日報と勤怠を一元化！手書きの限界を突破し、外構工事の現場管理から機材管理まで8割の効率化を実現

高品質な外構・エクステリア工事を手掛ける株式会社堀央創建。同社では長年、職人による「手書き日報」と、それとは別に集計される「勤怠管理」の二重構造が、現場・事務双方の大きな負担となっていました。経理担当の堀尾さんは、この非効率な状況を打破すべく、現場管理と勤怠管理の統合を目指して「現場ポケット」を導入。導入後、現場のペーパーレス化だけでなく、重機やダンプの所在管理にチャット機能を応用するなど、独自の活用法で業務効率を8割向上させました。導入までの葛藤と、独自の活用術についてお話を伺いました。

手書き日報の限界と「置いてきぼり」の経理

――現場ポケット導入前の課題を教えてください。

堀尾さん：一番の課題は、現場の「手書き日報」でした。弊社は営業が接客から現場管理、引き渡しまで一貫して行い、職人は紙の日報用紙に終了時刻や作業内容を記入し、月ごとに提出。それを経理が集計して勤怠管理を行うという流れが非常に非効率だったんです。

特に経理の立場からすると、「日報は日報、勤怠は勤怠」とバラバラに管理されているものを一つにまとめたいという強い願いがありました。現場にいない私たちが状況を把握するためには、いちいち電話で確認しなければならず、情報のタイムラグにも悩まされていました。

――現場の職人さんたちから、紙の管理について不満はあったのでしょうか。

堀尾さん：若手からは「紙で書くのは面倒だ」という声が上がっていました。一方でベテラン層には「アプリは難しい」という抵抗感もあり、そのせめぎ合いの中で、「もう紙での管理は限界だな」と感じ、DXへの舵を切りました。

「一元管理のしやすさ」と「圧倒的なハードルの低さ」

――多くの施工管理システムがある中で、なぜ現場ポケットを選ばれたのでしょうか。

堀尾さん： Web検索で何社も調べ、大手さんのお話も伺いました。ただ、機能が複雑で敷居が高く、「果たしてうちの職人が使いこなせるか」という不安が拭えませんでした。

そんな中で現場ポケットに行き着いた時、現場のあらゆる業務を一元化でき、勤怠管理もできそうだと感じたことに魅力を感じました。さらに、比較したシステムの中でコストも低かった点も魅力的でしたね。「もし使えなかったらすぐにやめられる」という安心感と、導入ハードルの低さが最終的な決め手になりました。

――導入プロセスはスムーズでしたか。

堀尾さん：意外なほどスムーズでした。最初にオンラインで職人全員を集めて説明会を開いてもらったのが良かったです。若手がベテランに教えたり、「習うより慣れろ」で実際に触っているうちに、大きな混乱もなく浸透していきました。

情報共有の迅速化と、給与計算の正確性向上

――導入後、具体的にどのような効果がありましたか？

堀尾さん：全体的な作業効率は、以前と比べて8割は向上したと感じています。まず、情報の共有が劇的に早くなりました。特に協力店さんがスポットで入る工事でも、終わったらすぐに写真をアップしてくれるので、営業が見に行かなくても状況が手に取るように分かります。不具合が起きても写真をトークで送れば即座に指示が出せる。現場が停滞する時間がなくなりました。

――経理業務におけるメリットはいかがでしょうか。

堀尾さん：給与計算が非常に正確、かつ楽になりました！現場ポケットの日報データをCSVで出力し、そのまま勤怠データとして活用できるので、集計ミスがなくなりました。以前は職人が自分で時計を見て残業時間を書いていましたが、今は現場で完了ボタンを押した時間がそのまま記録されます。「日々の業務の中で日報さえ入れれば締め作業が終わる」状態になったのは、経理として本当に助かっています。

独自の活用術：重機やダンプの「所在管理」にチャットを応用

―― 堀央創建様ならではの、ユニークな使い方はありますか？

堀尾さん：現場ごとのグループ以外に、「重機・ダンプ使用グループ」というチャットルームを独自に作っています。共有している機材や車両が「今どこで、誰が使っているのか」を把握するためです。「今日このダンプを使います」「今から返却します」とトークに上げるだけで、誰が機材を持っているか一目瞭然になりました。以前は一人ひとりに電話して探していましたが、その手間が完全に消えましたね。

外構業に特化した「工程表」活用を目指して

――現場ポケットの満足度を教えてください。

堀尾さん：非常に満足しています。コスト面、操作性ともに、うちのような規模の会社にはぴったりだと思います。もう以前の紙ベースには絶対に戻れません。もし明日から使えなくなったら、仕事が回らなくなって相当困るはずです。

――今後、どのように活用を深めていきたいですか。

堀尾さん：今はまだ使いこなせていない「工程表」を本格的に動かしたいです。ただ、外構工事は動きが激しいので、スマートフォンで簡単に入力・調整できることが重要だと考えています。現場ポケットさんから、「この業種ならこう使うといい」というようなヒントがもっと発信されると、さらに活用の幅が広がるので期待しています。

――導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。

堀尾さん：「アプリ導入は敷居が高い」と思っているなら、とにかく一度試してみてください。LINEができる人なら必ず使えます。勤怠アプリを別途導入する手間も省けますし、情報の「一元化」を考えるなら、現場ポケットは間違いなくお勧めできるツールです。