知っていましたが、現場ポケットはそれらに比べて設計がシンプルで、価格も手頃でした。
当社は、高度な機能よりも、「日々の日報管理と情報共有」を確実に、低コストで実現できることを最優先していたため、工程表や調査報告書といった機能が充実している現場ポケットを選びました。特に、情報が半永久的に残り続けるという安心感は非常に大きかったです。

――導入はスムーズでしたか。

砂田さん： 導入プロセス自体は非常にスムーズで、初期設定や操作方法で戸惑うことは特にありませんでした。職人や外注の方々への定着も、特に苦労はありませんでした。

彼らの主な使い方は、「トークで連絡を確認する」「写真を現場ポケットにアップロードする」「現場の住所を確認する」の3点です。

LINEのような感覚で使えるシンプルな画面構成が、そのまま定着へとつながりました。 特に若い職人が多いため、ログインして使い方を少し伝えただけで、その後は皆、自発的に使いこなしてくれています。

――職人や外注の方々は、現場ポケットで具体的にどのような情報を確認しているのですか。

砂田さん： 現場の住所や写真はもちろんですが、最も重要なのは色や色番号です。お客様との色決めを現場ポケットのトークで記録し、それを職人が見て作業を進められるようにしています。
また、現場の住所もすぐに確認できるため、以前のように私がメッセージでその都度共有する手間が大幅に削減されました。今では、関わる全員が現場ポケットを見て動ける状態になっています。

業務時間が最大66%短縮

――現場ポケット導入後、最も改善された効果は何ですか。

砂田さん：最も実感した効果は「時短になったこと」です。業務時間が大幅に削減されました。工程表作成時間が10分から5分に短縮。報告書作成時間が30分から10分に短縮されました。これらの事務作業が早くなったことで、現場管理や営業活動に時間を充てられるようになりました。また、職人との情報共有も改善しました。
以前は私がLINEで送っていた住所やなどの情報も、職人が現場ポケットを見ればすぐにわかるようになり、私自身の手間も削減されました。特に、お客様との色決めを現場ポケットのトークで記録し、それを職人が見て動けるという運用は、非常に有効な活用方法だと感じています。

――現場ポケットの満足度と今後の活用について教えてください。

砂田さん： 全体的な満足度は「満足」です。報告書と工程表の作成時間を大幅に短縮できましたが、今後、見積もり機能ができると満足度はさらに上がると思います。今は別の無料システムで見積もりを作成していますが、現場の情報と見積もりが一元管理できたら、これほど助かることはないので期待しています。

ぜひ実感していただきたい時短効果

――現場ポケットを導入検討されている企業様へメッセージやアドバイスをお願いします。

砂田さん： 報告書と工程表の作成時間は間違いなく削減されます。 とにかく時短と正確な情報共有を求めるなら、現場ポケットは最適です。

私たちのように効率的な動きと正確性の向上を目指す会社には、間違いないツールです。まずは試してみて、その時短効果をぜひ実感していただくのが良いと思います。