丁寧な施工と確かな技術で、屋根工事を手がける有限会社延岡瓦工業。同社ではかつて、現場管理の多くがアナログで、特に報告書作成にかかる膨大な手間が大きな課題でした。
現場ポケットの導入により、1時間かかっていた報告書作成はわずか10分に短縮。「営業が一人増えたようなもの」と語るほどの業務変革は、いかにして実現されたのでしょうか。代表の佐藤様にお話を伺いました。

アナログ時代の限界。一人現場監督が抱えた「見えない残業」

――現場ポケットを導入される前の課題について教えてください。

佐藤さん：一番は、あらゆる業務がアナログで、とにかく時間がかかっていたことです。特に現場管理とお客様への報告書作成には、多くの時間を取られていました。当時、私が一人で7～8名いる職人の情報を集約して、報告書を作成していたんです。他の業務もある中でこれらをこなすので、どうしても帰りが遅くなってしまう、という毎日でしたね。

――アナログな体制によって、具体的にどのようなご苦労がありましたか？

佐藤さん：例えば、職人への指示です。当時は朝来て夕方帰る職人に対して、口頭で指示を出すのが基本でした。そうなると、どうしても「伝え忘れ」や「聞き忘れ」が発生します。その結果、現場で必要な材料を忘れてしまうといった無駄なことが頻繁にありましたね。また、現場の地図も私が作成し、紙で渡していました。この準備だけでも馬鹿にならない手間でした。

――報告書作成についても、大変だったと伺いました。

佐藤さん：はい、Excelで作成していたのですが、決まったフォーマットがないので毎回大変でした。特に苦労したのが写真の扱いです。昔は職人さんもガラケーだったので、なかなか写真を撮ってくれず、私自身がデジカメを持って現場を回り、工事写真を撮影していました。現場が遠ければ、往復だけで1時間、2時間とかかってしまいます。そして事務所に帰ってからがまた大変で、写真データをPCに取り込み、データ量が大きいとメールで送れないので、ダウンサイジングソフトで一枚一枚サイズを軽量化して、ようやくExcelに貼り付ける。この一連の作業に、膨大な時間がかかっていたんです。

下請け目線で選んだ「使いこなせる」シンプルさ

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

佐藤さん：確か、SNSのFacebookで広告を見たのがきっかけだったと思います。実は、元請けさんが使っている他社の管理アプリを下請けとして触る機会はあったんです。ただ、それらは機能が非常に多くて、我々のような専門工事業者には少しオーバースペックで馴染まないな、と感じていました。

その点、現場ポケットはお試しで使ってみたら、意外と使いやすくて。画面がシンプルで直感的だったんです。「これならうちでも使いこなせるかもしれない」と感じましたね。

――導入の決め手になったポイントはありますか？

佐藤さん：当時、現場ポケットにはまだ「小黒板」機能がなかったんです。私たちは別のソフトで小黒板写真を作っていたので、「この機能を追加してくれるなら契約しますよ」と担当の方にお伝えしたところ、本当に作ってくれたんです。その対応が決め手になりました。ちょうど職人たちもガラケーからスマートフォンに切り替えるタイミングでしたから、「これなら年配の者でも見れるだろう」と導入を決めました。

報告書作成1時間が10分に！「営業が一人増えた」と語る絶大な効果

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか？

佐藤さん：効果は絶大です。何より、報告書作成をはじめとする事務作業が劇的に早くなりました。感覚ですが、今まで1時間かかっていた報告書が、今は10分もあれば作れてしまいます。職人さんが現場で直接写真を撮ってくれるようになったので、私がわざわざ写真撮影のために現場へ行く必要もなくなりました。これまでは移動だけで1～2時間かかっていたので、その時間がまるまるゼロになったのは大きいですね。

写真の軽量化やデータ整理といった手間も一切なくなり、事務所に帰ってからの作業が本当に楽になりました。営業から現場管理、事務作業まで一人でやっているので、「営業が一人増えた」ような感覚です。費用対効果は非常に高いと感じています。

――情報共有の面ではいかがでしょうか？

佐藤さん：情報共有も非常にスムーズになりました。以前は紙で渡していた地図も、今は現場ポケット上で共有するだけ。「現場ポケットを見て」の一言で済みます。特に新築現場など、まだ住所がない場所でも、私が調査に行った際にその場で位置情報を登録しておけば、正確な場所を全員で共有できるので助かっています。毎朝の朝礼がなくても、職人たちがアプリを見て自律的に動いてくれるようになりました。

――お客様からの反応に変化はありましたか？

佐藤さん：はい、お客様からの満足度が格段に上がりました。現場ポケットで作る報告書は、写真も豊富でレイアウトも見やすい。他社さんではなかなかここまで丁寧な報告書はないようで、「すごく分かりやすい」と大変喜んでいただいています。特に屋根の上の工事は、お客様が直接見ることができない部分なので、写真で状況を詳しくお伝えできることに大きな価値を感じてくださっているようです。

「伝言板」を自作？独自の工夫でさらに便利に

――特に気に入っている機能や、独自の使い方はありますか？

佐藤さん：トークの「ステータス」機能は独自にカスタマイズして活用しています。ステータスに「伝言板」という項目を自分で作って、そこにハウスメーカーさんごとの施工マニュアルなどをPDFで保存しているんです。そうすることで、職人たちが現場で「あれ、ここの収まりどうだっけ？」となった時に、いつでもスマホでマニュアルを確認できる。これも情報共有の効率化に一役買っていますね。現場ポケットのシンプルな機能を、自分たちなりに工夫して使うことで、さらに便利になっています。

複雑化は不要。シンプルだからこそ価値がある

――導入時の設定や、操作で困った点はありませんでしたか？

佐藤さん：最初はわからないことも多少ありましたが、触っているうちに大体覚えられましたね。それくらい現場ポケットはシンプルな設計です。どうしても分からない時は、アプリ内にある問い合わせ窓口を使って質問しました。2、3日後にはメールで返事が来るので、それで解決できました。最近、専属の担当の方が付いて電話でもサポートしてくれると聞いたので、今後はもっと気軽に相談できそうで心強いです。

――今後、現場ポケットに期待することはありますか？

佐藤さん：正直、これ以上機能が増えて複雑になると、逆に使いにくくなると思っています。今のシンプルさがこのアプリの良さなので、このままでいてほしいというのが本音ですね。今の機能で十分に業務は網羅されていますし、データも無期限で残しておいてもらえるのは非常に助かります。

――最後に、導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

佐藤さん：もしアナログな作業に時間を取られているなら、導入をおすすめします。作業効率が格段に上がりますし、私のように「営業が一人増えた」と感じるくらいのインパクトがあるかもしれません。お客様への信頼獲得にも繋がりますし、投資する価値は十分にあると思います。