埼玉県を中心に関東エリアで外壁塗装・リフォーム事業を展開する株式会社くらしラボ。同社では、お客様への提案力を高める「劣化診断書」と、工事品質を証明する「完工報告書」の質に徹底してこだわってきました。
しかし、その裏側では1件あたり1時間を超える膨大な事務作業が発生しており、営業担当者の大きな負担となっていました。「事務作業を短縮し、営業が営業に専念できる環境を作りたい」。

その想いから現場ポケットを導入。導入後、どのように業務が変化し、どのような成果が生まれたのか。担当の國光さんに、導入の背景と率直な感想を伺いました。

月15時間を費やす「昔ながらの」報告書作成

――現場ポケットを導入する前の課題を教えてください。

國光さん： 一番の悩みは、報告書作成にかかる膨大な時間でした。以前は、現場で撮った写真を一枚ずつ印刷し、それを手作業で並べ替えて製本するという、かなりアナログな方法で調査診断報告書や完工報告書を作っていたんです。

提案用の調査診断報告書に30分、完工報告書には1時間以上。これを月10件ほど一人でこなしていた時期もあり、月間で15時間近くをこの事務作業だけに費やしていました。

――月15時間は非常に大きなコストですね。自社で改善を試みたことはありましたか。

國光さん： エクセルを使って、現場ポケットのように「項目を選択すれば定型文が出る」仕組みを自作しようとしたこともあります。

でも、自分はデザインの専門家ではないので、どうしても見栄えが良くならなくて……。結局、「餅は餅屋」ということで、専用のシステムを探し始めました。

報告書機能に特化した「圧倒的なコストパフォーマンス」

――現場ポケットを選ばれた理由を教えてください。

國光さん： 当社は実は、Instagramの広告で現場ポケットのことは以前から知っており、「安いな」という印象がありました。
ちょうどタイミングよくアステックペイントの担当者から提案を受けたのがきっかけです。他社のアプリも調べましたが、多くのサービスは工程表や顧客管理など機能が盛りだくさんで、その分利用料も高い。

うちが求めていたのは「とにかく報告書の作成時間を短縮すること」一点だったので、必要な機能が揃っていてコストも安い現場ポケットが最適だと判断しました。

――導入はスムーズでしたか。

國光さん： 非常にスムーズでした。

私自身もすぐに覚えられましたし、他の営業担当もITに馴染みがある世代が多かったので、落とし込みに時間はかかりませんでした。
また、導入当初はわからないことを電話やチャットで担当者に直接聞けたのも大きかったですね。マニュアルを読み込むのは手間なので、専属のサポート体制があったことは非常に助かりました。

事務作業の短縮が「攻めの営業」を加速させる

――導入後の効果を教えてください。

國光さん： 期待通り、報告書作成の時間は劇的に削減されました。

現場ごとに写真が整理され、定型文を選ぶだけで書類が出来上がるので、以前のように写真を印刷して並べ替える手間は一切なくなりました。

――浮いた時間はどのように活用されていますか？

國光さん： 今は営業4名全員に現場ポケットを使ってもらっていますが、彼らが「事務作業ではなく営業活動そのもの」に時間を割けるようになったことが一番の成果です。

私たちの仕事は外に出ることも多いので、出先でも写真の確認や報告書の準備ができるスピード感は、そのまま顧客満足度や成約率にも好影響を与えていると感じます。

顧客に「響く」デザイン性の追求へ

――現場ポケットの満足度と、今後の要望があれば教えてください。

國光さん： 満足しています。報告書作成に関しては、本当に助けられていますね。

ただ、今後の要望としては「さらなるデザイン性の向上」を期待しています。同じ内容の報告書でも、見た目がかっこいい方がお客様には響きますから。
例えば、デザイン性の高い表紙を簡単に作れたり、テンプレートを自由にカスタマイズできたりするようになると、もっと嬉しいですね。

――これから導入を検討されている企業様へ、メッセージをお願いします。

國光さん： 営業マンなら、営業に時間を割くのが一番です。もし事務作業に追われて「本来やるべき仕事」が疎かになっているなら、迷わず活用してみるべきだと思います。現場ポケットは、その「取り戻すべき時間」を確実に生み出してくれるツールです。