全国に広がる店舗と職人を管理し、質の高い造園サービスを提供する株式会社ガーデンメーカー。同社では、全国の現場から日々寄せられる膨大な数の報告書を、いかに迅速かつ正確に処理し、法人クライアントへ共有するかが大きな課題でした。

この課題を解決するため、そして将来的な業務量の増大を見越して導入されたのが「現場ポケット」。

導入によって報告書の確認時間は半減し、さらに予期せぬ「職人の意識改革」という大きな成果も生み出しました。導入を主導した店舗管理部の春田さんにお話を伺いました。

報告業務のボトルネック化、その目前に迫っていた危機

――現場ポケット導入前の課題について教えてください。

春田さん：一番の課題は、報告業務の煩雑さと、それに伴う時間のロスでした。私たちの部署は、全国の担当スタッフ（職人）から上がってくる施工報告を管理しています。

具体的には、写真や見積書、図面といった複数の書類を自社のシステムで受け取り、内容に不備がないか一件一件すべて確認した上で、最終的に法人の依頼主様へメールで提出するという流れでした。

当時は1日あたり最大で30件ほどの報告が上がってくることもあり、その全てを限られた人数の本部スタッフで確認するには、どうしても時間がかかってしまっていました。

――アナログな確認作業が、実務にどのような影響を与えていましたか？

春田さん：もし30件の報告が一日で集中した場合、全ての確認と提出を終えるのに、丸2日はかかってしまう計算でした。

依頼主の法人様からは「もっと早く報告を上げてほしい」というご要望をいただいておりましたが、私たちの確認作業がボトルネックとなり、ご期待に応えるのが難しい状況だったのです。

導入を検討し始めた当初は、まだ案件数がそこまで逼迫していたわけではありません。しかし、今後さらに案件が増えていくことは明らかでした。

「このままのやり方では、いずれパンクしてしまう」という危機感を抱き、業務が完全に麻痺してしまう前に先手を打つ必要があると考えていました。まさに、大混乱に陥る一歩手前での判断でしたね。

三者三様の立場を繋ぐ、リアルタイム情報共有という解決策

――現場ポケットを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

春田さん：選定の背景にある思想は明確でした。それは、「職人」「私たち管理部門」「依頼主の法人様」という三者が、同時に、そしてリアルタイムに情報を確認できる環境を作ることです。

これまでのやり方では、職人から私たちへ、私たちから法人様へ、という一方向の情報の流れしかありませんでした。質問や修正依頼があれば、また逆方向に情報が戻ってくる。この往復にかかる時間が、一番の無駄でした。

現場ポケットのように、関係者全員が同じトークルームで情報を共有できれば、このタイムロスを劇的に削減できるのではないか、という期待が大きかったと聞いています。

困難、しかし価値ある変革へ。主体的な導入で掴んだ成功

――導入時のご担当者様や協力会社様への展開はスムーズでしたか？

春田さん：正直に言うと、「大変だった」の一言に尽きますね。負担度で言えば、10段階中の7くらいはあったと思います。

というのも、このツール導入は、私たちが依頼主様や職人の皆さんにお願いして使っていただく、という立場だったからです。当然、運用ルール作りから説明、活用の推進まで、全て私たちが主体となって進める必要がありました。

職人、私たち、そして法人様。三者それぞれ立場も違えば、ツールに求めるものも異なります。「ただ報告を上げればいい」という職人の目線と、「完璧な書類を上げてほしい」という法人様の目線。

その間に立つ私たちが、全員にとって分かりやすく、かつ効率的な運用ルールをゼロから構築していく作業は、非常に骨が折れました。

――導入当初、特に苦労されたのはどのような点でしたか？

春田さん：実際に運用が安定するまでには、半年ほどかかりました。当初、一番の問題となったのが報告の「質」です。

良くも悪くも、職人がアップロードした書類を、依頼主様が瞬時に見ることができる。これにより、これまでは私たちのチェック段階で防げていたような、簡単な計算間違いや記載漏れといったミスが、直接依頼主様の目に触れてしまう事態が起きました。

「早く見れるのはいいが、間違いだらけでは意味がない」というご指摘も受け、全国の職人たちに注意喚起やフォローを行う日々が続きました。

これは、ツールの導入が生んだ新たな課題でしたが、結果的には、これが大きな意識改革につながることになります。

報告時間は半減。そして育まれた、現場の「当事者意識」

――導入後、具体的にどのような効果が見られましたか？

春田さん：最大の効果は、やはり報告業務のスピードアップです。これまで丸2日かかっていた30件分の報告書確認と提出作業が、今ではその半分の1日で完了できるようになりました。

単純計算で、業務時間が50%削減されたことになります。私たち店舗管理部の工数が大幅に削減されたのは、非常に大きな成果です。

また、依頼主様からの質問や修正依頼も、現場ポケット上で直接職人に伝えられるようになりました。以前は私たちが間に入って伝言ゲームのようになっていたのですが、その必要がなくなり、数日のロスが発生していたコミュニケーションが格段にスムーズになりました。

――従業員の方々や協力業者さんの動きに変化はありましたか？

春田さん：はい、これこそが導入して最も良かった点かもしれません。全国の職人たちに「正しく、見やすい報告を上げなければならない」という当事者意識が根付きました。

良くも悪くも、自分の報告が依頼主様を含めた全員に見られているという環境が、一人ひとりのプロ意識と責任感を刺激したのです。

「誰かがチェックしてくれるだろう」という甘えがなくなり、自ら質の高い仕事をしようと動くようになった。

この意識の変化は、現場ポケットを使っていない他の案件にも良い影響を及ぼしています。単なる業務効率化ツールとしてだけでなく、人材育成のツールとしても非常に大きな価値があったと感じています。

さらなる活用へ。築き上げた仕組みを次のステージへ

――現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

春田さん：「満足」しています。社内の関係者と依頼主様が同時に情報を確認し、指示を出しあえる環境が、これだけの業務効率化と意識改革を生み出してくれたわけですから。現状の運用にはとても満足しています。

――今後、どのように活用を広げていきたいですか？

春田さん：現在は特定の大口法人様との案件で活用していますが、この成功モデルを、案件の規模や内容に応じて他の法人様との間でも展開していけないかと考えています。この便利なプラットフォームを今後も最大限に活用していきたいですね。