1時間かかっていた報告書作成を15分に削減。現場移動の「空白時間」をゼロにした塗装店のDX術

地域密着で質の高い施工を提供する株式会社沼田塗装。
以前は現場作業と事務作業を社長自らが兼務しており、報告書のクオリティや作成時間の増大に大きな課題を抱えていました。

また、複数の現場を同時に動かす際の「移動時間」と「情報共有」も、経営効率を妨げる要因となっていました。
同社が「現場ポケット」を導入したことで、いかにして残業を50%削減し、顧客の信頼を勝ち取る「スピード報告」を実現したのか。
代表の沼田さんに、その具体的な効果を詳しく伺いました。

他社に見劣りする資料と、現場に縛られる「社長の時間」

――現場ポケットを導入される前の課題を教えてください。

沼田さん：一番は、「報告書や資料のクオリティ」です。
以前は何もアプリを使っていなかったので、エクセルで一から作るか、写真だけをお客様に渡して口頭で説明するしかありませんでした。

他社さんと比べた時にどうしても見劣りしてしまっていたのが、自分の中では大きな悩みでしたね。また、当時は従業員も少なかったので私が現場で作業もしつつ、夜に資料作りをするという生活でした。

資料の内容を考えるだけでも一苦労で、一つの報告書を作るのに1時間以上はかかっていたんです。

――現場の管理体制についても課題はありましたか。

沼田さん：はい。管理のために現場を一軒一軒、自分の足で見に行かなければなりませんでした。現場への往復だけで午前中が丸ごと潰れてしまうこともあり、それが非常に大きな負担でしたね。

お客様の情報も紙ベースで残していたので、持ち歩くのも大変ですし、情報の管理・整理には相当な時間を要していました。

他社と比較して実感した「圧倒的なコスパ」

――現場ポケットを選定した理由を教えてください。

沼田さん：当社はもともとアステックペイントの登録店だったので、営業の方から紹介されたのがきっかけです。実は検討段階で他社のシステムとも比較しました。

他社のシステムは非常に高機能ですが、私たちの規模感からすると費用がかなり高い一方で、現場ポケットは「圧倒的にコストパフォーマンスが良かった」のが最大の決め手です。

――導入はスムーズでしたか。

沼田さん：非常にスムーズでしたね。以前、元請けさんからの指示で他社のシステムを使ったことがあったのですが、正直、現場ポケットの方が直感的に触れて分かりやすかったです。特別なレクチャーを受けなくても、なんとなく触っているうちに使いこなせるようになりました。

3時間の現場移動が「ゼロ」になり、残業は50%削減

――導入後、具体的にどのような改善が見られましたか。

沼田さん：まず、現場の同時並行管理ができるようになりました。

今までは1日に3〜4現場を回るのが限界でしたが、今は現場に行かなくても現場ポケットのトークや写真を見れば進捗が手に取るように分かります。私は職人出身なので、写真一枚で「あ、今はここまで進んでいるな」と判断できます。

これにより、現場確認のための移動時間が劇的に短縮され、午前中の3〜4時間を丸ごと別の業務に充てることができるようになりました。

――事務作業のスピードにも変化はありましたか。

沼田さん：劇的に変わりました。以前は1時間かかっていた報告書作成が、今は15分です。撮った写真が現場ごとに整理されているので、それを選んでひな形に当てはめるだけ。今は事務員さんや営業担当とも分担できているので、私の負担は格段に減りました。

全社的に見て、残業時間は50%くらい削減できている実感があります。

塗料の乾燥時間まで証明する「嘘をつかない報告」

――お客様の反応や、成約率への影響はありましたか。

沼田さん：お客様からは「すごく見やすくて分かりやすいね」と好評をいただいています。特にお客様が安心されるのは、「写真に記録される時間データ」です。

最近のお客様は塗装についてご自身で熱心に調べられている方も多く、「塗料の乾燥時間は十分に取れてる？」と心配される方が最近いらっしゃいました。

そんな時、現場ポケットの写真を見せながら「この工程は〇時に終わっていて、次の工程までしっかり3時間空いていますよ」と、システム上修正できない数字としてお伝えできる。現場ポケット内のデータが証拠となって圧倒的な信頼感に繋がっています。
急な雨の際も「完全に乾いてから降っているので大丈夫です」と根拠を持って説明できるので、契約後の満足度も高くなっています。

資料を提出することによって契約につながることが多くなりました。

職人が「自分で考えて動く」組織へ

――従業員の方々や協力業者さんの動きに変化はありましたか。

沼田さん：みんなが現場ポケットで全体の進捗を見られるようにしたので、職人が「自ら考えて動く意識」が芽生えてきました。

「明日は急に違う現場になっても、現場ポケットを見ておけば流れが分かる」という安心感があるようです。最近では日報機能を使って、1現場あたりの工数管理も徹底しています。

例えば1つの案件に対して「15人工」という目標を立てたとして、「20人工」かかっているといった現実が明確に見えるので、現場での無駄を減らす意識が高まり、モチベーションアップにも寄与しています。

満足度と今後の展望

――現場ポケットの満足度と、今後の活用について教えてください。

沼田さん：非常に満足しています。今では「案件情報」や「写真管理」が現場ポケットの中に集約されているので、もしこれがなくなったら業務が成り立たないほど会社の要になっています。
今後アップデートされたら、報告書のテンプレートを自社用により細かくカスタマイズして、さらに情報量の充実した資料を提供していきたいですね。

株式会社沼田塗装様の事例は、デジタル化によって社長が「現場」から解放され、より付加価値の高い「経営・営業」へとシフトできた理想的な成功例です。現場ポケットは、これからも同社の成長と、お客様からの信頼構築を支え続けます。