写真共有のスピードが30％向上！事務負担を大幅に削減し「現場の見える化」でお客様の安心を勝ち取る

外壁・屋根塗装を中心に、関東・関西で幅広く事業を展開する株式会社トップエース。同社では、現場の写真管理や協力会社との情報共有において、スピード感の欠如が大きな課題となっていました。

現場ポケットの導入により、写真共有の効率は30％向上。事務員一人で全案件を把握できる体制を構築し、施主様への「見える化」による信頼獲得にも成功しています。導入の経緯と劇的な変化について、吉野さんにお話を伺いました。

12名の精鋭チームが抱えていた「写真管理」と「共有」の壁

――現場ポケットを導入される前、御社ではどのような課題を感じていらっしゃいましたか。

吉野さん：一番は業務の効率化、特に写真管理の手間ですね。以前は個人のLINEを使って職人さんとやり取りをしたり、一時的に他社の管理ツールを試したりしたこともありました。しかし、なかなか定着せず、結局は営業担当と職人がバラバラに動いているような状態でした。

一番の悩みは「全員でリアルタイムに情報を共有できる場がない」ことでした。現場の状況を把握するのに、いちいち誰かに確認しなければならない。調査報告書や写真台帳を作る際も、必要な写真が足りなかったり、どこにあるか分からなかったりと、無駄な時間が多く発生していたんです。

――情報の「属人化」が、実務上の負担になっていたのですね。

吉野さん：そうですね。例えば、ある報告をする際に写真が1枚足りないという場面でも、全員で共有できていれば「あの時の写真はこれですよ」と誰かがすぐにフォローできます。共有ができていないと、わざわざ現場に確認し直したり、送ってもらうのを待ったりしなければなりません。この「待ち時間」や「探し物」の時間を何とかしたいと考えていました。

「使いやすさ」が決め手。アステックペイントとの信頼関係も後押し

――数あるツールの中で、最終的に現場ポケットを選ばれた理由を教えてください。

吉野さん：決め手は、圧倒的な「使いやすさ」と「シンプルさ」です。現場の人間が使うものですから、多機能すぎて複雑なものより、直感的に触れる簡易的な設計の方が自社には合っていると感じました。

また、以前からアステックペイントさんのサービスを信頼して利用していたことも大きかったですね。営業担当の方から提案をいただき、これならスムーズに導入できそうだと判断しました。

――導入時の設定や、スタッフの皆様への浸透はいかがでしたか。

吉野さん：非常にスムーズでした。最初から使い勝手を理解できましたし、トレーニングに苦労した記憶もありません。最近では工事種別の項目が増えるなど、弊社の実務に合わせたアップデートが行われている点も高く評価しています。

事務作業のスピードが30％向上。一人で全現場を支える体制へ

――導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか。

吉野さん：写真共有のスピードが劇的に上がりましたね。感覚的には、以前のやり方と比べて30％はスピードアップしていると思います。

具体的には、職人が現場で写真をアップすると、事務所にいる事務員が即座にその内容を確認できます。そのまま元請けさんへの報告資料に活用できるので、情報の橋渡しが非常にスムーズになりました。

――事務員の方の負担も、かなり軽減されたのではないでしょうか。

吉野さん：はい。現在、弊社の事務は1名体制なのですが、彼女が現場ポケットを駆使して全案件の写真を管理し、報告書の作成まで一手に引き受けてくれています。現場に行かなくても「今、どの現場がどうなっているか」がアプリを開くだけで手に取るように分かる。この「現場の見える化」が、事務作業の効率化に直結しています。もし明日から現場ポケットが使えなくなるとしたら、一番困るのはこの写真管理機能ですね。1現場で60枚近く撮ることもありますから、これがLINEに戻るなんて考えられません（笑）。

「お客様ファースト」を実現する、透明性の高い施工報告

――お施主様や元請け様からの反応に変化はありましたか。

吉野さん：お施主様には、現場ポケットの画面を実際にお見せしながら、「私たちはこのように全工程を写真で記録し、共有しながら進めているので安心してください」とお伝えしています。

私たちの仕事は、まず「お客様ファースト」でなければなりません。今の時代、手抜き工事などのニュースが世間を騒がせることもありますが、すべてをオープンにして「見える化」することで、お客様に大きな安心感を与えられていると感じます。「しっかりやってくれているね」とお声をいただくことも増えました。

効率化の先にある「スピード感」が、会社を守る武器になる

――今後の活用展望について教えてください。

吉野さん：今後は新しく実装される「スマホでの報告書作成機能」などにもチャレンジしていきたいですね。今は事務員がメインで作っていますが、現場でパッと作成できるようになれば、さらにスピード感が増すはずです。

――最後に、導入を検討されている同業他社様へメッセージをお願いします。

吉野さん：現場ポケットを導入することで、間違いなく仕事の効率は良くなります。そして何より、スピード感を持ってお客様管理ができるようになります。今の時代、対応の速さは信頼に直結します。情報を一箇所に集約し、全員が同じ方向を向いて動ける環境を作ることは、会社の強みになるはずです。知人にも自信を持って勧めたいアプリですね。