月30時間の報告書作成が95%減！専門事務未経験の家族も即戦力に。PCが苦手でも使える簡単さ。

福岡県を拠点に、塗装工事業を展開する株式会社ハヤシ創建。同社は代表を含め数名で営業から施工管理までをこなす精鋭集団です。

かつて、お客様に提出する報告書の作成に毎月30時間以上を費やし、代表の林様に大きな負荷がかかっていました。現場ポケットの導入は、その作業時間を劇的に短縮しただけでなく、ITが苦手な方や専門知識のないご家族でも扱えるシンプルさによって、業務の属人化という根深い課題をも解消。

代表の林様に、導入の経緯とその効果について詳しくお話を伺いました。

月30時間の事務作業がストレスに。Excel報告書の限界

――現場ポケット導入前の課題を教えてください。

林さん：一番の課題は、自社で施工した案件の報告書を作成するのに、膨大な時間がかかっていたことです。以前はExcelを使って一から作成していたのですが、これが本当に大変で。

写真を選んで、貼り付けて、コメントを書いて…という作業を繰り返していると、あっという間に時間が過ぎてしまいます。

正直なところ、どれくらい時間がかかっていたか正確には覚えていませんが、感覚的には月に30時間くらいは費やしていたのではないでしょうか。この作業が、正直かなりのストレスになっていましたね。

――その作業は、主に林様が担当されていたのでしょうか。

林さん：はい、ほとんど私一人で抱え込んでいました。弊社は私を含めて4〜5名で、営業も現場管理も、時には職人として現場に出ることもあります。いわば全員がオールラウンダー。専門の事務員はいないので、こうした書類仕事は経営者である私の仕事になりがちでした。

もちろん、家族も手伝ってくれてはいましたが、Excelでの作業は手順が複雑で、塗装工事の専門知識も必要になるため、丸ごと任せるのは難しかったのです。

夜、事務所や自宅で報告書作成に追われる日々が続き、本来もっと時間を割くべき営業戦略や社員とのコミュニケーションの時間が圧迫されていることに、もどかしさを感じていました。

「素人でもできる」簡単さが、家族経営の救世主に

――現場ポケットを知ったきっかけと、選ばれた理由を教えてください。

林さん：以前お世話になっていたアステックペイントの営業担当の方から「こんなツールがありますよ」と紹介されたのがきっかけです。その担当の方とは非常に仲が良く、信頼していたので「それなら使ってみようか」と、あまり深く悩まずに導入を決めました。

実は私自身、ネット関係のツールはものすごく苦手でして…。他社のサービスも世の中にはたくさんあると思いますが、正直、比較検討するほどの知識もありませんでした。

ただ、現場ポケットの画面を初めて見たときに「これなら自分でも使えそうだ」と直感的に感じたんです。操作がシンプルで、わかりやすかったのが決め手ですね。

――導入はスムーズに進みましたか？

林さん：5年も前のことなので詳しい手順は忘れてしまいましたが、特に困った記憶がないので、非常にスムーズだったのだと思います。マニュアルをじっくり読み込むというよりは、触りながら覚えていった感じですね。PCが苦手な私でも直感的に操作できたので、難しい設定もなかったはずです。

何より驚いたのは、これまで私が一人でやっていた報告書作成を、今はほとんど妻が担当してくれていることです。妻は塗装業界の人間ではない、いわば「素人」ですが、現場ポケットなら問題なく作業ができるんです。

写真に「ケレン」や「下塗り」といった作業内容のタグを付けるのも、最初からアプリに用意されている項目を選ぶだけ。専門用語を知らなくても、迷わず的確な報告書が作れる。この「誰でも使える簡単さ」は、我々のような小規模な会社にとって、まさに救世主でした。

報告書作成95%減！「履歴」という新たな武器

――導入後、具体的にどのような効果がありましたか？

林さん：やはり、報告書作成の時間が劇的に短縮されたこと。これが最大の効果です。以前は月30時間かかっていた作業が、今では1件あたり長くても1時間もあれば完成します。

月に2件だとしても、合計で2時間。単純計算でも、作業時間を95%以上は削減できています。私の精神的な負担が減ったのはもちろん、作業を任せられるようになった妻の負担も少なく、本当に助かっています。

――時間短縮以外に、メリットを感じる部分はありますか？

林さん：「施工履歴」がデータとして残り続けることですね。これは非常に大きな価値があると感じています。例えば、数年前に施工したお客様から「前回と同じような色で」とご依頼があった際に、すぐに過去の現場データを確認して、使用した塗料の色番号を正確に把握できます。

また、これから商談するお客様に「この色は、実際に塗るとこんな雰囲気になるんですよ」と、過去の施工写真をすぐに見せながら提案できるのも強みです。

説得力が格段に増しますし、お客様もイメージが湧きやすい。報告書作成のためだけでなく、営業ツールとしても大いに役立っています。もし明日から現場ポケットが使えなくなるとしたら、この蓄積された履歴データがなくなるのが一番困りますね。