雨漏りという「住まいの緊急事態」に迅速に対応する株式会社奥田工業所。同社では、施工前後の状況をお客様へ正確に伝えるための「報告書」を極めて重要視しています。
しかし、従来のExcelによる作成方法では、写真のサイズ調整やレイアウトに手間取り、一日の現場を終えた後の事務作業が大きな負担となっていました。

同社がいかにして事務作業を効率化し、現場の情報をスムーズに共有・蓄積できる体制を整えたのか。その舞台裏を詳しく伺いました。

Excelでの写真サイズ調整に苦戦した日々

――現場ポケットを導入前の課題を教えてください。

奥田さん： 一番はやはり「報告書の作成」ですね。以前はExcelに現場写真を貼り付けて、その横に内容を書き込むというやり方をしていました。ただ、Excelだと写真のサイズがなかなか思い通りにいかなくて。特に縦で撮った写真のサイズ調整などがうまくいかず、そこにかなりの時間を取られていたんです。

――事務作業の負担は相当なものだったのでしょうか。

奥田さん： そうですね。雨漏り補修の仕事は「どこをどう直したか」をしっかりお見せすることが信頼に直結しますから、報告書は欠かせません。でも、Excelで一から作っていると、1現場分で1時間は優に超えていました。これを何とかもっとスムーズにできないか、と常に考えていました。

GCUでの出会いと「使い勝手の良さ」

――現場ポケットを知ったきっかけを教えてください。

奥田さん： GCU（一般社団法人GLOBAL CONSTRUCTION UNION）という団体があるのですが、そこでアステックペイントさんの営業の方から紹介を受けたのがきっかけです。

――他のシステムと比較検討はされましたか。

奥田さん： 特に他とは比較しませんでした。現場ポケットは導入費用が手頃で、使い勝手も良さそうだったので、「まずは1年使ってみよう」という気持ちで導入を決めました。

レクチャー1回で運用開始できる「シンプルさ」

――導入はスムーズでしたか。

奥田さん： 非常にスムーズでした。最初に一度レクチャーを受けただけで、私だけでなく他の職人もすぐに使いこなせるようになりました。操作がシンプルだったので、特に困った記憶はほとんどありません。

作成時間を1/3削減。写真管理もスマートに

――導入後、具体的にどのような効果がありましたか。

奥田さん： 報告書の作成時間が大幅に短縮されました。 以前Excelで1時間かかっていた作業が、今は40分程度で済むようになっています。写真を選んでレイアウトを組むのが、格段に楽になりました。また、1ページに写真を「2枚・4枚・6枚」と自由に選べるので、状況に合わせた報告書が作れるようになったのも良い点ですね。

Q. 写真の管理方法にも変化はありましたか。

奥田さん： はい、「写真のクラウド化」ができたのが嬉しいですね。以前は自分のスマートフォンにデータを残しておかなければならず、容量を圧迫していましたが、今は現場ポケットに「バサッ」と放り込んでおけばいい。現場に関わる全員がいつでも見に行けるので、情報の共有も非常にスムーズです。

――導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。

奥田さん： 現場の写真をクラウドで管理できる安心感は大きいですし、報告書の作りやすさは間違いなく向上します。シンプルに「まずやってみる」価値はあるツールだと思いますよ。