報告書作成の「苦手意識」を解消！2時間かかっていた作業をわずか20分に短縮し、高品質な報告書でお客様の信頼を獲得

空調設備工事や清掃を主軸とするKTクリーンサポート株式会社様。
同社は少数精鋭で業務にあたる中、特に「報告書作成」にかかる時間と手間に大きな負担を感じていらっしゃいました。
元請け様や法人のお客様に対し、高品質な報告書を迅速に提出したいという思いから、現場管理アプリの導入を検討。
数あるシステムを比較検討した結果、「現場ポケット」の選定に至り、大幅な業務効率化と顧客への提供価値向上を実現されました。今回は、代表の若生さんに、導入前の課題や選定の決め手、そして導入後の具体的な効果について、詳しくお話を伺いました。

2時間かかる報告書作成とシステムの「使い勝手の悪さ」

――現場ポケット導入前は、どのような課題やお悩みがありましたか。

若生さん：一番の課題は、報告書の作成にかかる時間でした。
私自身、事務作業が少し苦手ということもあったのですが、特に写真の取り込み作業が難しく、Excelの中に写真を1枚ずつ取り込んでいく作業だけで2時間ほどかかってしまっていました。

また、元請け様や法人のお客様から信頼を得るためには、質の高い報告書が必要不可欠だと考えていました。そのため、報告書作成のスピードの遅さが、結果的にお客様への提出遅れにつながってしまう、という点にも影響を感じていました。

そこで、報告書作成が簡単にできるシステムを探すことにしました。探すにあたり、せっかく導入するなら報告書機能に加えて、顧客管理や見積書・請求書作成までを一括でできるシステムを探しました。

他のシステムもいくつか試したのですが、報告書以外の機能、例えば見積もりや請求の機能が、こちらの意図する通りに細かく調整できないという点がネックでした。
特に、お客様の要望に応じた割引を入れたい時などに、システムの計算式（関数）が崩れてしまうなど、柔軟なカスタマイズができないシステムが多く、結局使いこなせずに解約した経緯があります。

――そのような中、なぜ現場ポケットを選んでいただけたのでしょうか。

若生さん：まず、報告書作成が簡単にできるという機能が非常に魅力的でした。他のシステムでは、写真報告書の部分が簡易的で、ExcelやPDFでの出力が思い通りにできないことも多かったんです。
その点、現場ポケットは、写真の編集や整理機能が充実しているのが決め手になりました。

例えば
①写真の編集ができること。
②写真が日付や撮影順で分かりやすく整理されていること。
③報告書に添付済みの写真が一目でわかること。などが魅力的でした。

特に、ビフォーアフターの写真を使う際、「これはどこの部品の写真だったかな？」と見返す作業が多かったのですが、添付済みの写真がわかる機能は非常に重宝しました。

見落としや使い忘れがないので、ストレスなく作業を進められます。

報告書作成時間が2時間から20分に劇的削減！

――現場ポケット導入後の効果を教えてください。

若生さん：間違いなく報告書作成のスピードが改善されました。以前は2時間かかっていた作業が、今は20分くらいで完了するようになりました。
これにより、お客様への提出スピードも改善し、私たち自身の負担も激減しました。今では、私以外の人間でも報告書を簡単に作成できる環境が整ったので、その点も大きな変化だと感じています。

さらに高品質な報告書を作成できるように

――報告書作成の時短以外で、何か改善された点はありますか。

若生さん：業務の仕組み化という部分を整えることができました。
報告書と写真の管理が体系化されたことで、社内での業務プロセスが作りやすくなったと感じています。
また、元請け様に対してExcel形式で報告書を提出する必要があるのですが、現場ポケットはExcelとPDFの両方で出力できるので、元請け様側の「データをいじりたい」という要望にも対応できるのが非常に助かっています。
さらに、報告書のレイアウトをいくつか選べる点も良いですね。
他社のアプリだと、レイアウトを選べないことが多かったので、お客様や元請け様の好みに合わせて調整できるのは、現場ポケットならではの利点だと思います。

当社としては、お客様に見ていただくものが報告書なので、そこを雑にしたり簡易的なもので済ませたりするのは良くないと考えています。「ちゃんとした報告書をくれる会社だ」とお客様が思ってくだされば、ご依頼をいただける確率も上がると思います。私としてはこれは重要な差別化のポイントだと考えています。

当社では、導入前から自社で報告書を丁寧に作ろうと注力していましたが、現場ポケットを導入してからは、より高いレベルで実現できるようになりました。

報告書作成に悩む空調系企業は最適

――現状の満足度と今後、現場ポケットに期待を教えてください。

若生さん：今のところ「満足」です。業務が非常に楽になったのは間違いありません。
現場ポケットへの今後の期待としては顧客管理機能がもっと充実してほしいですね。
顧客情報と、過去の作業履歴、連絡先、そしてエアコンなどの型番を紐づけて管理したいです。法人のお客様に対して、例えば年間で2回点検を行う必要がある場合に、顧客情報と過去の履歴を一覧で見られたら、次回のアプローチや点検の営業がかけやすくなると考えています。

――最後に導入を検討されている企業様へメッセージやアドバイスをお願いします。

若生さん：空調系の設備を使っている会社さんであれば、「ぜひ使ってみては」とお勧めできます。特に、報告書作成の時間がかかりすぎていると感じている会社や、ExcelやPDFでの出力形式を細かく調整したい、報告書の品質にこだわりたいという会社には最適です。

他のアプリで報告書機能が簡易的すぎて満足できなかった方には、ぜひ一度試していただきたいですね。