現場作業後の作成時間を5割削減。写真だけの報告書から脱却し、施主が喜ぶ詳細な内容で他社と差別化を実現。

塗装工事を中心に事業を展開する株式会社ビサイクラフト。同社では、現場の状況が事務所からでは把握しづらく、写真管理も煩雑だったため、情報共有に課題を抱えていました。

現場ポケットの導入によって、いかにして報告書作成の工数を半減させ、同時にその質を劇的に向上させたのでしょうか。そこには、デジタルツールの活用がもたらした「顧客への提供価値の最大化」がありました。同社代表の濱口さんにお話を伺いました。

現場に行かないと状況がわからない。写真も散在するアナログ管理の限界

――現場ポケットを導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか。

濱口さん： 一番の課題は、事務所にいると現場の状況がリアルタイムで分からないことでした。職人から都度報告を受けなければ、進捗が把握できない。また、現場ごとの写真管理も大きな悩みでした。

――以前はどのように写真を管理されていたのでしょうか。

濱口さん： 主にスマートフォンで撮影し、端末内やPCに保存する程度でした。そのため、特定の現場の写真を後から探し出すのが非常に大変で、管理が複雑化していましたね。お客様に過去の施工例をお見せしたい時や、報告書を作成する際に、写真を探すだけで時間がかかってしまっていました。

――そういったアナログな管理体制によって、業務上、他にどのような影響がありましたか。

濱口さん： 職人との連携に手間がかかっていました。口頭で状況を伝えてもらっても、こちらの想像と食い違うことがあります。かといって、その都度写真を送ってもらうのも、送る側も受け取る側も面倒に感じてしまう。この「ひと手間」が、円滑なコミュニケーションを妨げていたように思います。現場ポケットを導入するまでは、特にこれといった工夫もできておらず、できる範囲でやるしかない、という状況でしたね。ツールを導入したことで、逆に「できること」が格段に増えたと感じています。

報告書作成の効率化に期待して導入を決意

――現場ポケットを知ったきっかけと、導入の決め手を教えてください。

濱口さん：アステックペイントさんからの紹介がきっかけです。ちょうど無料でお試しできるキャンペーン期間だったこともあり、「それなら一度使ってみようか」と軽い気持ちで始めたのが正直なところです。

――無料お試しから、有料でも継続しようと思われた決め手は何だったのでしょうか。

濱口さん： 写真の管理と報告書の作成が楽になる、という点に大きな価値を感じたからです。使いこなすにはある程度の慣れが必要だとは感じましたが、それ以上に業務が効率化されるメリットの方が大きいと判断しました。特に報告書作成機能は、お客様への提案の質を高める上で重要だと考えていたので、有料でも継続する価値は十分にあるなと。

――他社の類似サービスと比較検討はされましたか。

濱口さん： 元請けさんの関係で他社のサービスを使った経験はありますが、機能が多く、自分たちで主体的に使うには少し複雑に感じました。現場ポケットは自分たちの業務に必要な機能がシンプルにまとまっている印象で、他のサービスを積極的に探すことはなく、自然と一択になりましたね。

報告書作成時間は半減！空いた時間で「質」を追求し、顧客満足度が向上

――導入後、具体的にどのような効果を実感されていますか。

濱口さん： やはり情報共有の円滑化と、報告書作成の効率化ですね。現在は主に、現場ごとの写真管理、毎日の作業日報、そして調査報告書や完了報告書の作成機能を使っています。特に報告書作成にかかる時間は、体感ですが以前の半分くらいに短縮されました。

――作成時間が半分になったことで、どのような変化がありましたか。

濱口さん： 単純な時短だけでなく、創出できた時間を使って、より「内容の濃い」報告書を作れるようになりました。例えば、以前は1時間かけて10ページの報告書を作るのが精一杯だったとしたら、今は同じ1時間で20ページ分の、より詳細な情報が盛り込まれた報告書を作成できます。これは大きな変化ですね。時間というより、お客様に提供できる価値の質が上がったと感じています。

――サポート体制についてはいかがでしたか。

ご濱口さん： 以前、新しいパソコンに入れ替えた際に一度問い合わせをしたことがありますが、非常にスムーズに対応していただき、すぐに解決しました。手厚いサポートがあるという安心感は大きいですね。

「ここまでやってくれるとは」お客様の感動を生む、詳細な完了報告書

――品質の上がった報告書に対して、お客様からの反応に変化はありましたか。

濱口さん： はい、非常に良い反応をいただいています。特に工事前の調査報告書では、お客様ご自身も気づいていなかった建物の劣化状況などを写真付きで具体的にお見せすることができます。「うちの家はこんなことになっていたんだ」と驚かれることも多く、その上でご提案する見積書は、ただ金額が書かれているだけのものとは説得力が全く違います。

――それがお客様の信頼にも繋がっているのですね。

濱口さん： そう思います。相見積もりになることも多いのですが、詳細な調査報告書があることで、他社との差別化が図れていると感じます。直接「これが決め手でした」と言われることはなくとも、契約の後押しになっていることは間違いありません。完了報告書に関しても、施工の全工程をまとめたアルバムのようにお渡しできています。

さらなる活用へ。現場ごとの材料管理にも期待

――もし明日から現場ポケットが使えなくなるとしたら、一番困ることは何ですか。

濱口さん： 写真が見られなくなることですね。お客様とのやり取りの記録であり、我々の施工履歴でもある大切な資産なので、それが失われるのは非常に困ります。

――現場ポケットの満足度と、今後の活用についてお聞かせください。

濱口さん： 満足しています。報告書機能が自社の強みになっているので、正直なところ、同業他社にはあまり教えたくないくらいです（笑）。ただ、協力していただいている下請けさんにはアプリを導入してもらっているので、その利便性は自然と伝わっていると思います。

――今後、新たに使ってみたい機能や、改善へのご要望はありますか。

濱口さん： 現場ごとに、使用した材料や塗料の色番号などを簡単に記録できる機能があれば嬉しいですね。数ヶ月後に手直しが必要になった際、「あの現場で使った塗料は何だったか」とすぐに確認できると、より管理がしやすくなると思います。新しい活用法も考えていきたいです。