報告書作成の心理的ハードルがゼロに！顧客満足度と職人の意識を高めた現場DXの記録

戸建て住宅の塗装をメインに、少数精鋭で高品質な施工を提供する中沢塗装。
代表の中沢さんは、かつてはLINEのアルバム機能で現場写真を管理していましたが、枚数制限や整理の手間に限界を感じていました。
また、以前はほとんど作成していなかった「施工報告書」も、今では「お客様に喜ばれる強力な武器」へと進化しています。

導入から現在に至るまで、現場ポケットがどのように同社の「お金以上の価値」を生み出しているのか、代表の中沢さんに詳しくお話を伺いました。

LINE管理の限界と「報告書」という新たな課題

――現場ポケットを導入される前、現場管理においてどのような課題をお持ちでしたか。

中沢さん：以前はいわゆるLINEで現場ごとにアルバムを作って管理していました。当時はアルバムの登録件数に上限（100件）があったりして、制限が厳しかったんです。

それ以上に大変だったのが写真の整理ですね。協力会社の方からLINEで送られてきた写真を、私自身がパソコンでフォルダ分けして……という作業を、必要に応じて行っていました。

――写真整理の負担が大きかったのですね。当時は報告書の作成などはどうされていたのですか。

中沢さん：正直、以前は報告書なんて作っていませんでした（笑）。昔ながらのやり方で、見積書さえ出せば仕事が取れていた時代もありましたから。でも最近は、どこの会社さんも当たり前のように報告書を作っていますよね。

最低限それを作らないと、お客様の理解も得られませんし、選ばれる会社にはなれないと感じていました。

――そのような中で、現場ポケットを知ったきっかけは何だったのでしょうか。

中沢さん：取引のあるアステックペイントさんからFAXが届いたのがきっかけです。営業の方が来て説明してくれたのですが、塗料の話よりも先に「現場ポケットをやってみたい！」とピンときました。
写真の整理が楽になりそうですし、何より報告書が簡単に作れるという点に魅力を感じました。

報告書は「作らされるもの」から「こだわりを込めるもの」へ

――実際に導入してみて、写真の整理や報告書作成の手間はどのように変わりましたか。

中沢さん：削減された時間はかなりのものだと思いますよ。報告書作成も、やる気になればババババッと驚くほど早くできちゃいますから。

――他社様では「1件2時間かかる」という声も聞きます。中澤様の場合はいかがですか。

中沢さん：私の場合、凝り性なのでついつい作り込んじゃうんです。現場ポケットは写真がある限り、いくらでも内容を充実させられるので、お客様が求めている以上のボリュームになることもあります。
でも、操作自体が簡単なので、以前のように「腰が重い」と感じることは全くありません。

――報告書をお渡しした際、お客様の反応はいかがですか。

中沢さん：「こんなにご丁寧にありがとうございます」と驚かれることが多いですね。見積もりは無料なのに、ここまで手をかけてくれるのかと。
他社も報告書を作っている中で、内容の充実度で差別化ができている実感があります。

職人の自発的な投稿が「会社の資産」を作る

――従業員や協力会社の方々の反応はいかがでしょうか。

中沢さん：最初に「この工程では必ずこの写真を撮る」という最低限のルールを決めただけで、あとはみんな工夫してどんどん写真を入れてくれるようになりました。むしろ「こんなにいらないよ」と思うくらい（笑）、200〜300枚と熱心に撮ってくれます。

――職人さんたちがそれほど協力的なのは素晴らしいですね。

中沢さん：現場の意識が変わった気がしますね。写真を撮って報告するという習慣が、そのまま施工への責任感や、お客様対応の質の向上に繋がっている。単なるツール導入以上の、スキルアップというか、チーム全体の「意識の底上げ」ができたと感じています。

――「記録」が役に立った具体的なエピソードはありますか。

中沢さん：先日、2年前に屋根修理をしたお客様から「会社の保険が使えるようになったから、当時の写真が欲しい」と連絡があったんです。以前お渡しした紙の報告書は失くされてしまったようで。
その際、現場ポケットから過去の写真をパッとまとめて送ったら、ものすごく喜んでいただけました。過去の案件がデータとして即座に取り出せるのは、本当に大きな強みですね。

元請け会社との連携と今後の展望

――元請け会社様とのやり取りでも活用されているとお聞きしました。

中沢さん：下請けとして入る案件では、元請けの担当者を現場ポケットに招待しています。「写真はここにあるから好きなのを引っ張ってください」と伝えるだけで済むので、メールやLINEで送る手間がなくなって最高に楽ですよ。

――今後はどのような機能を活用していきたいですか。

中沢さん：今はまだExcelで引いている工程表ですね。今日デモを見せてもらって、標準機能でこんなに簡単に作れるなら、ぜひ挑戦してみたいと思いました。お客様への提案がさらに分かりやすくなりそうです。

――最後に、導入を検討している同業者の方へメッセージをお願いします。

中沢さん：月々の費用を気にする方もいるかもしれませんが、実際に使ってみれば「お金以上の価値」があることが分かります。事務作業が楽になるだけでなく、従業員の意識が高まり、お客様との信頼関係も深まる。
プラスになることばかりですから、まずはやってみることをお勧めします。