塗装工事を専門に手掛ける株式会社美装。同社では、お客様、営業担当、そして現場の職人という三者間での情報共有に大きな課題を抱えていました。

かつてはLINEや電話での連絡が中心で、伝言ゲームのようなやり取りから生じる認識のズレが、業務の非効率性を生んでいたと言います。

現場ポケットの導入が、いかにして同社のコミュニケーションを刷新し、営業効率の向上と社員のエンゲージメント向上にまで繋がったのか。導入を主導されたご神野様にお話を伺いました。

顧客・営業・職人、三者間で起こる情報共有の壁

――現場ポケットを導入される前は、どのような課題がありましたか？

神野様： やはり一番は情報共有の煩雑さでした。以前はLINEや電話が主な連絡手段だったのですが、職人と営業担当では動いている時間が違いますし、なかなかタイミングが合わないことが多くて。

そこにお客様も加わると、まさに三角関係の状態になります。例えば、お客様から職人へ伝えた要望が営業に伝わっていなかったり、逆に営業がお客様から伺った話が職人に正確に伝わっていなかったり。そういった情報のズレが頻繁に発生していました。

――情報のズレは、実務においてどのような負担になっていましたか？

神野様： 文章でのやり取りは、どうしても人によって解釈が異なってしまい、細かいニュアンスのすり合わせが困難でした。結果として、担当営業がコミュニケーションの齟齬を埋めるために、1日に何度も、時には毎日現場へ足を運ぶ必要があったのです。

もちろん、お客様や職人と顔を合わせて話すことは重要です。しかし、施工管理に時間を取られすぎると、営業担当が本来注力すべき新規顧客へのアプローチといった活動が手薄になり、結果として会社の売上に影響が出かねないというジレンマを抱えていました。

当時の営業担当はそれが当たり前だと思っていましたが、会社としては解決すべき大きな課題だと認識していました。

決め手は「塗装業特化」の使いやすさとコストパフォーマンス

――数あるツールの中で、現場ポケットを選ばれた理由を教えてください。

神野様： アステックペイントの営業担当者からの紹介がきっかけです。紹介を受けてから、似たような機能を持つ他のアプリもいくつか探して比較検討しました。その中で現場ポケットは、コストパフォーマンスが圧倒的に優れていたのが大きな魅力でしたね。

それに加えて、塗装業に特化している点も決め手になりました。例えば写真に「サイディング」や「モルタル」といったタグを付けられる機能は、まさに我々のような業者にとって非常に実用的です。

顧客情報や建物情報も細かく登録できるので、新入社員への教育ツールとしても活用しやすいと感じています。

――操作性はいかがでしたか？

神野様： 非常に直感的で、誰でもすぐに使えるだろうと感じました。弊社の職人は若い世代が多いのですが、営業担当には年配の者もいます。

ITツールに不慣れな人間でも、これなら抵抗なく使えるだろうという安心感がありましたね。導入のハードルは、非常に低いと感じました。

現場訪問は「毎日」から「3日に1回」へ。営業が本来の業務に集中できる環境を実現

――導入後、具体的にどのような効果がありましたか？

神野様： まず、情報のすれ違いやそれによるトラブルは一切なくなりました。これが最大の効果です。その結果、営業担当の現場訪問回数が劇的に減少しました。

以前はコミュニケーションのために毎日顔を出していましたが、今では2〜3日に1回、あるいは工程の重要な節目など、本当に必要なタイミングだけで済んでいます。

空いた時間を、新規のお客様への訪問といった本来の営業活動に充てられるようになりました。また、これまで営業担当が行っていた事務作業の一部を事務員に任せるなど、業務の分業化も進みました。

営業が数字を追いかけるための時間をしっかりと確保できるようになったのは、会社として非常に大きな前進です。

――従業員の方々の働き方にも変化はありましたか？

神野様： 社内の雰囲気がとても明るくなったのには驚きました。現場ポケット上で、職人からの要望も気軽に上がってくるようになりましたし、こちらからの指示も正確かつスピーディに伝わる。結果的に、社員が不満を溜め込むことがなくなったんです。

コミュニケーションロスがなくなったことで、会社全体の風通しが格段に良くなったと実感しています。

顧客満足度に直結する「写真」と「書類作成」。もはや事業の生命線

――特に重宝している機能はありますか？

神野様： 「写真」と「書類作成」機能ですね。職人や営業が現場で撮影した写真を元に、お客様へ提出する現状報告書や完工報告書を作成しています。この報告書の品質が、お客様の満足度に直結しているんです。丁寧に記録された写真付きの報告書をお渡しすることで、非常に喜んでいただけます。

もし明日からこの機能が使えなくなったら…と考えると、本当にぞっとしますね。それくらい、今の我々の事業にとってはなくてはならない生命線のような機能です。

「記録に残す」を徹底。3ヶ月で電話中心の文化からの脱却に成功

――導入はスムーズに進みましたか？

神野様： 全体としては「ややスムーズ」だったと思います。というのも、一部の年配の営業担当が、長年の習慣である「文章を打つより電話が早い」という考えから、なかなか抜け出せなかったのです。

しかし、そこは「言った言わないを防ぐために、証拠として記録に残す」という会社としての方針を粘り強く伝え続けました。電話で連絡を取った場合でも、その内容を必ず後から現場ポケットに文章で残すよう、一人ひとりに徹底しました。

そうした地道な声かけを続けた結果、3ヶ月も経つ頃には、全員が当たり前のように現場ポケットで連絡を取り合う文化が定着しました。

――導入時のサポートについてはいかがでしたか？

神野様： 私は直接受けていませんが、社内の他メンバーが初期設定のサポートを受けました。ただ、付属のマニュアルが非常に分かりやすかったので、それを見れば大体のことは解決できました。ほとんど負担なく進められたと感じています。

さらなる高みへ。協力会社を巻き込んだ「完全な情報一元化」を目指す

――現場ポケットの全体的な満足度を教えてください。

神野様： 5段階評価で「非常に満足」です。同業で同じような悩みを抱えている会社があれば、「悩んでいる時間がもったいない。導入は急いだ方がいい」と強く勧めたいですね。操作のハードルは驚くほど低いですし、導入すれば確実に会社が成長できるツールだと断言できます。

――今後、さらに活用を広げていきたい部分はありますか？

神野様： 次のステップとして、協力会社さんへの活用を広げていきたいと考えています。塗装以外の外構、板金、足場といった業者さんとは、まだ電話でのやり取りが多く残っているのが現状です。現場への出入りの連絡や資材の確認など、ここも現場ポケットに一本化できれば、管理業務はさらに効率化されるはずです。

――協力会社への展開にあたり、サポートに期待することはありますか？

神野様： 協力会社さんとの定例ミーティングなどの場に、現場ポケットのサポート担当の方が5分か10分だけでも参加して、直接使い方を説明してくれるような機会があると聞いたので、活用していきたいです。現場ポケット担当者の力を借りながら、全ての関係者が繋がる理想の現場管理を実現していきたいです。