月末の事務作業が丸1日分削減！請求漏れゼロを実現した防水工事のDX戦略

防水工事のスペシャリストとして、日々複数の現場を少人数で動かす甲斐田工業株式会社。

売上拡大に伴い、営業や施工管理の業務が増える中で直面したのは、アナログな日報管理と複雑化する連絡体制の限界でした。他社アプリを駆使しても防げなかった「情報が埋もれる」問題を、現場ポケットはいかにして解決したのか。

請求漏れをなくし、事務効率を劇的に向上させた背景には、現場に特化したシンプルさと、徹底した管理体制がありました。

紙の日報と「戻れない事務所」。売上拡大の裏で起きていた管理の限界

――現場ポケットを導入される前、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

甲斐田さん：最初は、すべて書面での日報のやりとりから始まりました。

しかし、会社として売上が上がってくるにつれて、私自身が施工管理や営業の業務で外に出っ放しになることが増えたんです。職人さんが事務所に帰ってくる時間に、私が戻れない。夕方の打ち合わせが重なると、どうしても直接日報を受け取って、その日の状況を確認するという作業ができなくなってしまいました。

――物理的に顔を合わせる時間が減ったことで、連絡体制はどう変わったのでしょうか。

甲斐田さん：結局、LINEや電話でのやり取りが増えましたね。ただ、電話で説明を受けたり、後からまとめて写真が送られてきたりと、連絡の仕方がどんどん複雑になっていきました。情報を一つにまとめることが難しくなり、その日のうちに現場の状況を完璧に把握できないことが増えてしまった。これが一番の悩みでした。

「トークに現場が埋もれる」LINE運用の限界と、現場ポケットとの出会い

――課題解決のために、他のツールを試されたことはありましたか。

甲斐田さん：他社アプリを使って、自分たちなりに書式を考えて運用していました。
ただ、私たちの仕事は毎日毎日、違う現場に動きます。当時使用していたアプリだと現場ごとの管理が難しく、どうしても「特定の現場のやり取り」がトークに埋もれてしまうんです。運用してはみたものの、やはり限界を感じて、Googleで「日報管理」といったキーワードで調べまくりました。

――数あるITツールの中で、最終的に現場ポケットを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

甲斐田さん：まず「現場ポケット」という名前通り、工事に特化している点に惹かれました。
他のシステムもいくつか見ましたが、画面が複雑だったり、直感的に使いにくそうだったりするものが多かった。現場ポケットは画面の見やすさ、いわゆる「雰囲気」が良かったんです。これなら使いやすそうだ、と。コストパフォーマンスの良さも後押しになりましたね。

導入の壁は「レクチャー」で突破。出先からの即時修正が可能に

――導入にあたって、従業員の皆様への浸透はスムーズでしたか。

甲斐田さん：年齢によりますね（笑）。若い子は飲み込みが早いですが、50代以上のベテラン層には、個別でレクチャーしました。外部のサポート窓口を使うというよりは、自分たちで使い勝手を確かめながら浸透させていった形です。

――実際に運用が始まってから、どのような変化を感じておられますか。

甲斐田さん：私が出先にいても、その日のうちに現場の状況を100%確認できるようになったのが大きいですね。職人との認識の相違があっても、アプリに上がってくる写真や報告を見れば、すぐにその場で修正の指示が出せます。

また、複数の現場が重なると「誰がどこに行っているか」が不透明になりがちですが、今は一目で把握できる。確認作業にかかるストレスが大幅に減り、すべてがスムーズに回り始めました。

月末の事務作業が「丸1日分」短縮。請求漏れもゼロへ

――事務作業の効率化という点では、いかがでしょうか。

甲斐田さん：事務員の作業効率は劇的に上がりましたね。特に給与計算や人工の管理です。以前は紙の日報を集計して月末に処理していましたが、現場ポケットなら就労データがシステムですぐに上がってきます。感覚値ですが、これまで丸1日かかっていた月末の集計作業がほぼ解消されました。丸々1日分の工数が削減された計算になりますね。

――「請求漏れがなくなった」というお話も伺いました。

甲斐田さん：そうなんです。以前は「あれ、この現場のこの作業、請求したっけ？」と不安になったり、後から請求書を訂正したりすることが、残念ながらゼロではありませんでした。今は現場ごとに写真と日報が紐づいて履歴が残っているので、エビデンスが明確です。

訂正作業の手間がなくなり、正確に、かつ迅速に請求業務を完結できるようになりました。

独自ルールで現場の総人数を完璧に管理

――現場ポケットを使いこなす中で、工夫されている独自のルールはありますか。

甲斐田さん：私たちの現場には、自社メンバーだけでなく協力会社の方も多く来られます。全員にアプリを登録してもらうのは大変なので、あらかじめ「応援A、B、C」といった架空のアカウントを作って、私が代理で登録するようにしています。

これによって、「この現場にトータルで何人かかったか」という原価管理が正確にできるようになりました。現場ごとの総人数の把握は、経営判断をする上でも非常に重要ですから。

社長の作業効率を最大化する「一括管理」の価値

――甲斐田様はTikTokでも現場ポケットを紹介されていると伺いました。同業他社様へのおすすめポイントを教えてください。

甲斐田さん：「これ一つで完結できる」という点に尽きます。
私自身、他にもいくつかのシステムを導入していますが、結局使わなくなってしまうものも多いんです。
でも、現場ポケットは日報管理、施工管理といった「現場で本当に必要なこと」がこのアプリ一つに集約されています。社長自身の作業効率を上げたい、日報管理を楽にしたいと考えているなら、間違いなくおすすめできます。