LINE管理の限界を突破！現場ポケットが現場の「探す」手間と「作る」時間を10分の1に短縮した事例

「現場ごとにLINEグループを立ち上げ、一人あたり最低月10件の現場をLINEで管理──」。
多くの現場を抱える塗装業者様にとって、日常的な情報共有ツールとしてLINEは便利である反面、データ保存やセキュリティへの懸念、グループ数の上限、そして何より「膨大なLINEグループの中から稼働現場を探し出す手間」や「大量の写真とトークから必要な情報を遡る時間」が慢性的な課題となり、生産性を阻害していました。

今回は、株式会社佐藤の内山さんに、『現場ポケット』導入によって、工程表作成時間を従来の10分の1に短縮し、業務効率を劇的に向上させたリアルな変化をお届けします。

LINE運用が限界に、いま動く現場を探し出すムダ

── まず、現場ポケット導入前に抱えていた課題を教えてください。

内山さん：当社では、以前からLINEを使って現場管理を行っていました。
各現場ごとにグループを作成し、情報共有はできていたのですが、いくつか大きな課題に直面していました。具体的には、データ保存の不安、セキュリティ面への懸念、そしてグループ数の上限による管理の難しさ、この3点です。
LINEは個人向けSNSがベースですから、機密情報を扱うには少し心許なく、過去のトーク履歴が一定期間で消えるリスクも拭い切れませんでした。
これらの状況から、「もはや専用のツールを導入しなければ業務が立ち行かない」と痛感し、施工管理アプリの検討を始めることになりました。

── 月あたり、どのくらいの現場を担当されているのでしょうか。

内山さん：一人あたり、常に最低でも10件の現場を担当しています。LINEグループは受注段階で作成していたため、まだ稼働前の案件に関する情報も、稼働中の案件のタイムラインに次々と表示されてしまう状態でした。

そのため、まず膨大なLINEグループの中から、今まさに動いている現場を探し出すだけでも一苦労でした。ようやく稼働現場のグループを見つけても、大量の写真やトークが流れてくるため、必要な情報を遡って確認する作業には、膨大な時間がかかっていました。

まさに「このままでは生産性が向上しない」と痛感した瞬間でした。

まずは別のアプリを使用するも、コスパの良さで現場ポケットに変更

──その中でまずは別のアプリを導入されたそうですね。最終的に現場ポケットに変更した理由について教えてください。

内山さん：正直なところ、一番の理由は「価格」でした。以前利用していたアプリは年間費用が高額で、その負担を軽減するため、よりコストパフォーマンスに優れた現場ポケットへの変更を検討しました。

弊社はアステックペイントの塗料を主力として扱っており、代表が塗装組合の会合で「現場ポケットなら費用を抑えられるから、検討してみてはどうか」と、もう2年ほど前から勧められていた経緯があります。

固定費を削減できるのは非常に魅力的でしたが、既存データの移行にかかる手間を考えると、当初はなかなか決断できずにいました。

──移行コストと固定費削減を天秤にかけ、最終的に決断したポイントをお聞かせください。

内山さん：現場ポケットの導入担当の方にお願いして、弊社の実データに近い形で模擬シミュレーションを実施させてもらいました。この時、以前のアプリと機能面での大きな差がないことを確認できたのが、非常に大きかったですね。
資料だけではなかなか判断しきれなかったので、一度実際に操作させてもらえたこと。それが、最終的な決断を後押しする決定的な要因となりました。しかも無料トライアルで実案件を登録してみたところ、操作感はほぼ変わらず、月額コストは大幅に下げられる。

もはや移行しない理由がなくなりました。

写真探しゼロ＆工程表作業が10分の1──現場が「ないと困る」ツールへ

──現場ポケットを導入した効果を教えてください。

内山さん：写真管理については、フォルダー分けができ、必要な現場の写真を探す時間がなくなりました。さらにLINEを使っていた頃の「アルバムからPCへダウンロードし、さらにクラウドへ再アップロードする」といった手間が一切なくなりました。特に工程表の作成に関しては、Excelで作成していた時代とは比べ物にならないほどの改善です。

現場からスマホで直接工程表を作成できますし、テンプレートが用意されているため、内勤のスタッフでも作成が可能になりました。これにより、担当者が全てに目を通さなくても、工程表がスムーズに作成できるようになっています。

体感として、Excelで作成していた頃と比べて、作業時間は10分の1程度に短縮されたと感じています。月45件前後の工程表を作っても、以前のような残業は発生していません。

──現場の方々が実際に使ってみて、喜ばれたエピソードはありますか。

内山さん：工程表の作成時間が10分の1に短縮された点は、現場の全員がその効果を実感しています。「嬉しい」という感情を超えて、現場ポケットはもはや「ないと困る」存在になっていますね。

これからの現場管理においては、このようなツールが基盤となることは間違いないと思います。

まずは試してみてください

──最後に同業の企業様へ一言お願いします。

内山さん：当社と同様に、現在もLINEで現場管理をされている企業様も少なくないかと思います。現場ポケットは比較的低コストで導入できますし、写真・工程表・日報といった日々のルーティン業務が格段に効率化されます。

もし導入を迷われているようでしたら、一度お試しいただいても決して損はないと思います。