熊本県を拠点に塗装工事を手掛ける株式会社宮建塗。同社では、かつてLINEでの情報共有が常態化し、過去の指示や仕様を探す手間が作業効率を著しく低下させていました。特に2時間以上を費やしていたExcelでの報告書作成は、経営の大きな負担となっていたと言います。現場ポケットの導入により、これらの課題をいかにして解決し、顧客から「報告書が見やすい」と絶賛される体制を築き上げたのでしょうか。そこには、業務効率化に留まらない、組織全体の意識改革がありました。代表の宮本さんにお話を伺いました。

LINEでの情報管理に限界。仕様確認のたびに作業が止まる非効率

――現場ポケットを導入される前は、どのような課題を抱えていましたか？

宮本さん：一番の課題は、LINEを使った情報共有でした。現場ごとにトークを分けるのではなく、一つのグループでやり取りしていたので、後から情報を探すのが本当に大変で。案件が増えるにつれて、どんどんメッセージが流れていってしまい、必要な情報が埋もれてしまうんです。

例えば、職人が現場で「あの壁の色、何色だったかな？」「仕様書の指示はどうだっけ？」と確認したい時、延々と過去のトークを遡らなければなりませんでした。その間、当然作業の手は止まってしまいます。この「探す」という行為に費やす時間が、非常に大きな無駄になっていました。

――アナログな連絡体制は、実務上どのような負担につながっていましたか？

宮本さん：作業効率の低下が最も深刻でしたね。職人たちも、作業中に何度もスマートフォンを操作してLINEの履歴を探すのはストレスだったと思います。また、LINEはプライベートな連絡も混在するため、仕事の重要な情報を見落とすリスクも常にありました。情報が煩雑になりすぎて、管理が行き届いていない状態だったと言えます。

決め手は「報告書機能」。Excelでの2時間が30分未満へ

――現場ポケットを知ったきっかけと、導入の決め手を教えてください。

宮本さん：アステックペイントの営業担当者さんからの紹介です。他のツールは特に検討しませんでした。話を聞いてすぐに「これだ」と思ったからです。一番の魅力は、現場ごとに情報をきっちり分けられること。LINEのように情報が流れていってしまうことがなく、仕事は仕事として独立した環境で管理できる点に惹かれました。

そして、導入の最大の決め手になったのが「報告書機能」です。これを見たとき、「めちゃくちゃ便利になるな」と直感しました。

――報告書作成には、それほど時間がかかっていたのでしょうか？

宮本さん：はい、本当に大変でした。以前はExcelを使って手作業で作成していたのですが、私はパソコン操作があまり得意ではなくて、1つの報告書を作るのに2時間くらいかかっていました。写真を貼り付けて、文字を打ち込んで、レイアウトを整えて… ちょっとズレると全部消えてしまったりして、何度もやり直していましたね。忙しい時は、もう作成を諦めてしまうこともありました。

それが現場ポケットだと、住宅1棟分なら30分もかかりません。写真を選んでコメントを入れるだけで、プロ並みの綺麗な報告書が自動で出来上がる。この時間短縮効果は絶大です。削減できた時間は100%に近い感覚ですね。本当に助かっています。

お客様から「見やすい」と絶賛。情報共有が職人の成長も促す

――導入後、報告書作成以外にはどのような効果がありましたか？

宮本さん：情報共有のスピードと質が劇的に向上しました。例えば、現場でお客様から何かご要望や、万が一クレームがあった際も、すぐに現場ポケットに写真付きで投稿すれば、事務所にいる私も、他の職人もリアルタイムで状況を把握できます。「言った・言わない」のトラブルがなくなりましたし、お客様への対応が非常にスムーズになりましたね。

――従業員の方々や協力業者さんの動きに変化はありましたか？

宮本さん：職人たちに「責任感」が芽生えたことが大きな変化です。今では、現場調査に行った職人自身が報告書を作成することもあります。本人が撮影した写真ですから、どの部分の写真なのか、どういう意図で撮ったのかが明確です。私が間に入るよりも、ずっと正確でスピーディーに進みます。

ツール上で自分の担当業務が明確になることで、「誰かがやってくれるだろう」という意識がなくなり、一人ひとりが自分の仕事に責任を持つようになりました。これはマネジメントの観点からも非常に大きな効果だと感じています。

――導入して一番嬉しかったエピソードを教えてください。

宮本さん：一番は、お客様から報告書を「すごく見やすいね」と褒めていただけることです。これが何より嬉しいですね。綺麗な報告書をお渡しできることで、会社の信頼性も上がりますし、次の仕事にも繋がっていきます。その次に嬉しいのが、自分の残業が減ったこと。報告書作成にかけていた時間が浮いた分、営業活動など、会社の未来につながる他の業務に時間を使えるようになりました。

サポートを活用し、全機能のフル活用を目指す

――導入時の初期設定や、職人さんへの展開はスムーズにいきましたか？

宮本さん：はい、非常にスムーズでした。最初にZoomでサポート担当の方から丁寧な勉強会を開いてもらったので、迷うことなく使い始めることができました。おかげで、私が必要としていた「現場ごとのトーク管理」や「報告書作成」といった機能はすぐに活用できましたね。

――今後、現場ポケットをどのように活用していきたいですか？

宮本さん：正直なところ、まだ現場ポケットが持つ力の3割くらいしか使えていないと感じています。最近もアップデートで機能が増えましたし、契約情報や保証年数を管理する機能など、まだ触れていない部分がたくさんあります。今後は、改めてサポートの方にレクチャーをお願いして、職人たちも一緒に勉強したいですね。そして、全ての機能をフル活用して、さらに業務を効率化していきたいです。

競合には教えたくない。月額以上の価値がある差別化ツール

――現場ポケットの全体的な満足度を教えていただけますか？

宮本さん：非常に満足しています。もし不満な点を一つだけ挙げるとすれば、スマートフォンのアプリで、時々立ち上がりが遅いことがある点くらいでしょうか。特に商談中、お客様に過去の施工事例を写真でお見せする時に少し待たせてしまうことがあるので、ここが改善されると嬉しいです。ですが、それを差し引いても、満足度は非常に高いです。

――最後に、導入を検討されている同業の方へメッセージをお願いします。

宮本さん：毎月支払う金額以上のクオリティと価値が、このツールには間違いなくあります。情報共有がスムーズになり、報告書の質も上がり、結果として仕事全体の質が向上します。絶対に導入したほうがいいと断言できますね。

ただ、本音を言えば…この報告書機能はクオリティが高すぎて、競合他社との大きな差別化になるんです。だから、同じ熊本県の同業者さんには、あまり使ってほしくないかな（笑）。それくらい強力な武器になるツールですよ。