従業員およそ40名を抱える株式会社IKEDAでは、かつて現場管理が担当者個人の記憶に強く依存し、煩雑なExcel作業やLINEでのやり取りが主体となっていました。
その結果、情報共有が一部の担当者に集中し、特に報告書の作成や日報の集計といった事務作業が、当時の担当であった鈴木さんの残業を常態化させていたのです。

同社は過去に他社の報告書作成ツールも試しましたが、現場の一元管理を目指し、現場管理アプリ「現場ポケット」を再導入しました。
この再導入によって、どのように属人化を解消し、業務効率を劇的に改善できたのか。導入担当の鈴木さんにお話を伺いました。

LINEとエクセルによる「記憶頼り」の属人化管理

――現場ポケットを導入する前の課題を教えて下さい。

鈴木さん： 導入前は、Excelや他社の報告書作成ツールも使っていました。
しかし、そのツールでは報告書しか作れず、現場管理や写真共有は結局、LINEに頼らざるを得ませんでした。

各業者や職人とは現場ごとのLINEグループや個人でやり取りしていたため、情報が分散し、非常に多くの手間がかかっていました。最も大きな問題は業務の属人化です。

当時の現場管理担当（私）がすべてのLINEのやり取りや資料を把握している状態だったので、「私がいなければ現場の状況がわからない」という状況でした。

――属人化した管理体制は、日報や勤怠管理にどのような影響を与えていましたか。

鈴木さん： 日報管理も非常に非効率でした。以前は、「この日入っていたような気がする」と記憶をたどりながら、現場に何人入ったかといった人数計算を行っていました。

私は毎日、職人さんや外注さん全員の勤務状況をExcelで一つひとつ入力し、月次の集計を作成していました。
この作業だけで毎日15分から30分ほど時間を取られ、残業が日常化していました。特に、出張などで作業が溜まると、記憶に頼って計算する必要があり、さらに時間がかかっていました。

また、お客様から「いつ来るんだ」といったクレームにもつながるなど、時間管理の不徹底が対外的な問題まで引き起こしていました。

操作性の高さがもたらした「非常にスムーズ」な移行

――現場ポケットを選定された決め手は何ですか。

鈴木さん： 決め手は見やすさと使いやすさです。
報告書機能だけでなく、アプリ自体の操作性が優れていました。当時は複数の会社が工程表などの機能で提案に来ていましたが、私たちは「現場の一元管理」と「写真管理」を重視しており、現場ポケットのシンプルさと費用が非常に魅力的でした。

また、アステックペイントの営業担当者からの提案という安心感や、プロタイムズ加盟店として使用する前提があったことも要因の一つです。費用も高額ではなかったため、費用対効果の面からも優れていると判断しました。

――導入プロセスはスムーズでしたか？また、その際に役立ったサポートは何ですか。

鈴木さん：非常にスムーズでした。初期設定から職人への説明会まで、何の不便もなく移行できました。

現場の職人を集めて説明会をしましたが、スムーズに理解してもらうことができました。特に役立ったのは、現場ポケット側から提供された専用のマニュアルです。資料ベースではありましたが、非常に分かりやすかったため、私たちが独自に作成し直す必要がなく、全職人に配布するだけで済みました。

また、困った時にすぐに電話すると対応してくれるレスポンスの速さも、使い続ける上での大きな安心感になっています。

脱属人化！報告書作成時間が50%減、日報管理も 0 負担に

――現場ポケット導入後、最も改善された効果は何ですか。

鈴木さん： 最も大きな効果は、業務負担の大幅な軽減です。報告書については、以前は私一人が中心となって作成していましたが、現場ポケット導入後は、データがアプリ上にあるため、パートスタッフなど誰でも報告書を作成できるようになりました。

写真の当てはめやレイアウト作成が容易になったことで、以前は1時間程度かかっていた報告書作成が30分程度で済むようになりました。

私自身はほとんど報告書作成に関わらなくなり、その分の時間が大幅に短縮されました。また、日報管理については私の負担がゼロになりました。
以前は毎日15〜30分、月間で10時間近くかけて手動でExcel集計していた日報管理は、入退場の連絡と日報機能を活用することで、私の作業は「一切なし」の状態になりました。これにより、時間をかけていた集計作業から解放されました。

――情報共有の属人化は解消されましたか？お客様対応やアフターフォローにどのような変化がありましたか。

鈴木さん： はい、完全に解消されました。現場ポケット上で、色の詳細や注意事項、職人の指示書までを共有しているため、担当者でなくても現場の状況をすぐに把握できるようになりました。

これにより、LINEでの個別連絡や電話での問い合わせが減りました。また、OB顧客へのアフターフォローにも貢献しています。誰が担当し、どの色を使い、どのような工事をしたかといった情報が管理しやすくなったため、お客様から問い合わせがあった際の対応スピードが格段に向上しました。

「頼んでよかった」という言葉や、次の契約につながるケースも増え、お客様との関係性強化に役立っています。

「進化し続ける将来性」と 「迅速なサポート体制」がもたらす圧倒的な安心感

――現在の現場ポケットの満足度と、導入を検討している企業様へのメッセージをお願いします。

鈴木さん： 非常に満足です。私たちは他のシステムに移行する気は全くありません。

これまでの実績と使いやすさがあるためです。導入を迷われている方は、まずは使ってみるのがいいかと思います。
現場ポケットはサポート体制もしっかりしており、レスポンスも早いので安心感があります。現場ポケットは将来性があり、常に進化し続けています。

何より、金額も高くないのに、現場管理と報告書作成を一元管理できるという点で、ぜひ皆さん使っていただきたい商品だと思います。このツールを使えば、業務負担が劇的に減り、削減できた時間を別の営業活動や現場管理に充てることができるようになります。