足場工事のスペシャリストとして、数多くの現場を支えるA-craft株式会社様。同社では現場数の増加に伴い、手書きのタイムカードによる勤怠管理の煩雑さや、LINEを使った写真共有の限界という課題に直面していました。

現場ポケットの導入により、勤怠集計にかかる時間を50%削減し、現場ごとの情報共有を劇的に効率化。そこには、外国人従業員も含めた全社的なDX推進の成功がありました。導入の背景と具体的な効果について、勤怠管理をご担当されている今野様にお話を伺いました。

手書き勤怠管理の限界と、LINE共有の非効率

―― 現場ポケットを導入する前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

今野さん：一番の課題は、現場数が増えるにつれて、写真や勤怠といった情報の共有と管理がとても難しくなっていた点です。

特に勤怠管理は、会社に設置した紙のタイムカードに手書きで記入してもらう方式でした。日中、現場へ直行し、作業後にそのまま直帰する従業員も少なくありません。

そうした従業員は、次の出社日までタイムカードを記入できないため、数日前の勤務時間を思い出しながら書くことになります。どうしても記憶が曖昧になり、正確な時間の把握が困難でした。

―― アナログな管理体制によって、実務上どのようなご負担がありましたか？

今野さん：勤怠時間の記入が漏れている従業員には声をかけるのですが、忘れてしまった場合は本人の自己申告を信じるほかありませんでした。

また、弊社では運転手当を支給しているのですが、その計算に必要な移動時間も正確に把握できていませんでした。

このあたりは労働基準監督署からも指摘されやすい部分だと聞いていたので、コンプライアンスの観点からも、きちんと管理できる体制を整えなければいけないと常に感じていました。

―― 写真の共有についても、課題があったのですね。

今野さん：はい。以前は社内のLINEグループを使って、現場の写真を共有していました。しかし、1つのグループに全現場の情報が流れてくるので、トークがすぐに埋もれてしまいます。

後から特定の現場の住所や写真を探すには、延々とトーク履歴をスクロールする必要があり、非常に時間がかかっていました。

現場ごとにアルバムを作成するのもひと手間ですし、アルバムの数が増えすぎると、結局その中から探すのがまた大変で…。情報の整理と検索性に大きな課題を感じていました。

同業の口コミがきっかけ。「コスト」と「シンプルさ」が決め手に

―― 多くのツールがある中で、現場ポケットを知ったきっかけを教えてください。

今野さん：同業である足場工事会社の社長同士の繋がりで、口コミで聞きました。「勤怠管理ってどうしてる？」という情報交換の中で、弊社の社長が現場ポケットの存在を知ったのがきっかけです。

当時は、とにかく勤怠管理の課題を解決したいという思いが強かったので、勤怠管理に特化した他社のサービスも含めて、インターネットで3社ほど比較検討しました。

―― 最終的に、現場ポケットをお選びいただいた決め手は何だったのでしょうか？

今野さん：一番の決め手は「コストの低さ」と「操作のシンプルさ」です。他社のサービスと比較しても、現場ポケットは非常にコストを抑えて導入できる点が魅力的でした。また、弊社にはインドネシアからの技能実習生も在籍しています。

彼らがマニュアルを読まなくても直感的に使えるような、分かりやすい操作性は何よりも重要でした。ホームページで画面のイメージを見たときに「これなら誰でも簡単に使えそうだ」と感じたことが、導入を後押ししましたね。

勤怠集計が月4時間→2時間に！月次業務の工数を50%削減

―― 導入後、最大の課題だった勤怠管理はどのように変わりましたか？

今野さん：劇的に改善されました。従業員はそれぞれのスマートフォンから、現場への到着時や作業終了時にリアルタイムで打刻できます。

これにより、勤務時間も正確に記録されるようになりました。会社に戻る必要がないので、直行直帰の従業員からも「楽になったし、時間を忘れる心配がなくて助かる」と好評です。

課題だった運転手当の計算も、移動時間がデータとして正確に残るため、明確な根拠を持って行えるようになりました。

―― 管理者である今野様の業務には、どのような変化がありましたか？

今野さん：私の作業工数が、半分になりました。以前は、手書きのタイムカードから数字を拾い、毎週1時間ほど、月に合計で約4時間を集計作業に費やしていました。今はデータが自動で蓄積されていくので、月末にCSVで一括出力するだけ。

集計作業はまとめて2時間もあれば完了します。従業員20名分の勤怠管理から給与計算までを私一人で担当しているので、この工数削減効果は本当に大きいです。空いた時間で他の業務に集中できるようになりました。

現場ごとの自動整理で「あの写真どこ？」の手間が消滅

―― 写真共有の業務も効率化されましたか？

今野さん：はい、情報共有のスピードが格段に上がりました。現場ポケットは案件ごとに情報が自動で整理されるので、LINEのように複数の現場情報が混在することがありません。「あの現場の写真どこだっけ？」と探す手間が完全になくなりました。

―― 具体的に、どのような場面で効果を実感されていますか？

今野さん：日によって現場に入るメンバーが変わる際の「引き継ぎ」が非常にスムーズになった点です。翌日、別の作業員が現場に入る場合でも、前日の作業員が撮った写真を見れば、どこまで作業が進んでいるかが一目瞭然です。

口頭での説明を補完する正確な情報がそこにあるので、認識のズレがなくなり、確実な引き継ぎが出来るようになりました。

通訳も交えた1時間の説明会で、全社への浸透に成功

―― 新しいツールの導入にあたり、従業員の皆さんへの浸透はスムーズに進みましたか？

今野さん：はい、「ややスムーズ」に進んだと思います。導入時に全従業員に集まってもらい、私から操作説明会を実施しました。その際、インドネシア人スタッフのためには専門の通訳の方にも同席してもらい、一つひとつの操作を丁寧に伝えました。

幸い、現場ポケットの操作は非常にシンプルなので、1時間ほどの説明で、全員が基本的な使い方をマスターしてくれました。

―― 導入後のサポート体制はいかがでしたか？

今野さん：サポート担当の方の対応が迅速で、いつも非常に助かっています。不明点があって電話をすると、すぐに繋いでいただけますし、丁寧に対応してくださいます。

以前、新しく入社した従業員の追加設定で少し迷った時も、お電話したらすぐに解決方法を教えてくれました。何かあってもすぐに聞けるという安心感が、継続して利用する上でとても大きいです。

満足度は「80点」。動画対応など、今後の進化にも期待

―― 現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

今野さん：10段階評価で「8」です。非常に満足しています。勤怠管理の工数削減や情報共有の円滑化など、当初の課題はほぼ解決されました。残りの2点は、今後の機能拡充への期待値ですね。

例えば、現場の下見に行った際に、状況をより正確に伝えるために動画で撮影することがあります。現状は写真しかアップロードできないので、動画ファイルも共有できるようになると、さらに活用の幅が広がるなと感じています。

―― 最後に、同業他社の方にも現場ポケットを勧めたいと思われますか？

今野さん：はい、ぜひお勧めしたいです。特に、弊社と同じように手書きのタイムカードやLINEでの情報共有に限界を感じている会社であれば、導入する価値は十分にあると思います。点数で言うと「9」くらいの気持ちでお勧めできますね。

業務効率化はもちろんですが、勤怠の正確性が担保されることで、会社としての信頼性も高まるはずです。今後のさらなる機能アップデートも楽しみにしています。