報告書作成の残業時間を66％削減！OB顧客への「神対応」を可能にした現場ポケット活用術

住宅塗装の現場において、職人さんとの情報共有や膨大な写真管理は、常に経営者の頭を悩ませる課題です。徳島県で塗装業を営む株式会社塗装工房では、LINEとExcelに頼った管理体制に限界を感じていました。しかし、現場ポケットの導入により、管理者の残業時間は3分の2にまで激減。さらに、過去の施工データが瞬時に引き出せる環境が、顧客からの信頼を劇的に高めています。代表の芹澤さんにお話を伺いました。

LINEと電話に依存した「多重連絡」の限界

――現場ポケットを導入する前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

芹澤さん：大きく二つあります。一つ目はアナログな情報共有です。以前は現場のやり取りをすべてLINEと電話で行っており、写真の管理や塗料の仕様共有が非常に煩雑でした。

例えば、初めてアステックペイントの塗料を扱う職人さんから「この塗料の希釈率は何パーセントですか？」といった電話が頻繁にかかってきていたんです。こうした確認の電話に時間を取られてしまうことが、日々の大きなストレスになっていました。

二つ目は報告書の作成です。

LINEで送られてきた膨大な写真の中から、必要なものを一つずつ探し出すだけで相当な時間がかかっていたんです。現場によっては1現場で100枚以上の写真を撮ることもありますから。

それをExcelに貼り付けて書類を作る作業は、今思い返しても非効率でしたね。当時は「どうすれば情報の漏れをなくせるか」と、頻繁にミーティングを繰り返していましたが、仕組み自体を変えない限り根本的な解決にはならないと感じていました。

直感的な操作性が「他社比較なし」での導入を後押し

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

芹澤さん：アステックペイントの担当の方から「こんな便利なツールがありますよ」と提案を受けたのがきっかけです。実は、他のシステムと比較検討することはしませんでした。説明を聞いて触ってみた瞬間に、今まで使っていたLINEグループよりもはるかに情報の管理に優れていることが分かったからです。「これなら今後の写真管理や報告書作成が劇的に楽になる」と確信し、すぐに導入を決めました。

――導入時の初期設定やサポート体制はいかがでしたか。

芹澤さん：非常にスムーズでしたね。特に「写真のタグ付け機能」は、導入当初から「これは使える」と感じていました。日々の進捗確認はもちろん、最終的な報告書を作成する際も、タグで絞り込めば必要な写真がパッと出てくる。この機能があるだけで、現場管理の質が一段階上がった気がします。

管理者の残業代を66%削減。コスト以上のパフォーマンス

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか。

芹澤さん：目に見える大きな効果としては、残業時間の劇的な削減です。私自身もそうですが、現場を管理している担当者の事務負担が驚くほど軽くなりました。

具体的には、導入前と比べて残業時間は66%は削減できている実感があります。報告書作成の手間が減り、現場と管理側のやり取りもスムーズになったことで、本来集中すべき業務や顧客対応の時間に充てられるようになりました。

――事務作業以外で、意外なメリットを感じた場面はありますか。

芹澤さん：顧客満足度、特にOB顧客への対応力が格段に向上しました。過去に施工したお客様から、数年経って不意に電話がかかってくることがありますよね。
そんな時、現場ポケットを開けば当時の施工写真や使用した塗料の色番号がすべて即座に確認できます。「あの日のお色ですね、すぐ分かりますよ」と迅速に答えられる。

この「ちゃんと現場を把握していますよ感」が出せることは、お客様からの信頼に直結します。何かあった時にすぐ動ける体制が整ったことは、経営者として非常に心強いです。

徹底した「タグ付け」の運用が、職人の意識を変える

――ITツールの導入では「職人への浸透」が壁になることも多いですが、工夫された点はありますか。

芹澤さん：弊社では、新しいスタッフへも徹底的にルール化しています。新しいスタッフが入る時は、まず使い方のレクチャーをしますが、それ以上に「その日の写真は、その日のうちに必ずアップすること」を厳命しています。
もし写真が上がっていなかったり、タグ付けがされていなかったりすれば、すぐに電話で確認します。少し厳しい言い方かもしれませんが「これができないなら、次から仕事をお願いできない」というレベルまで徹底して伝えています。

――そこまで徹底される理由はどこにあるのでしょうか。

芹澤さん：結局、現場の動きがリアルタイムで可視化されないと、管理側が動けないからです。毎日確認して、毎日フィードバックする。
この繰り返しによって、今では職人さんたちも「上げないといけない状況」が当たり前になり、自然とタグ付けまで含めて使いこなしてくれるようになりました。

現場ポケットは「なくてはならない」経営のパートナー

――現場ポケットの満足度を教えてください。

芹澤さん：非常に満足しています。5段階評価で言えば、文句なしの5です。

管理のスタッフともよく話すのですが、「もし明日から現場ポケットがなくなったら」と想像すると、もう仕事にならない、考えられないという結論になります。それくらい、私たちの業務に深く根付いています。

――今後、どのように活用を広げていきたいですか。

」芹澤さん：弊社では定期点検にも力を入れていますので、過去の膨大なデータを蓄積し続けることになります。運営側からは「容量を気にせず使っていい」と言っていただけているので、これからもガンガン写真をアップして、さらに精度の高い顧客管理を実現していきたいですね。

――最後に、導入を検討している同業の方へメッセージをお願いします。

芹澤さん：迷っているなら、絶対に導入すべきだと言い切れます。コスト以上のパフォーマンスがあることは間違いありません。自分の業務を効率化し、無駄な電話に振り回される時間をなくす。その一歩を踏み出すだけで、会社全体の生産性は驚くほど変わりますよ。