道路工事を主体とし、少人数精鋭で事業を展開する有限会社本瀬工務店様。社員と一人親方を合わせた約10名の体制において、紙ベースでの日報や出勤管理は、正確性の確保や業務効率化において課題を抱えていました。

特に現場間の情報伝達が口頭中心であったため、伝達ミスや確認作業に多くの時間を要していたとのことです。
このような状況下で、直感的で使いやすい現場ポケットを導入された結果、どのような変化がもたらされたのか、詳しくお話を伺いました。

手書き日報の二重負担と情報伝達の非効率

―― 現場ポケットの導入前の課題について教えてください。

本瀬さん： 主な課題は2点ありました。
まず1点目は日報管理です。

以前は班長が手書きで勤務日数を管理していたため、手書きの日報と別の書類を照合して総合表を作成する必要があり、大きな負担となっていました。
従業員12名分の集計に1時間近く要しており、この作業は決して無視できないものでした。

2点目は情報共有です。これまでは全て口頭でのやり取りだったため、現場の担当者が交代する際などに、次の担当者へ工程や背景を的確に伝えることが難しいという課題がありました。

情報がうまく伝わらない場合は、引き継ぎ前に直接電話で最終確認をするなどの手間が生じていました。 現場に出向かない事務員でも、出勤表や現場の詳細を把握する必要があるのですが、それらも全て口頭での確認に頼っていました。

「この方が現場に出勤しているのは間違いありませんか」といった確認を都度行う必要があり、手間と時間を要していました。また、口頭での情報伝達だったため、資材の注文体制にも影響を及ぼしていました。

打ち合わせで決定した内容も、口頭伝達であるがゆえに材料の誤発注を招くことがありました。現場数自体は多くないため月に1、2件程度ではあったものの、その手間の蓄積は無視できませんでした。そこで、紙媒体ではない、ウェブ上でデータとして記録が残るものを求めており、様々なツールの検討を始めました。

誰でも使える操作性と柔軟な料金体系

――様々なツールがある中で、現場ポケットに導入を決めた決め手は何でしたか。

本瀬さん： 主な決め手は2点あります。

まず1点目は料金体系です。
年間プランに加えて月額契約も可能で、柔軟な料金体系だと感じました。また、設定された月額料金内で利用人数に制限がないという点も、当社にとっては非常に重要でした。さらに、協力会社の方々も日報管理の対象として区分けできる点が大きな魅力でした。

2点目は、LINEのように直感的に操作できる点です。
操作が複雑ではないため、管理者だけでなく、現場の作業員も抵抗なく使える点で現場ポケットが最も優れていると感じました。他社のシステムも検討しましたが、操作が難解であったり、管理者向けの機能が中心で現場作業員が使いにくいと感じるものもありました。

―― 現場ポケットの導入はスムーズでしたか。

本瀬さん： 非常にスムーズでした。担当者の方の指示が非常に分かりやすく、ウェブ会議を通して丁寧にご指導いただけました。特に良かった点は、LINEなどを通じて気軽に質問できるサポート体制が整っていることです。

当社の社員で実際に質問をした者はごくわずかだったと記憶していますが、現場ポケット自体がシンプルで分かりやすい設計なので、導入に関して困ることはほとんどありませんでした。

確認業務40%削減とコミュニケーションの質の向上

――現場ポケットを導入されて、その状況はどのように変わりましたか。

本瀬さん： 出勤管理と有給日数の管理が大きく改善されました。
これまでは口頭での確認や手書きの書類を照合する手間がありましたが、現場ポケットでは名前のチェックやタグ機能を活用するだけで正確性が格段に向上し、出勤管理業務が約40%程度削減されたように思います。
また、現場担当者の交代時における口頭での引き継ぎも不要となり、現場ポケットのトーク画面上で全て完結するようになりました。

さらに、以前発生していた材料の誤発注もなくなりました。現場で撮影した資料や写真を現場ポケットにアップロードしてもらい、それに基づいて当社で内容を確認してから発注を行うという体制がスムーズに確立され、導入後は誤発注が一切発生していません。

――現場ポケットを導入されて、嬉しかったエピソードなどはありますか。

本瀬さん： お客様からは、「御社は以前よりも管理体制がしっかりしているね」と評価されることが増えました。情報を記録・共有できる仕組みが整ったことを高く評価していただいています。

また、社員全員が現場状況をタイムリーに確認し合うようになり、現場での意思疎通が円滑になったことで、社員の意識向上にも繋がったと感じています。
データとして記録に残ることで、目を通す機会が自然と増えたためだと考えています。

将来の展望とメッセージ

――今後、現場ポケットをどのように活用していきたいとお考えですか。

本瀬さん： 将来的には、元請け様との連携強化や、公的な書類提出の電子化にも幅広く活用していきたいと考えています。例えば、当社が加入している建退共済においては、元請け様のご許可があれば、現場ポケットの一覧データを活用して建退共の提出なども行えるよう、期待を寄せています。

――これから現場ポケットを導入検討されている企業の方へメッセージやアドバイスをお願いします。

本瀬さん：管理のしやすさが大きなメリットですので、管理項目を紙媒体で記録されている企業様にとっては、ぜひ導入を検討されるべきだと思います。アナログな管理からの脱却には最適です。