報告書作成時間を50%削減！現場ポケットがもたらした事務効率化と、顧客満足度を高めるプロの品質

リフォーム・塗装業界において、現場調査報告書の質とスピードは信頼に直結します。しかし、多くの企業がその作成工数に頭を悩ませているのが実情です。

株式会社グッドベルでは、現場管理アプリ「現場ポケット」を導入したことで、1件あたり1時間かかっていた報告書作成を30分に短縮。

作業効率の大幅な向上に加え、施主様から「ここまで作り込んでくれるのか」と感謝の声が届くなど、目に見える成果を実感しています。代表の鈴木さんにお話を伺いました。

スプレッドシート管理の限界と、未知のシステムへの挑戦

――「現場ポケット」を導入される前、現場管理や報告書作成はどのように行われていたのでしょうか。

鈴木さん：実を言うと、当時は専用の管理ツールなどは一切使っていませんでした。自分たちでスプレッドシートを組んで、細々と管理をしていた程度です。

特に新しいシステムを探していたわけでもなく、「世の中にそんな便利なものがある」ということすら知らない、いわば情弱な状態でしたね（笑）。

――そこから導入に至ったきっかけを教えてください。

鈴木さん：知り合いの塗装会社の代表が私の後輩なのですが、彼が現場ポケットを先に使っていて「これ、いいですよ」という話を聞いたのが最初です。

その後、サポート担当の方からも提案をいただき、「それなら一度試してみようか」と。他社と比較検討したというよりは、信頼できる仲間からの紹介と、担当の方の熱心なサポートが決め手になりました。

専属サポートが「ITへの苦手意識」を払拭してくれた

――新しいシステムを導入する際、スムーズに運用まで進められましたか。

鈴木さん：はい、非常にスムーズでした。私はIT関係が得意な方ではあるのですが、それでも初めて触るシステムですから、最初は分からないことだらけです。

そこで役立ったのが、専属担当者による操作アカウントの作成サポートや、管理者向けのレクチャーでした。

もしあの時、自分一人で設定を丸投げされていたら、今の運用レベルには到達していなかったと思います。分からないことがあればすぐに聞ける環境があったからこそ、迷うことなく現場に浸透させることができました。

報告書作成時間が1時間から30分へ。1日の作成件数も倍増

――導入後、具体的にどのような業務改善が見られましたか。

鈴木さん：最も大きな変化は「調査報告書」の作成時間ですね。以前は1件作るのに、写真の整理や情報の転記などで1時間はかかっていました。

作成担当者が作業している間、私はずっと完成を待っている……というロスタイムも発生していたんです。

それが今では、1件あたり30分程度にまで短縮されました。書類作成自体は30分もかかっていないかもしれません。コピー機の出力待ちを含めても、以前の半分以下の時間で済んでいます。

――時間が半分になったことで、こなせる件数にも変化がありましたか。

鈴木さん：全然違いますね。以前は1日に2、3件作るだけでも「今日は大変だな」と感じる重労働でしたが、今は夕方の空き時間でサクッと3、4件はこなせてしまいます。

1日通して作業すれば、相当な数の報告書を仕上げられるはずです。

提出までのスピードが劇的に上がったことで、営業としての機動力も高まりましたし、何より「作業効率が上がっている」という実感が、社員のモチベーション向上にもつながっています。

「ここまでやってくれるの？」お客様から届く感謝の言葉

――報告書の「質」という面では、何か変化はありましたか。

鈴木さん：契約率への直接的な影響は数値化しにくいですが、お客様からの反応は明らかに変わりました。

「こんなに丁寧に作り込んでくれてありがとう」「ここまで細かく見てくれているんだね」と、お褒めの言葉をいただく機会が増えたんです。

現場で撮った写真がそのまま報告書に反映されるので、情報の鮮度が高い。プロとして「しっかり調査しています」という姿勢が、形になってお客様に伝わっているのだと感じます。

作成担当者も、自分が作った書類を褒められるのは嬉しいようで、それがまた「もっと良いものを作ろう」という意欲に直結しています。

顧客管理から工程表まで。さらなる「使い倒し」を目指して

――現在、満足度は5段階でいえばどのくらいでしょうか。

鈴木さん：文句なしに5、非常に満足しています。これからも継続して活用させてもらいます。今は報告書作成と顧客情報の管理がメインですが、ここにある機能をもっともっと使い倒していきたいですね。

――今後、具体的に活用していきたい機能はありますか？

鈴木さん：今後は日報や工程表の機能も本格的にデジタル化していきたいと考えています。今はまだトークと報告書が中心ですが、工程管理まで一本化できれば、さらに現場の透明性が上がりますから。

迷っている同業他社へのメッセージ

――最後に、導入を検討している企業様へアドバイスをお願いします。

鈴木さん：正直なところ、「現場ポケットを使っていないで、何を使っているの？」と言いたくなるくらい助かっています。

現場管理のデジタル化は、単なる手間の削減ではありません。確実な証拠が残ることで自分たちの身を守ることにもなりますし、何より作業効率が上がることで、本来注力すべき現場作業や顧客対応に時間を割けるようになります。

もし周りで悩んでいる仲間がいれば、私は自信を持って「絶対に使ったほうがいいよ」と勧めますね。