アナログ管理からの脱却で事務工数を50%削減！熱絶縁工事のプロが「出面管理の正確性」を追求して辿り着いた答え

熱絶縁工事のスペシャリストとして、空調や衛生設備の断熱施工を担う関根本保温工業。同社では、月間の出面管理を社員の手書きに頼っており、正確性の欠如や月末の集計作業の肥大化が大きな課題となっていました。

現場ポケットの導入により、そのアナログな体制は一変。リアルタイムな情報共有が可能になったことで、事務負担の大幅な軽減と管理の透明化に成功した、関根さんにお話を伺いました。

アナログ管理の限界。「正しいのか分からない」手書き日報の日々

――現場ポケットを導入される前、業務においてどのような課題を感じていらっしゃいましたか。

関根さん：一番の課題は「出面管理」の正確性とスピードでした。以前は月末月初になると、社員が1ヶ月分の出面を手書きで提出していたんです。しかし、決まったフォーマットも何もない状態。几帳面な人間は手帳を見てパッと出してくれますが、そうでない人間は思い出すのにも時間がかかります。

そもそも、その内容が正しいのかどうかも分かりませんでした。私たちはパソコンが使えますが、職人の中にはWord一つ使うのも苦手な「アナログ派」も多い。手書きゆえのミスや、提出の遅れが常態化しており、「このままではいけない」とずっと感じていたんです。

――アナログな管理体制が、実務にどのような悪影響を及ぼしていたのでしょうか。

関根さん：結局、事務方である私の集計作業に膨大な時間がかかっていました。確かな情報かどうかの裏付けを取るだけでも一苦労です。

私は5年ほど前に前職から転職してこの会社に入ったのですが、当時はまさに「全てがアナログ」な状態。会社を成長させていくためにも、デジタル化・IT化は避けて通れない道だと思っていました。

迷わず「これ一択」。現場目線のシンプルさが決め手

――数あるシステムの中から、現場ポケットを選ばれた理由を教えてください。

関根さん：「スマホがあるんだから、出面を管理できるアプリくらいあるだろう」と思って、自分でウェブ検索をしたのがきっかけです。「出面票管理」のような言葉で探して、たまたまリリース初期の現場ポケットを見つけました。

他社サービスとの比較はほとんどしていません。画面を見た瞬間に「これだ」と思ったんです。うちが求めていた機能が網羅されていましたし、何より使いやすそうでコストパフォーマンスも良かった。多機能すぎて使いこなせないシステムより、現場の人間が迷わず使えるシンプルさが決め手になりました。

――導入にあたって、従業員の皆様の反応はいかがでしたか？

関根さん：非常にスムーズでしたね。当社の社員は平均年齢が30歳前後と若いこともあり、アプリの操作にはすぐに慣れてくれました。私から「こうやって入力するんだよ」と軽く教えるだけで、翌日からは使いながら覚えていく。導入時の勉強会なども必要ないくらい、直感的に操作できる点は助かりました。

月末の集計はわずか30分。下請け業者との信頼関係も強固に

――導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか。

関根さん：出面提出のスピードが劇的に上がりました。今は現場に行ったら「開始」、終わったら「終了」をトーク画面から入れるだけ。残業がある時だけコメント欄に「2」と数字を入れるという運用にしています。

これにより、月末には全てのデータが揃っています。私は毎月1日にそのデータをエクセルで出力し、各自のLINEにPDFで送って確認してもらうのですが、この確認作業も当日の休憩時間には終わります。

以前のアナログ時代と比較すれば、集計にかかる工数は50%以上削減され、ミスもほぼゼロになりました。今は5人分の出面作成が、わずか30分で完了しています。

――事務作業以外で、管理面でのメリットはありましたか。

関根さん：「誰が今日どこの現場にいるか」がリアルタイムで把握できるようになったことです。トークを見れば一目で分かりますから。万が一現場で事故があった際も、すぐに状況を把握して元請けさんと連携が取れます。

また、専属の下請けさんにも現場ポケットを使ってもらっています。下請けさんから届く請求書と、現場ポケットの履歴を照らし合わせることで、稼働日数の差異を無くせるようになりました。

「アプリに入力されていない分は請求として認めない」というルールにしたことで、お互いにエビデンスに基づいた公正なやり取りができる。トラブル防止と信頼関係の向上に大きく寄与しています。

「欠勤連絡」もアプリで共有。透明性が生むチームの安心感

――貴社ならではの独自の活用方法はありますか。

関根さん：「欠勤連絡」の徹底ですね。体調不良などで休む際も、必ずトークに「欠勤」と入れるようにルール化しています。

これまでは社長だけに電話が入って他の社員は知らない、ということがありましたが、今は全員がアプリを見て「今日は〇〇さんが休みなんだな」と把握できます。

「休みを隠さない、共有する」という文化ができたことで、現場の配置変更などもスムーズになりました。私が教えたわけではなく、現場ポケットという「場所」があるからこそ生まれた、自発的な情報共有の形だと思っています。

――現場ポケットの満足度を教えてください。

関根さん： 5段階で5です。非常に満足しています。正直、なくなったら困ります（笑）。私たちが使いたい機能はすべて網羅されていますし、サポートも非常に丁寧。

同業他社で同じように出面管理に悩んでいる会社があれば、間違いなく強くお勧めしますね。

――今後、どのように活用を広げていきたいですか。

関根さん：まだ写真管理やファイル共有機能（図面の格納など）を使いこなせていない部分があるので、今後はそこにも挑戦してみたいです。

今は社長が個別に写真を撮っていますが、現場ポケットに集約すれば、さらに情報の鮮度が上がるはず。事務の効率化から一歩進んで、現場の施工品質を支えるインフラとして、さらに活用を深めていきたいと考えています。