自社職人6名を抱え、現場管理から営業までを少数精鋭でこなす日宝美装。かつては工程表や日報をすべて紙で管理し、情報の共有漏れや事務作業の肥大化に悩まされていました。現場ポケットの導入により、煩雑だった報告書作成時間は4分の1にまで短縮。

さらに、デジタル化による「情報の透明性」が職人の自覚を促し、元請けからの信頼獲得や成約率の向上という劇的な成果をもたらしました。その活用の秘訣を伺いました。

紙媒体と「埋もれるLINE」が招いた管理の限界

――現場ポケットを導入される前、業務においてどのような課題を感じていたのでしょうか。

宝蔵寺さん： 一番は、あらゆる情報が「アナログ」で、共有がスムーズにいかなかったことです。当時は自分で作った工程表を印刷して事務所や置き場に貼り出したり、現場の職人に「ここは誰が担当で、工期はこれくらいだよ」といちいち紙を渡して伝えていました。

また、現場写真の取りまとめも非常に面倒な作業でしたね。当時はLINEも併用していましたが、やり取りがどんどん流れていってしまい、必要な写真や情報がどこにあるのか分からなくなってしまう。

情報の「埋もれ」と「管理の手間」が、現場管理の上で大きなストレスになっていました。

――日報などの事務作業についても、負担が大きかったとお聞きしました。

宝蔵寺さん： そうですね。日報もずっと紙で運用していました。職人に毎日紙で書かせて提出させていたのですが、それを管理側が集計するのも一苦労で。

デジタル化して一括管理したいとはずっと考えていました。

「写真管理」と「全体工程表」が導入の決め手に

――現場ポケットを知ったきっかけと、導入の決め手を教えてください。

宝蔵寺さん： もともとは他社のアプリを1年ほど使っていたのですが、アステックペイントさんへの加盟を機に、紹介キャンペーンで現場ポケットを知りました。

「試しに使ってみてください」という無料期間があったので、まずは触ってみることにしたんです。決め手になったのは、写真保存が無制限にできることと、何より「全体工程表」の見やすさです。

現場ポケットなら、その月にどの現場が重なっていて、どこがピークなのかという状況が一目で読み取れます。この視認性の高さは、多忙な現場管理において非常に大きな魅力でした。

――以前のアプリと比較して、使い勝手はいかがでしたか。

宝蔵寺さん： 以前のものと機能的に似ている部分はありましたが、アステックペイントさんが提供しているという信頼感は大きかったですね。

また、自分たちが必要としている「写真」と「工程」の管理が直感的に行える点が自分たちのスタイルに合っていました。

報告書作成が1時間から15分へ。事務工数が劇的に改善

――導入後、具体的にどのような数値的効果が見られましたか

宝蔵寺さん： 特筆すべきは「完了報告書」の作成時間ですね。以前は撮影した写真をわざわざWordなどに貼り付けて作成していましたが、今は現場ポケット上で写真を選んでいくだけです。

昔は1つの報告書を作るのに1時間近くかかっていたのが、今では15分もあれば終わります。工数で言えば4分の1、つまり75%もの削減です。

事務作業の負担が半分以下になったのは、現場を走り回る身としては本当に助かっています。

――日報の運用にも変化はありましたか。

宝蔵寺さん： はい。紙の提出を廃止し、すべてアプリ内での入力に切り替えました。これにより、管理側の集計の手間も半分程度に減ったと感じています。

移動中や現場の合間にスマホでサッと確認できるので、わざわざ事務所に戻って書類をめくる必要がなくなりました。

「指示の透明化」でミスが減り、職人の自覚が芽生えた

――現場の職人さんたちの動きや意識に変化はありましたか。

宝蔵寺さん： デジタル化によって、職人の「自覚」が明らかに変わりました。掲示板やトーク機能を使って、「ここはこういう状況だから、この色でこう進めてね」という指示を可視化して残すようにしたんです。

これにより、言った言わないのミスが減ったのはもちろん、職人側も「アプリを見れば正解が載っている」という安心感と、同時に「指示通りに動く責任」をより強く持つようになりました。

年配の職人にはまだ難しい部分もありますが、若い世代を中心にスムーズに浸透し、現場の規律が強まったと感じています。

元請けからの評価が向上し、成約率は80%に到達

――協力業者さんや元請けさんとの関係に、現場ポケットが寄与している部分はありますか。

宝蔵寺さん： 非常に大きいですね。特に、現場ポケットで作った高品質な報告書に元請けさんの名前を入れて提出すると、ものすごく感謝されます。

下請けという立場であっても、「ここまで丁寧に管理して報告してくれるのか」という信頼につながり、結果として元請けさんから選ばれ続ける存在になれました。

成約率に関しても、以前は5件に3件（60%）程度だったのが、今では5件に4件（80%）は決まるという実感があります。そもそも、今のスタイルになってから見積もりを出して決まらなかったことは、ほとんどありません。

――素晴らしい成果ですね。現場ポケットが使えなくなったら、どのような困りごとが起きますか。

宝蔵寺さん： 全体の工程管理ができなくなるのが一番困りますね。

パッと見て状況が把握できる今の環境がなくなれば、また昔のように何枚もの工程表を印刷して並べ、膨大な時間を無駄にすることになります。もう、アナログ管理には戻れません。

さらなる活用、そして導入を迷っている方へ

――今後、どのように活用を広げていきたいですか。

宝蔵寺さん： 正直、まだ使いこなせていない機能もたくさんあると思っています。今後は「案件管理機能」などを活用して、過去のお客様へのアプローチなど、営業戦略の面でも役立てていきたいですね。

また、以前にサポート担当の方が従業員向けに「勉強会」を開いてくれたのですが、あれは非常に助かりました。新しい機能を導入する際は、またあのような場を設けて、チーム全体のデジタルリテラシーを底上げしていきたいです。

――最後に、導入を検討している企業様へアドバイスをお願いします。

宝蔵寺さん： 「難しそう」というイメージがあるかもしれませんが、実際に使ってみるとメインの機能は驚くほど簡単です。

現場管理が楽になるだけでなく、報告書のクオリティが上がることでお客様や元請けさんからの信頼も目に見えて変わります。費用対効果を考えても、事務時間がこれだけ削減され、成約率が上がることを考えれば、導入しない手はないと思いますよ。