売上を伸ばし続ける成長企業、たつみ塗装工業株式会社様。

事業拡大と現場数の増加に伴い、社長である森本さんお一人が担う写真管理や情報共有の負担が深刻化していました。特に繁忙期には、毎日数百枚に及ぶ現場写真の整理に追われ、残業や自宅での作業が常態化していたのです。
この課題を解決するため、同社が導入したのが現場管理アプリ「現場ポケット」です。導入後、現場情報の一元管理と社内連携が飛躍的に向上しました。
森本社長が「すべてつながっている」と語る、現場ポケットを活用した企業の信頼度向上と効率化の秘訣についてお話を伺いました。

毎日の残業を生んでいた「写真管理」の膨大な手間

――現場ポケット導入前の課題についてお聞かせください。

森本さん： 一番の悩みは、毎日の写真管理にかかる膨大な時間でした。
導入前はLINEグループで情報共有をしていたのですが、物件が3〜4件常時動いていると、1案件につき10枚程度の写真が毎日私のスマートフォンに送られてきます。

そこからスマートフォンに取り込み、パソコンに送り直すという作業を毎日行っていました。多い時では現場が7件、8件になることもあり、毎日40分から1時間半もの時間をこの作業だけに費やしていました。

――大変なご負担ですよね。その作業はいつ頃行われていたのでしょうか。

森本さん： 毎日のことだったので、自宅に帰ってからも作業をしていました。
その日の写真をその日のうちに処理しておかないと、次の日にまた翌日の分が溜まってしまうので、毎日追われている状態でしたね。

この時間がどうにかならないかと常に思っていました。また、LINEだと写真に保存期限があり、消えてしまう不安もあったので、早めにダウンロードしなければならないというのも、精神的な負担でした。

機能の魅力と導入の決め手

――多くの現場管理アプリがある中で、現場ポケットを選ばれた決め手は何ですか。

森本さん： 以前から現場ポケットの存在は知っていたのですが、忙しさでなかなか導入に踏み切れていませんでした。ですが、色々と検索する中で、「時間の削減になった」という現場ポケットを使っている方の声を多く耳にし、 うちも導入してみようと思うようになりました。

職人たちも皆LINEを使うので、写真のやり取りはLINEと同じ感覚でできるだろうと思ったことが大きいです。また、私にとって調査診断報告書や完了報告書が現場ポケット内で作成できるという機能が非常に魅力的でした。

以前はPowerPointで報告書を作っていたので、その手間を削減したいという思いもありました。

――導入はスムーズに進みましたか。

森本さん： 導入時は、現場ポケットの担当にもサポートに入っていただき、社内で説明会を開きました。デモの案件を作って、皆で実際に触って練習してもらいました。
職人たちもLINEを使っていたので、写真のやり取りなどはスムーズに慣れていきました。

また、以前は皆個人の携帯を使っていたのですが、写真容量の課題を解決するため、約3ヶ月前から会社携帯に移行しました。
現場ポケットに格納した写真はいらないものは消してもらってもいい、という運用にしたことで、容量の心配もなくなりました。

写真管理の工数「ゼロ」へ。業務効率化の大きな成果

――導入後の効果を教えてください。

森本さん： やはり、写真の自動保存と管理です。以前は毎日40分以上かけて行っていた写真の取り込み作業が、現場ポケットにアップロードされることでほぼゼロになりました。

導入当初は、「本当に保存されているのかな？」と不安になるくらい、早く作業が終わるようになりましたね。今は、毎日の写真アップロードを見て、帰社した職人と「今日はどうだった」と話をするくらいで済んでいます。

この写真管理の工数削減が一番大きいです。また、報告書についても劇的に早くなりました。PowerPointで作成していた頃は1時間以上かかっていましたが、現場ポケットのひな形を使って複製・作成することで、今は1件あたり10分〜30分程度でできています。

月々7件程度作成していますが、以前と比べると半分以下の時間で完了しています。報告書作成が苦ではなくなり、すべて私一人で対応できています。

――現場での動きや顧客対応で良い変化はありましたか。

森本さん： 3つあります。一つ目は情報共有のスムーズ化です。
現場での細かな問題が起きた時、「写真送ったので見てください」と現場ポケット内で連絡をもらい、写真を見ながら出先でも迅速に解決できるようになりました。

二つ目は現場指示の効率化です。契約が決まると、作業内容や使用材料などを基本情報に細かく全て記載しています。職人はそれを見れば初めての現場でも私が説明しなくても全てわかるようになり、スムーズに動けるようになりました。

三つ目はお客様対応の分担です。以前は雨の日の工事中止連絡なども私が全て行っていましたが、今は現場担当者に分担してもらうようになりました。

お客様の電話番号も現場ポケットに入っているので、それを見て現場担当者が直接連絡します。私の仕事が減ったのもそうですが、職人サイドとお客様とのコミュニケーションが取れるようになったことが大きいですね。

――売上や契約率への影響はありましたか。

森本さん： 現場ポケット導入以降、売上がおよそ1.4倍になりました。要因は一つではないと思いますが、現場ポケットで写真共有や報告書作成が早くなった分、お客様への見積もり提出スピードも上がり、相見積もりが多い中でも「御社に決める」というお声が増えました。

また、お客様に工事後のアンケートを書いてもらい、それを現場ポケット内で共有することで、職人のモチベーションアップや人事評価にもつなげています。

お客様の信頼度向上と社内意識改革のすべてにつながっていると感じています。

お気に入りの機能は「すべてつながる」全体工程表

――現場ポケットでよく使う機能を教えてください。

森本さん： 全体工程表です。繁忙期になると、紙ベースの工程表では途切れてしまうこともありますが、現場ポケットで全体工程が見えるようになったことで、社内の施工管理技士の社員と二人で、「この現場が終わる頃に、この現場を組み込んでいく」という流れが明確になり、スムーズなスケジュール調整ができるようになりました。

これが一番のお気に入り機能です。

――現場ポケットの導入を検討されている方にメッセージをお願いします。

森本さん： 現場ポケットを導入すると、すべてがスムーズに現場が運べるようになると思います。 現場調査の時から案件を現場ポケットに入力し、帰ってすぐに写真を入れるという運用を徹底すれば、そこから報告書作成、情報共有、すべてがスムーズにつながっていきます。

個人的には導入しないのはもったいないと思います。企業効率も早くなりますし、お客様からは「しっかりした報告書を作ってもらってますね」と信頼度も向上します。

iPadで報告書を見せたり、プリントアウトしたものを渡すなど、ご丁寧な提案ができ、相見積もりでも「御社に決める」と言ってもらえるケースも増えています。