【LINE管理の限界を超えて】写真管理をクラウド化し、お客様との信頼構築と提案力強化した事例

守屋塗装株式会社様は多くの現場と協力会社を抱える中で、従来のLINEやPowerPointを使った情報共有と報告書作成に限界を感じていました。
特に写真の管理・共有の非効率さが大きな課題となる中、同社が選んだのが現場管理アプリ「現場ポケット」です。
導入後の業務効率化、そしてお客様との信頼関係構築にどのように貢献しているのか、詳しくお話を伺いました。

LINEによる写真管理の限界と非効率な報告書作成

――現場ポケット導入前の課題を教えてください。

守屋さん：報告書の作成には、以前はPowerPointを使っていたため、かなり時間がかかっていました。
スマートフォンで撮影した写真を、わざわざパソコンに取り込んでPowerPointに挿入する作業が非常に手間で、負担になっていたのです。

また、写真の共有をLINEで行っていたのが、実は一番の悩みでした。案件ごとにグループを作成して管理していたのですが、LINEでは画像が一定期間を過ぎると見られなくなってしまう（期限切れ）ことがありましたし、案件が増えてトークルームが増えていくことで、情報共有のしづらさを感じていました。

無料アプリの断念と現場ポケットを選んだ決定的な理由

――状況を改善するために独自で取り組まれたことはありますか。

守屋さん：一度、無料の現場管理アプリを試したことがあります。

しかし、そのアプリはサポート体制がなかった点が大きなネックとなり、結局断念しました。現場ポケットのように、電話で問い合わせられる体制がないと、いくら無料でもトラブル時に何も対応できません。サポート不足が一番厳しいと感じた点ですね。

――数多くのツールがある中で現場ポケットに導入を決めた決め手を教えてください。

守屋さん：一番は費用面です。
導入に際して、複数のツールを同時に比較検討していました。ほとんどのツールは費用が高いと感じました。

特に、アカウント数やデータ容量によって金額が変わるシステムは、料金が高くなるのを気にしながら使わなければならず、煩わしいと感じました。

アカウントやデータに制限があると、古い現場の写真を消して管理することになり、結局以前と変わらずパソコンに保存する手間が生じてしまうため、そういったシステムは避けたかったのです。現場ポケットはアステックペイントの担当営業から紹介されたので、連絡が取りやすいという安心感があったことに加え、他のツールに比べて費用が非常に安価でした。

そして、先ほどお話しした通り、アカウント数やデータ容量の制限がないという点が決定的な理由でした。
制限がないことで、古い現場の情報を消す必要がなく、全てをクラウドで管理できる点が、私たちにとって最も魅力的でした。

報告書の「質」向上と「安心感」による顧客信頼構築

――現場ポケット導入後、最も改善されたと感じる部分はどこでしょうか。

守屋さん：写真の管理が一番改善されました。以前の課題として挙げていた部分です。

現場名などで検索して探せるようになり、現場のフォルダーを見れば必要な写真がすぐに見つかるため、事務担当者の手間が大きく軽減されました。

また、トークでのピン留め機能を活用した、職人との情報共有でも改善が見られました。例えば、「このお客様には必ず朝声かけをしてください」といった重要な情報を掲示板の方ですぐに見られるように貼り付けておけるので、情報共有の見落としを防げるようになりました。
これはLINEにはない、非常に助かる機能です。

――報告書作成に関しては効率化されましたか。

守屋さん：以前PowerPointを使っていた頃は、時間がかかるため簡素的な報告書にしてしまっていました。
しかし、現場ポケットになってからは、写真を引っ張って貼り付ける作業が楽になった分、ページ数を増やし、提案書に一手間加えられるようになりました。

そのおかげで、報告書の質が向上しました。現在、誤字脱字の確認や分かりやすい写真の厳選も含めて、1件あたり30分程度で作成しています。

iPadなどですぐに写真やデータを出せして提示できるようにもなったので、お客様の安心感につながっていると思います。

――お客様との関係性構築には、現場ポケットをどのように活用されていますか。

守屋さん：当社では定期点検（1年、3年、5年）を行っていますが、現場ポケットに全ての現場の情報を管理しています。

そのため、点検時に「〇年前に施工したお客様の状態です」とすぐに写真を見せられます。その結果、「そんなに全部現場管理しているんですね」とお客様に感心してもらえます。
また、写真の撮影年月日も出るので、それをお見せすることで確かな証明になり、より安心感を持っていただくことができています。

導入検討企業へのメッセージ

――これから現場ポケット導入を検討している企業様へメッセージやアドバイスがあれば教えてください。

守屋さん：「どうやったらうまく現場管理ができるんだ」と試行錯誤していて、まだうまくいっていない会社さんは、入れた方がいいと思います。

管理に割く時間が劇的に軽減できるはずです。導入ハードルが低いのでまずは一度試してみるのが良いでしょう。
導入してから良くなったことは間違いなく見えていますから、導入しようか悩んでいる方がいるなら、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。