「紙の日報を集めてエクセルに転記するだけで丸１日が潰れる」

──そんな悩みを抱えていた株式会社電工センターのAさんは、低コストかつシンプルな日報アプリ「現場ポケット」に活路を見いだしました。
導入した結果、月次の集計時間は１日から半日に短縮。現場との情報共有もリアルタイム化し、残業と心理的負担を大幅に削減できたといいます。

本記事では、導入前の課題からツール選定の決め手、定着化のプロセス、そして得られた具体的な効果までを詳しくご紹介します。

手作業の限界――「紙日報×エクセル転記」で１人１か月分を手入力

――日報・勤怠まわりでは、どのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか。

Aさん：いちばん大きかったのは、すべて紙日報で運用していたため “月次集計がなかなか前に進まない” という点です。私は給与計算の前段階として
①日報回収 → ②労務時間の確認 → ③エクセル転記 を担当していますが
・１人あたり１か月分の紙日報をすべて拾い出す
・記入漏れや誤字を見つけたら本人へ確認
・日報が期日までに提出されておらず集計できないケースも多い
この “確認→催促→再確認” を全社員分くり返すため、締切日までに情報がそろわないことが常態化していました。

その結果、給与計算のスタートが毎月後ろ倒しになり、残業で帳尻を合わせる――これが最大の悩みでした。

――情報が揃わない状況に対して、社内ではどのような対策を試みていたのでしょうか。

デスクにメモを置いて催促とにかく個別にお願いして回る方法です。
大変ですし恒常的な解決策にはなっていなかったですね。

導入の決め手は『シンプルな機能』と『初期コストの低さ』

――現場ポケットを知ったきっかけは何だったのでしょうか。

Aさん：日報管理の専用ツールを探していて、インターネットで徹底的に検索しました。
最初は「施工管理アプリ」で比較していたのですが、機能過多や高価格で当社の規模や目的に合わないものが大半でした。

検索ワードを「日報管理」に絞り直したところ現場ポケットがヒット。シンプルな設計で私たちの希望に近かったため、検討リストに載せました。

――最終的に現場ポケットを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

当社にとって “初めてのデジタル日報” という点を踏まえ、次の３項目を重視しました。

①機能がシンプル
多機能な施工管理アプリでは職人が使いこなせない恐れがあります。日報入力と勤怠集計に絞られている点を評価しました。

②導入コストが低い
「試したが定着しなかった」場合の損失を抑えられる月額課金制が魅力でした。

②撤退しやすい契約形態
契約期間の縛りが短く、“お試し導入” がしやすかった点も安心材料です。

総合判断で「まずは現場ポケットから始めよう」と決断しました。

――導入プロセスはスムーズでしたか。

Aさん：はい。想定していたよりもスムーズに進みました。
まず２週間の検証期間を設け、紙日報と現場ポケットを並行運用しました。双方のデータを見比べながら「ここは項目名を変えよう」「この入力は削ろう」と微調整し、正式導入に備えました。

――並行運用によって現場の混乱はなかったのでしょうか。

Aさん：大きな混乱はありませんでした。現場ポケットのサポート担当と随時連絡を取り、「当社の分類項目をアプリのどこに当てはめるか」を一緒にすり合わせたのが功を奏したと思います。

――役立ったサポートがあれば教えてください。

Aさん：オンライン説明会です。従業員を２〜３グループに分け、合計３回ほど実施していただきました。私は同席し、疑問点が出たらその場で担当者に直接質問──“聞いて即解決” ができたため、現場への浸透が早まりました。

導入後の効果――集計時間が１日→半日に削減

――導入後はどのような効果がありましたか。

当社の場合は「作業効率の向上」と「情報共有の迅速化」が際立っていました。

①給与計算前の集計時間を50％削減
・丸１日かかっていた月次集計が半日で完了。　
・締切間際の残業がほぼ不要になり、精神的負担も大幅に軽減。

②修正依頼がリアルタイムに完結
・ミスや漏れをチャットで即連絡、その日のうちに訂正可能。
・置き手紙で２〜３日かかっていたタイムラグが解消。

③ミスの再発防止
・トーク履歴が残ることで「言った／言わない」の行き違いがなくなり、入力品質が安定。

――現場の方からはどのような反応がありましたか。

Aさん：最初は紙からアプリへの切り替えに戸惑いもあったようですが、完全に紙日報を廃止したことで早く慣れてくれました。

現場状況に合わせて入力できる柔軟性これらが社員に好評で、今では自ら使い方を工夫しています。

――現場ポケットに対する今の満足度をお聞かせください。

Aさん：満足しています。月次業務が大幅に楽になり、締切前のプレッシャーがほとんどなくなりました。これだけでも導入した価値があったと感じています。

最後に…現場ポケットの導入を検討する同業他社様へ

――最後に、導入を検討する企業様へアドバイスをお願いします。

初めてデジタル日報に挑戦する会社には最適だと思います。
・導入コストが低く、まず “お試し” で始めやすい。
・機能が絞られているため、小規模事業者や年配の多い職場でも受け入れやすい。

上記をメリットとして判断材料にしてみてください。