地域密着で高品質な塗装工事を提供する株式会社ARQPLUS様。
導入前は「LINE」や「紙ベース」で情報共有や管理を行っていましたが、人員の拡大と現場の増加に伴い、特に協力会社を含めた職人の勤怠管理に大きな課題を抱えるようになりました。
同社が、この課題解決の切り札として選んだのが、現場管理アプリ「現場ポケット」です。
導入のきっかけは勤怠管理でしたが、結果として全社的な情報管理と業務効率化を実現しました。
現場管理から営業、事務作業に至るまで、「現場ポケット」はどのように貢献しているのでしょうか。営業・現場管理をご担当されている藤岡さんにお話を伺いました。

もともとはあまり課題感を感じていなかった

――導入前の情報共有や現場管理はどのように行われていましたか。

藤岡さん：情報共有は主にLINEを使っていましたし、現場の進捗管理は紙ベースが中心でした。
正直なところ、導入前はそれが当たり前だと思っていたので、特に「大きな課題」とは感じていませんでした。現場管理アプリがあることは知っていましたが、初期費用がかかるイメージもありましたしね。

課題だとは思っていなかったのですが、たまたまアステックペイントの営業の方から「現場ポケットをリリースしますよ」とご紹介があり、現場ポケットは他のアプリと比べて安価だったこともあり、「それなら一度試してみようか」というのが導入のきっかけでした。

きっかけは人員増による「勤怠管理の必要性」と位置情報機能

――課題感がない中で紙ベースの管理からデジタルへ移行しようと思われた、決定的なきっかけは何だったのでしょうか。

藤岡さん：もともと導入を決めた一番の理由が、「出退勤の管理」の必要性です。当社は塗装業ですが、大規模な現場になると応援として協力会社の方に入っていただくことがあるんです。

その際、現場に5～6人入ると、私が行けない時など、協力会社の現場管理に任せっきりでは、誰がいつ現場に来て、いつ帰ったのかが正確に把握できません。

現場ポケットは、良くも悪くも位置情報に基づいて出退勤が管理できる機能がありますよね。そこで出勤・退勤の打刻をしないと、勤怠として認めない、という運用ができる。
当社ではそれまで勤怠管理用のアプリを使っていなかったので、応援人員の勤怠を正確に把握したい、という目的が最大の導入理由でした。

――現在は協力会社の方だけでなく、自社の職人さんや事務員さんの勤怠管理にも現場ポケットを活用されているそうですね。

藤岡さん：はい。今は自社の職人はもちろん、事務員の出退勤管理も現場ポケットで行っています。日報ほど細かくはつけていませんが、出退勤の記録が残るのは非常に楽になりました。

以前はLINEのメッセージで「何時から何時まで」と記録していたものを、事務員さんが見ながら集計していたので、だいぶ楽になったと思います。

――実際の使いやすさはいかがでしたか。

藤岡さん：他のアプリと比較はできませんが、メッセージ機能などはLINEに似ているので、使いにくくはないですよ。

私は比較的若いので早く慣れましたが、この業界は年配の職人が多いので、彼らが使いこなすには「やや大変」でした。

新しいことをするのが嫌だったり、「面倒くさい」と言って、最初はなかなか浸透しなかった職人も多かったです。
当初は、私が職人たちに「こうやって使うんですよ」と一人一人レクチャーをしていました。特に、応援人員として日によって人が変わる現場などは、責任者の方に使い方を説明しても、まだ理解が不十分な場合もあり、大変でしたね。

しかし、今は責任者にもしっかりと使い方を浸透させることができているので、当初に比べて運用はスムーズになりました。

報告書作成は1時間→10分に短縮、全社的な情報共有も実現

――導入後、特に改善された効果は何でしょうか。

藤岡様： 最も実感しているのは「時短」、すなわち業務の効率化です。
特に事務作業のスピード感が上がりました。以前は報告書をExcelで作成していたのですが、写真のサイズ調整などが非常に手間がかかっていました。現場ポケットなら、現場の写真の中からドラッグ＆ドロップするだけで写真が入るので、作成時間が大幅に削減されました。

当時、報告書の作成時間は1件あたり1時間はかかっていたと思います。それが今は、事務員さんにお願いしていますが、10分もあれば作成できるのではないでしょうか。

作成する件数は月4〜5件と変わりませんが、その空いた時間を営業活動や他の仕事に充てられるようになったのは、間違いなく大きな効果です。

――報告書の作成以外で効果を感じたことはありますか。

藤岡さん： 先ほどお話しした通り、アステックさんのご指導で、全ての案件を現場ポケットで管理するようになったことで、全社的な情報共有が劇的に改善されました。

以前は、各営業担当者が持っている案件を紙に書いて、社内のホワイトボードに貼り出す、という形で管理していました。これだと社内でしか確認できません。

しかし、今は現場ポケットの全体工程表で、誰がどの現場を動かしているのかが社外からでもすぐに確認できるようになりました。

また、現場で撮った写真が現場ポケットに入っているので、事務員さんが会社のInstagramを更新する際など、写真を引っ張ってくるのも楽になりました。

職人さんの管理に困っている方こそ導入・移行メリットは大

――現場ポケットの満足度と導入を検討されている企業様へメッセージがあればお願いします。

藤岡さん：現状は満足です。一番の理由は、やはり業務の確実な効率化が達成されたからです。もし、職人の管理で困っている人がいれば、「こんなの良いものがありますよ」と勧めたいです。

特に、従業員ではなく、一人親方をたくさん抱えているような会社は、人工の計算や集計が大変だと思います。現場ポケットを使えば、だいぶ楽になるのではないでしょうか。

他のアプリを使ったことがないので比較はできませんが、特に職人の管理という面に関しては非常に楽になりました。

何を重要視するかにもよりますが、価格の面でも、導入・移行するメリットは十分にあると思います。