基礎工事のエキスパートとして、120名を超える従業員を擁する株式会社丸浩重機工業。同社ではかつて、全従業員から毎週提出される紙の週報の集計作業が、担当者の大きな負担となっていました。
膨大な書類の山と、それに伴う早出・残業。このアナログな労務管理の限界を、現場ポケットはいかにして打ち破ったのでしょうか。導入を推進した神谷さんにお話を伺い、毎日1.5時間かかっていた早朝出勤がゼロになった経緯、そして社内に生まれたポジティブな変化を追いました。
100人分の紙の山…早朝出勤と残業が常態化した労務管理
――現場ポケット導入前の課題について、改めて教えていただけますか。
神谷さん：はい。一番の課題は、労務管理における集計作業の煩雑さでした。当時、約100名の従業員がおり、職長は「日報」を、全従業員は「週報」を、それぞれ紙で提出していました。その週報を毎週全員分集めて集計する作業が、担当者にとってものすごい負担になっていたんです。
――毎日100名以上の紙の書類を扱うというのは、想像を絶します。具体的にどのようなご苦労がありましたか。
神谷さん：まず、作業時間が膨大でした。労務管理の担当者は、集計作業のために毎日のように朝7時に出勤していました。定時は8時半なので、1時間半も早く来て作業を始めていたんです。月末は特に忙しく、ほぼ毎日早出していたと聞いています。それでも終わらず、残業することも常態化していましたね。
また、紙のコストも馬鹿になりません。日報と週報を全員分印刷するわけですから、おそらく月に1000枚以上の紙を消費していたと思います。さらに、それを保管するためのファイルや場所も必要になります。
過去の勤怠記録や建退共（建設業退職金共済制度）の請求などで古い書類を探す必要が出たときは、データ化されていない大量のファイルの中から探し出さなければならず、本当に大変でした。今でもその作業が発生することがありますが、1つの書類を見つけるのに1時間以上かかることもざらです。
――手書きならではのトラブルもあったのではないでしょうか。
神谷さん：おっしゃる通りです。一番は、字が読めない、読み間違えるという問題ですね。現場の作業員は急いで書くことも多いので、どうしても字が乱れがちで。内容が不鮮明な場合は、本人に電話で確認したり、現場の営業担当に問い合わせたりと、確認作業にさらに時間が取られていました。
以前はExcelで人員配置を管理していたのですが、それも名前の札を貼り付けるようなアナログな手法で、検索もできず…。紙の日報と突き合わせる作業は、本当に骨が折れました。
「前職で使えたから、きっと使える」鶴の一声がDXの始まり
――そのような状況で、現場ポケットを知ったきっかけは何だったのでしょうか。
神谷さん：実は私自身が、前職で現場ポケットを使っていたんです。その会社は塗装や防水工事を手掛けていたのですが、仕様がすごく良くて。
それで、私が入社したタイミングで社内の課題を聞いたとき、「あのアプリが使えるんじゃないか」と思いついたんです。日報や週報の管理という点では、業種が違っても十分応用できるだろうと。
コストパフォーマンスが良く、すぐに導入して試せる手軽さも魅力でしたので、会社に提案しました。
――まさに神谷さんの一言が、導入の決め手になったのですね。
神谷さん：ちょうど会社が急成長して従業員が100名規模になり、アナログなやり方では限界が見えていた時期でした。以前は従業員が20名程度だったので月報でも回っていたようですが、人数が増えて破綻してしまった。
そこで週報に変えてみたものの、それでも追いつかない。何か良い方法はないかと他のシステムも探していたようですが、何十万円もする高価なものだったり、開発から必要だったりと、導入のハードルが高かったようです。
そんな中で、会社全体としても「デジタル化を進めよう」という改革の機運が高まっていたので、私の提案がタイミングよくハマった形ですね。
8割の心理的負担を乗り越えて。反発を信頼に変えた「対話」と「独自マニュアル」
――導入はスムーズに進みましたか？
神谷さん：「非常にスムーズ」と「ややスムーズ」の間、といったところでしょうか。初期設定自体は全く困らなかったのですが、従業員の中にはまだガラケーを使っている人や、スマートフォンの操作に慣れていない人が一定数いました。特に年配の従業員からは「厳しい」といった声も上がり、そうした方々への個別サポートは少し大変でしたね。
――新しいことへの反発もあったのではないでしょうか。
神谷さん：はい、ありました。「なんでこんなことしたんだ」「紙のやり方に戻してほしい」といった声も直接耳にしました。
導入を推進した私としては、正直、気持ちの負担はかなり大きかったです。10段階で言うと「8」くらいはあったかもしれません（笑）。でも、「これはもう慣れですよ」と根気強く説明を続けました。会社としてもスマートフォンを貸与するなど、全員が使える環境を整えていきました。
大変なこともありましたが、この導入プロセスがあったからこそ、多くの従業員と顔を合わせて話す機会が生まれました。一人ひとりの顔と名前を覚え、気軽に質問してもらえるような関係性を築けたのは、私にとって大きなプラスでした。
デジタル化はコミュニケーションが希薄になると思われがちですが、私の場合は逆で、対話のきっかけになったと感じています。
――弊社のサポートで、何かお役に立てたことはありますか。
神谷さん：当社の運用方法に合わせた独自のマニュアルを作成していただいたのが、非常に助かりました。このマニュアルのおかげで、従業員に説明する際に口頭だけでなく、見ながら具体的に教えることができました。当時は新しい従業員が増えるペースも速かったので、その都度スムーズに使い方を案内できたのは、定着において大きかったと思います。
毎日1.5時間の早出がゼロに！書類作成時間は80%以上削減
――導入後、具体的にどのような効果がありましたか。
神谷さん：まず、作業効率は全体的にものすごく上がりました。何より大きいのは、労務費集計にかかっていた早出や残業が、ほぼゼロになったことです。以前の担当者は毎日1時間半も早く出勤していたと聞いていたので、当時の状況が嘘のようです。
――特に効果が大きかった業務は何でしょうか。
神谷さん：建退共の請求に必要な就労表の作成ですね。以前は、紙の書類を一枚一枚めくり、いろんなExcelファイルと照らし合わせながら、1つの現場の書類を作るのに1時間くらいかかっていました。
それが今では、現場ポケットから必要なデータをダウンロードすれば、誰がいつどの現場にいたかが一目瞭然です。作業時間は、本当に10分もかからないくらいになりました。
80%以上の時間削減になりますね。あちこちに散らばっていた情報を探しまわる必要がなくなり、「全員が同じ正しいデータを見て作業できる」ようになった影響は計り知れません。
――コスト面での変化はいかがですか。
神谷さん：まず、月1000枚以上使っていたコピー用紙代がゼロになりました。もちろん、それに付随するインク代や、書類を保管するためのファイル代などのコストも削減されています。書類の保管場所も空きましたし、目に見えないコスト削減効果も大きいと感じています。
「提出まだ？」の催促が消えた。デジタル化がもたらした心地よい社内コミュニケーション
――素晴らしい効果ですね。従業員の皆さんや、社内の雰囲気に変化はありましたか。
神谷さん：はい、コミュニケーションが以前より良くなったと感じています。以前は、週の締めになると「あの人の週報、まだ出てないよ」といった会話が日常茶飯事で、提出を催促する側もされる側も、少し気まずい雰囲気がありました。
そういったやり取りが一切なくなったのは大きいですね。また、現場の作業員の中には、紙の書類を提出するためだけに一度事務所に立ち寄らなければならない人もいました。直行直帰できず、負担に感じていたと思います。今はスマホ一つでどこからでも提出できるので、そういった物理的な負担も解消されました。
――まさに、管理側と現場側、双方にメリットがあったのですね。
神谷さん：そう思います。提出に関する紛失や間違いといったトラブルもなくなりましたし、やり取りにかかる双方の心理的な負担が、すごく減りました。全体の雰囲気が良くなったのは、間違いありません。
次なる一手は「工程表のデジタル化」
――現場ポケットへの満足度を教えてください。
神谷さん：今は「非常に満足」しています。コストパフォーマンスが良く、複雑な設定も不要で導入しやすいので、同じような課題を抱える会社さんがあればぜひお勧めしたいですね。使い方次第で、様々な業種に応用できるツールだと思います。
――今後、さらに活用していきたい機能はありますか。
神谷さん：次は「工程管理機能」に挑戦したいです。今は事務所の大きなホワイトボードに、重機ごとの稼働予定などを手書きで管理しています。
担当者は結構大変そうなので、ここもデジタル化できれば、さらに業務が効率化されるはずです。サポート担当の方にも相談しながら、活用の幅を広げていきたいと考えています。
