7割の手間削減で深夜のLINEによる出面探しが消滅。手作業集計を自動化し事務と現場の負担を解消した。

造作大工工事業を手がける早月工務店。同社では、複数の現場を7名の協力業者と共に進める上で、LINEを使った出面管理と請求書作成時の手作業集計が大きな負担となっていました。深夜に及ぶこともあったという事務作業を解消するため、現場ポケットを導入。

いかにして情報共有の手間を7割削減し、請求書作成業務を劇的に効率化させたのでしょうか。そこには、ID無制限の利便性と、手厚いサポート体制がありました。代表の田中さんにお話を伺いました。

LINEと手作業に依存した「出面集計」の限界

――現場ポケットを導入前の課題を教えてください。

田中さん：一番は出面の管理と、それに伴う請求書の集計作業です。以前はLINEで職人からの出面報告を管理していたのですが、月末に請求書を作成する際、その履歴をすべて遡って一人ひとり手で数えなければなりませんでした。どの現場に誰が入ったかを、膨大なメッセージの中から探し出す作業が非常に手間でした。

――アナログな連絡体制によって、実務上どのような負担がありましたか。

田中さん：請求書作成のために、結構遅くまで、時には深夜まで作業することがありました。LINEはグループにしていましたが、プライベートな連絡も混在しますし、単純に過去の情報を全部探していくのが「だるいな」と。協力業者も7名いて、現場も同時に6現場動くこともあるので、管理が煩雑でした。

無制限IDと手厚いサポートが決め手

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

田中さん：担当の方からお電話をいただいたのがきっかけです。実は以前、別の会社にいた時に少しだけ使ったことがあったのですが、その時とは機能が全く違っていて驚きました。選んだ決め手は、まず機能面です。一番の課題だった出面の集計がExcelで簡単に出力できる。これが大きかったですね。あとは、サポート体制です。専属の方がついてくれて、LINEですぐに質問できるという手厚さも魅力でした。そして、価格面ではID数に制限がないこと。これが最終的な決め手になりました。

――他社のサービスと比較はされましたか。

田中さん：一社だけ比較しました。そこはIDが10人を超えると料金が上がるプランでした。うちは現時点で協力業者を含めると人数が多く、将来的にも増える可能性を考えると、ID無制限の現場ポケットの方が長期的に見てコストパフォーマンスが高いと感じました。「ずっと使えるんだったらこっちの方がいいな」と。LINEとの連携を謳っていましたが、実際は少しイメージと違い、結果的に現場ポケットを選ぶことにしました。

情報共有の手間が7割減。請求書業務も劇的に効率化

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか。

田中さん：情報共有の迅速化と、伝え忘れの防止ですね。ここが最大のメリットです。以前は現場ごとにLINEグループを作っていましたが、「あの人を入れ忘れた」「この人に言ってなかった」ということが起こりがちでした。今は案件を作って、関係する協力業者を全員そこに入れてしまえば、一斉に情報を共有できます。行くか行かないか未定でも、とりあえずメンバーに入れておけば全員が進捗を把握できる。このおかげで、情報共有に関する手間は体感で7割くらい削減できたと感じています。

――一番の課題だった請求書作成の業務は変わりましたか。

田中さん：劇的に変わりました。日報から出面データをExcelで出力できるので、手作業での集計がほぼなくなりました。さらに、出力したExcelを自分なりにカスタマイズして使っています。例えば、残業代や追加工事の手当などを計算するための列を自分で追加して、集計表として活用しています。金額を直接入力すれば計算間違いもありません。印刷して、そこに請求金額などを書き込んで、その月の得意先ごとのメモとしても使っています。非常に便利ですね。

――従業員の方々や協力業者さんの反応はいかがでしたか。

田中さん：職人たちからは、地図機能がすごく好評です。「現場を探すのが楽になった」とみんな言っていますね。特にリノベーション工事などで、街中のマンションの一室が現場になる場合、これまでは場所が分かりにくかったんです。でも、現場ポケットに住所を入れておけば、Googleマップのナビですぐに正確な場所がわかる。駐車場を探すのにも使っているようです。私自身も、たまにしか行かない現場の場所を確認するのに重宝しています。案内図のPDFを探す必要がなくなりました。

サポート体制に満足。LINEサポートが導入を後押し

――サポート体制はいかがでしたか。

田中さん：それが本当に助かりました。わからないことがあった時、LINEで質問するとすぐに対応してくれるんです。このサポートがあったからこそ、導入を乗り越えられたと言えます。最初のうちは「これどうするの？」と頻繁に連絡していましたが、いつも丁寧に教えてもらえたので安心でしたね。

さらなる高みへ、定着に向けた次の一歩

――現場ポケットは同業他社にもお勧めしていただけるシステムですか。

田中さん：そうですね。実際にも同業の仲間にも「これいいよ」と勧めています。特に事務作業をされている方や、パソコンが得意な方がいれば、間違いなく使いこなせると思います。

――今後、どのように活用を広げていきたいですか。

田中さん：今後は、職人たちにもっと写真やトークを活用してもらいたいと思っています。現状、現場の状況報告は電話で来ることが多いんです。写真があれば一目でわかることも、口頭だと「どこそこの何が」と説明が必要で、お互いに時間がかかってしまう。これはアプリの問題ではなく、うちの社内で定着させていくべき課題ですね。