愛知県を中心に塗装工事を展開する株式会社グラッドでは、職人とスタッフの管理において、アナログな勤怠管理の限界に直面していました。
自己申告の残業時間に対する不透明感や、LINEでの写真共有による端末の動作不良など、目に見えないストレスが業務効率を阻んでいたのです。
現場管理アプリ「現場ポケット」の導入により、いかにして事務作業の大幅な削減と、現場の「正確な把握」を両立させたのか。その具体的な活用術を伺いました。
紙とLINEの併用が生んでいた「確証のない管理」の限界
――現場ポケットを導入される前、出退勤や現場の管理はどのように行われていたのでしょうか。
澤さん： 以前は、事務員が用紙に手書きで集計したり、職人がLINEで「出勤しました」と報告を入れたりする形でした。しかし、これには二つの大きな問題があったんです。 一つは、事務側の手間です。LINEでバラバラに届く複数の職人の出勤連絡を、1ヶ月分、現場ごとに振り分けて集計し直す作業は本当に大変でした。打ち直す際の手間はもちろん、どうしても打ち間違いなどのミスが起きてしまっていたんです。
もう一つは、情報の「正確性」です。残業時間についても、以前は職人の自己申告でした。「今日は1時間残業しました」「2時間でした」と言われれば、それを信じて計算するしかありません。事務側としては「本当にその時間まで現場にいたのかな？」という一抹の不安があり、逆に職人側も「自分の申告が正しく伝わっているだろうか」という疑心暗鬼になる部分が少なからずあったと思います。
「GPS連動」がもたらした、職人と事務方の安心感
――現場ポケットを導入したことで、その課題はどう変化しましたか。
澤さん： 最大の変化は、出退勤に位置情報（GPS）が紐付いたことです。現場ポケットは退勤ボタンを押した場所が地図上で正確に出るため、職人の言葉ではなく「データ」として事実を確認できるようになりました。 これにより、事務側は「数字の裏付け」がある状態で計算ができますし、職人側も「自分で押した記録がそのまま反映される」という安心感が生まれたようです。PDFで出力した集計表を見せて「今月はこれで間違いないですか？」と確認する際も、お互いに不安がなく、非常にスムーズに納得できるようになりました。会社としての透明性や「ちゃんとしている感」は、紙の頃とは比べものになりません。
――導入の際、職人さんたちへの周知や操作説明で苦労されたことはありましたか。
澤さん： それが、驚くほどスムーズだったんです。実は愛知県の職人の間では、現場ポケットの浸透率がすごく高くて（笑）。新しく入ってきた職人や応援の方に「これ使ってね」と言うと、「前の会社でも使ってました」「スマホに入ってますよ」と返ってくることがほとんど。教えなくても勝手に使いこなしてくれています。アプリの操作自体が直感的で簡単だというのも、職人さんに受け入れられている大きな理由だと思います。
写真共有の「LINE離れ」でスマホの動作も軽快に
――日報や勤怠管理以外で、効果を実感されている機能はありますか。
澤さん： 写真管理ですね。以前は施工写真をLINEでやり取りしていましたが、枚数が多くなるとアプリが重くなって、動作に支障をきたすことがありました。最悪の場合「容量不足で写真が載せられません」とエラーが出てしまい、過去の写真を消さなければならない手間も発生していたんです。 今はすべて現場ポケットに直接アップロードしているので、LINEが重くなるストレスから解放されました。
また、意外なメリットだったのが「アフター対応」の迅速化です。今日もちょうどあったのですが、過去のお客様から手直しのご依頼をいただいた際、現場ポケットで案件を検索すれば、すぐに当時の住所や施工内容が分かります。 以前ならいちいち事務員に「あのお客様の住所どこだったっけ？」と確認しなければなりませんでしたが、今は職人が自分の手元で解決できる。事務側の「問い合わせ対応」という目に見えない業務が大幅に減りました。
集計作業は30%削減。ミスが減り、本業に集中できる環境へ
――事務作業の工数としては、具体的にどの程度の削減になりましたか。
澤さん： 人数が増えているので一概には言えませんが、作業時間だけで見れば30%は削減できている実感があります。ただ、時間以上に大きいのは「ミスの減少」ですね。数字を何度も書き写したり、記憶を頼りに集計したりする必要がなくなったことで、心理的な負担が劇的に軽くなりました。
――現場ポケットの満足度を教えてください。
澤さん： 5段階評価で言えば、間違いなく「5」の最高評価です。非常に満足しています。知り合いの業者にも強く勧めたいですね。特に「オフィスの仕事を減らしたい」「職人の勤怠を正確に把握したい」と考えている経営者の方には、これ以上のツールはないんじゃないでしょうか。GPS付きの勤怠管理ができるアプリは他にもありますが、現場管理と一体になっていて、ここまで職人が使いやすいものは他にありません。
営業履歴の共有と工程管理で、さらなる「情報の見える化」へ
――今後、さらに活用していきたい機能はありますか。
澤さん： 「工程表」のデジタル化には非常に興味があります。テンプレートを使って簡単に見やすい工程表が作れると聞いているので、ぜひ挑戦したいです。 あとは、営業履歴の管理ですね。今はまだ個人の頭の中にあったり、別の形で管理したりしている受注前の経緯などを現場ポケットに集約できれば、さらに情報の漏れがなくなるはずです。
事務員が急な休みに入ったとしても、現場ポケットを見ればすべての状況が誰にでも分かる。そんな「属人化しない現場管理」を目指して、これからもフル活用していきたいと思っています。
終わりに
今回取材にご協力いただいた株式会社グラッド様は、愛知県を拠点に塗装工事を展開する会社です。
現場ポケットの活用を通じて、職人と事務双方が働きやすい環境づくりにも取り組まれています。
会社の詳細については、以下の公式サイトをご覧ください。
