少人数体制で迅速かつ丁寧な施工を強みとする株式会社JACKでは、かつてWordやExcelを駆使したアナログな報告書作成に、1案件あたり3時間以上を費やすという大きな負担を抱えていました。
現場ポケットの導入により、複雑な写真加工やサイズ調整の手間は消失。事務作業の効率は劇的に改善し、今では月20件以上の報告書を「楽しみながら」作成できるまでになりました。
スピード対応が生んだ顧客からの信頼と、新たな可能性について、代表の矢野さんにお話を伺いました。

WordとExcelに格闘した「夜な夜な」の事務作業

――現場ポケットを導入される前、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

矢野さん： とにかく「調査診断報告書」や「完了報告書」を作るのが大変で、大きな悩みでした。私はもともと、WordやExcelを使って手作業で書類を作成していたんです。
でも、あれって写真のサイズを一枚ずつ合わせたり、配置を微調整したりするのが本当に面倒くさくて。一つの大きな物件になると、作成に3時間以上かかることもザラでした。
日中は現場に出ているので、どうしても事務作業は夜になります。せっかちな性格もあって、思うように進まない作業に、かなりの負担を感じていましたね。

――報告書作成のために、何か工夫されていたことはありますか。

矢野さん： せいぜいパソコン内でフォルダを細かく分けて管理するくらいでした。Excelは使い勝手が肌に合わなかったのでWordで頑張っていましたが、毎回フォーマットを打ち直して、写真を貼り付けて……という繰り返し。
当時は「これが当たり前だ」と思っていましたが、今振り返ると膨大な時間をロスしていたと感じます。

「写真がどこかへ行かない」直感的な操作性が決め手

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

矢野さん： アステックペイントさんからの紹介です。営業の方からお話を伺って、とにかく「使いやすそうだな」と感じたのが第一印象でした。他社の「黒板アプリ」のようなものがあるのは知っていましたが、比較検討はしていません。
現場ポケットのデモを見た瞬間に「これなら自分でもたったったっと操作できる」と直感しました。

――具体的に、どのような部分に使いやすさを感じましたか。

矢野さん： 写真の仕分けが圧倒的に楽なところです。以前はLINEで写真を送ることもありましたが、LINEだと過去の現場写真がどんどん流れていってしまって、いざ探そうとすると見つからない。現場ポケットなら、現場名を出して、何の作業か、誰が撮ったかを指定すれば、すぐに必要な写真が出てくる。
この「情報が整理されている安心感」と、報告書作成のハードルの低さが導入の決め手になりました。

作業時間は1/3以下に。月20件の報告書作成が「楽しい」に変わった

――導入後、実務においてどのような変化がありましたか。

矢野さん： 作業効率は、控えめに言ってもこれまでの3倍、つまり時間は3分の1以下になりました。慣れてくればもっと早くなります。
今は月に20件ほど、調査報告書や完了報告書を作っていますが、あんなに苦痛だった事務作業が、今では「気楽で楽しい」ものに変わりました。

――スピード感にも変化はありましたか。

矢野さん： 劇的に変わりましたね。現場から帰ってきて、30分もあれば見積もりとセットで報告書をまとめられます。お客さんに対しても「ここが悪いので、こう直しましょう」と、写真を添えた説得力のある提案をポンポンと出せる。このスピード感こそが信頼に直結します。以前は面倒で後回しにしたり、最悪の場合は作らなかったりすることもありましたが、今は「作らなきゃ損」だと思えるほど簡単です。

「証拠」が残る安心感。お客様からの評価とリピート率の向上

――お客様の反応はいかがでしょうか。

矢野さん： 評価は間違いなく上がっています。現場ポケットで作る報告書はフォーマットが綺麗で、何より「施工前・施工後」が並んで表示されるので、専門知識がないお客様にも一目で伝わります。
「どういう施工をしたの？」と後から聞かれても、以前は記憶を頼りに説明するしかありませんでしたが、今はすべてがアプリ内に証拠として残っています。

使用材料の一覧も記録できるので、言った言わないのトラブルもありません。困っているお客様にすぐ対応し、綺麗な報告書を即座に出す。この積み重ねが、リピート案件の増加につながっていると感じます。

徹底した伴走サポートが、ITへの苦手意識を払拭した

――導入時に苦労されたことはありませんでしたか。

矢野さん： 正直、使いこなすまでは少し時間がかかりましたが、サポートの中川さんがいなければ、今頃どうなっていたか分かりません（笑）。私はあまり物覚えが良い方ではないのですが、中川さんは毎回LINEやメールで丁寧に、根気強く教えてくれました。初期設定はスムーズでしたが、実際の運用で「ここはどうするんだっけ？」と躓いたときに、専属の担当者がすぐ答えてくれる。このサポート体制があったからこそ、途中で投げ出さずに使い続けることができました。

現場ポケットが「なくてはならない」インフラへ

――もし今、現場ポケットが使えなくなったらどうされますか。

矢野さん： 一番困ります。写真管理も、報告書作成も、顧客対応もすべて現場ポケットに集約されていますから。情報がバラバラだったあの頃に戻るのは、もう考えられませんね。

――今後の展望について教えてください。

矢野さん： 今はまだ私ともう一人の2人で使っていますが、今後は各現場の職長たち全員が使いこなせるようにしていきたいです。今はまだトークと写真がメインですが、今後は「工程表」の機能にも本格的にチャレンジしたい。工程表をデジタルで共有できれば、打ち合わせもさらにスムーズになるはずですから。

――これから導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

矢野さん： 会社にとっても、そして何よりお客様にとっても、プラスしかありません。事務作業に追われて現場や提案の時間が削られているなら、絶対に入れた方がいい。単なるツールではなく、会社の信頼を築くための武器になりますよ。