確認作業を50%削減し現場の円滑な進行を実現。質の高い報告書を武器に、元請け拡大に直結する顧客の信頼を獲得した

塗装工事の専門家として多くの現場を手がける企業では、事業の拡大に伴い、増え続ける現場と関係者の情報共有が大きな課題となっていました。電話やLINEでの連絡が引き起こす「言った言わない」問題や二度手間を解消すべく、現場ポケットを導入。

その結果、全体の業務時間を約50%も削減し、報告書の品質向上によって顧客からの信頼も獲得しました。情報共有の一元化がもたらした劇的な業務改善と、その先に描く未来について、代表のご担当者さんにお話を伺いました。

現場数の増加が生んだ「言った言わない」の連鎖

――現場ポケット導入前の課題を教えてください。

川口さん：一番の課題は、現場数が増えるにつれて情報共有が追いつかなくなってしまったことです。以前は電話で指示を出すことがほとんどだったのですが、口頭のやり取りではどうしても「言った言わない」という問題が起きてしまいます。

伝えたはずなのに忘れられていたり、内容が正しく伝わっていなかったり。その確認のためにまた電話をする、という時間のロスが非常に大きかったですね。

――アナログな連絡体制によって、具体的にどのような負担がありましたか。

川口さん：例えば、現場で必要な道具を事務所に忘れてしまい、一度取りに戻るといった無駄な移動が頻繁にありました。「あれ、この道具は聞いてないよ」といった会話は日常茶飯事でしたし、材料の発注漏れもたびたび発生していました。

こうした小さなミスの積み重ねが、従業員みんなのストレスになっていたと思います。一度現場に行ってから確認の電話を入れたり、不足品を買いに走ったりと、本来の業務ではない部分に多くの時間が割かれていました。

――当時はLINEなども活用されていたそうですね。

川口さん：はい、証拠を残すためにLINEのグループも使っていました。ただ、自社の職人だけのグループならまだしも、現場ごとに関わる協力業者さんには、その都度個別に連絡しなければなりません。

同じ内容を何度も伝えなければならず、かえって手間が増えてしまうこともありました。現場に関わる全員が、一つの場所で情報を同期できる仕組みがどうしても必要だと感じていましたね。

案件管理も紙に手書きだったので、現場が増えるほどに、どの現場がどの状況なのかを把握するだけでも一苦労でした。

元請けでの利用経験と「報告書機能」が導入の決め手に

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

川口さん：元請けの会社が現場ポケットを使っていたのが最初のきっかけです。下請けとして利用する中で、現場の情報が一目でわかり、連絡もスムーズに進むのを目の当たりにして「これはいいな」と。

いちいち電話やLINEで連絡しなくても、「現場ポケットを見ておいて」の一言で済む手軽さに強く惹かれました。ちょうどその頃、弊社の営業担当の方からもご紹介いただき、本格的に導入を検討し始めました。

――最終的な決め手は何だったのでしょうか。

川口さん：一番は「機能の充実度」ですね。特に、報告書が簡単に、かつクオリティ高く作成できる点に魅力を感じました。以前は報告書を作るにしても自己流で、時間もかかるし見栄えも良くなかったんです。

現場ポケットなら写真の整理からレイアウトまできれいに仕上がるので、これならお客様にも自信を持って提出できると思いました。

実は導入後に、他の業務管理システムの営業もいくつか受けたのですが、価格を比較しても機能面を見ても、現場ポケットが一番自分たちに合っていると確信しています。

全体業務時間は半分に！写真管理から日報まで劇的に効率化

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか。

川口さん：あらゆる業務の効率が上がり、感覚的には全体の業務時間が半分くらいに削減されました。情報共有のミスや「言った言わない」のトラブルは完全にゼロになったと言ってもいいでしょう。発注漏れや道具の忘れ物もなくなりました。

現場ごとのトークルームに情報を集約できるので、職人も協力業者さんも、必要な情報をいつでも自分で確認できます。これにより、私や管理担当者が何度も同じ説明をする手間が一切なくなりました。

――特に効果を実感している機能は何ですか。

川口さん：やはり「報告書機能」の効果は絶大です。以前は写真をPCに取り込み、一枚ずつ貼り付けてコメントを書いて…と骨の折れる作業でしたが、今は現場で撮った写真にタグ付けしておくだけ。

タグを使えば「上塗りの写真が1枚足りない」といった撮り忘れにもすぐに気づけます。職人に「この写真を追加して」と指示するのもスムーズです。作成時間が劇的に短縮されただけでなく、お客様にお見せする報告書のクオリティが格段に上がりました。

――お客様の反応に変化はありましたか。

川口さん：はい。「こんなにしっかりした報告書を作ってくれるんですね」と、とても喜んでいただけるようになりました。これまでは下請け工事がメインだったので、直接お客様から評価をいただく機会は少なかったのですが、この報告書は弊社の大きな強みになると感じています。

今後の元請け工事を増やしていく上で、顧客満足度と信頼の獲得に直結する強力な武器を手に入れたと思っています。

――日報の運用も大きく変わったそうですね。

川口さん：ええ、日報管理も劇的に楽になりました。以前は職人各自が紙で記録し、締め日にそれを集めて私がExcelなどで集計し直すという、非常に手間のかかる作業でした。

今は全員が現場ポケットから日報を提出してくれるので、リアルタイムで作業内容を把握できますし、締め日の照合作業も不要です。

もし明日から現場ポケットが使えなくなるとしたら、この日報機能と、顧客情報を管理している案件管理機能がなくなるのが一番困りますね。

機能が多くても安心。丁寧な初期サポートでスムーズな全社展開を実現

――導入はスムーズに進みましたか？職人さんたちの反応はいかがでしたか。

川口さん：はい、非常にスムーズでした。職人たちも特に戸惑うことなく、すぐに使いこなしてくれましたね。「こうやって使って」と一度説明しただけで、日報の提出なども問題なくできています。操作が直感的でわかりやすいのだと思います。

――導入時に何か負担に感じた点はありましたか。

川口さん：正直に言うと、最初は機能が多いので「全部使いこなせるかな？」という不安は少しありました。

説明を聞いただけではピンとこない部分も、実際に一つの現場で使ってみたら「なるほど、こう使うのか」とすぐに理解できましたね。慣れるまでに時間はかからず、最初の1現場を終える頃には、もうすっかり定着していました。

――導入時のサポートで特に役立ったことがあれば教えてください。

川口さん：導入時に開いていただいたオンラインでの説明会が非常に助かりました。私たちの業務内容に合わせて、報告書で使うタグを事前に準備してくれたりと、かなり手厚くサポートしていただきました。

ただ機能を説明するだけでなく、どうすれば自分たちの仕事が楽になるのか、という視点で使い方を全般的に教えていただけたので、スムーズに運用をスタートできました。

さらなる高みへ。勤怠管理機能にも期待

――現場ポケットの満足度を教えてください。

川口さん：5段階評価なら、もちろん「5（非常に満足）」です。これだけ機能が充実していて、業務全体が楽になるのですから。

同じように情報共有や現場管理に課題を抱えている同業他社さんには、ぜひお勧めしたいですね。「導入する前と後で、現場管理が非常に楽になる」と伝えたいです。

――今後、現場ポケットをどのように活用していきたいですか。

川口さん：現状でもほとんどの機能をフル活用していますが、欲を言えば、現場ポケット内で見積書や請求書も一括で作成できるようになったら最高ですね。

書類ごとに別のソフトを立ち上げる必要がなくなれば、さらに効率化が進むと思います。また、今後リリースされると伺った「勤怠管理機能」にも非常に期待しています。有給管理などもできる本格的なものになるそうなので、実装されたらぜひ使ってみたいです。