戸建て住宅から工場、アパート、マンションまで幅広く手掛けるアペックス。
同社は少数精鋭で質の高い施工を提供していますが、代表の松本さんには「ネット系はあまり得意ではない」という悩みがありました。
特に、施工後の状況を説明するための報告書作成は、Excelを駆使しても半日から丸一日を要する重労働となっていたのです。
そんな中、元請け会社からの提案で出会ったのが「現場ポケット」でした。導入後、どのように作業時間が短縮され、お客様との信頼関係が深まったのか。松本さんに、率直な本音を伺いました。

Excelに苦戦し、報告書作成に半日費やす日々

――現場ポケットを導入する前の課題を教えてください。

松本さん： 一番は報告書の作成ですね。現場の状況をお客様にしっかりとお伝えするために、書式の整った報告書は欠かせません。
でも、私はもともとパソコンが得意な方ではないので、Excelを使って一から写真を取り込み、文章を作る作業には本当に苦労していました。

1件作るのに、早くても半日、時には丸一日かかってしまうこともありました。現場作業が終わった後にその作業に取り掛かるのは、体力的にかなりしんどかったですね。

――半日以上かかるのは、かなりの負担ですね。当時はどのような流れで作成されていたのですか。

松本さん： 自分で撮った写真をパソコンに移して、一枚ずつExcelの枠に貼り付けて、説明文を考えて……。現場ポケットのようにあらかじめ型が決まっているわけではなかったので、レイアウトを整えるだけでも膨大な時間がかかっていました。

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

松本さん： きっかけは、アステックペイントの担当営業からの提案でした。特に他のシステムと比較したわけではなく、まずは「便利そうだから使ってみよう」という素直な気持ちで導入を決めました。

作成時間が半日→1時間に激減。証拠が自社を守る

――導入後、報告書作成の時間はどのくらい変わりましたか。

松本さん： 劇的に早くなりました！今は現場が終わってから事務所に戻って作業しても、ゆっくりやって1時間くらいで終わります。現場で撮った写真が自動で整理されているので、それを選んでいくだけで書類が完成します。「半日」が「1時間」になったので、時間の使い方が大きく変わりました。

――事務作業の効率化以外で、現場管理におけるメリットはありましたか。

松本さん： 一番は「信用度」の向上です。口頭だけで「ここを直しました」と言っても、お客様は屋根の上などは見られませんから、「本当かな？」と不安になりますよね。
現場ポケットなら、写真と一緒に「いつ、誰が投稿したか」という記録も残ります。

写真を見せながら「この時間に上塗りを完了して、もう3時間経っていますから雨が降っても大丈夫ですよ」と説明すると、お客様の納得感が全然違います。

―― 「記録」がトラブル防止にも役立っているそうですね。

松本さん： はい。施工手順が時系列ですべて残っているので、万が一の時でも「私たちはこの手順で間違いなく進めています」という証拠になります。言葉だけだとどうしても忘れがちですが、文字と写真で記録されていれば安心です。

施工店だけでなく、塗料店さんなども含めた全員が状況を把握できるのは、大きな安心感に繋がっています。

さらなる自動化、「工程表機能」への期待

――今後、新しく使ってみたい機能はありますか。

松本さん： 今は自分でExcelを使って作っている工程表を、現場ポケットに移したいと思っています。今日デモンストレーションを見せてもらいましたが、住所を入れるだけで天気が表示されたり、5分くらいでグラフが作れたりするのは面白いですね。

これを印刷してお客様に渡せれば、もっと分かりやすい提案ができると思います。

――最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

松本さん： 私のようにITが得意じゃなくても、報告書がパッと作れるようになるのは本当に助かります。形はどうあれ、お客様に「分かりやすく伝えること」が一番大事。
現場ポケットはそのための心強い道具になりますよ。